Als zzp’er ben je meestal gevarieerd bezig en het zou best een keer kunnen voorkomen dat je gevraagd wordt een rapport over iets te schrijven. Dat kan bijvoorbeeld zijn over een schadeafhandeling, een status van een zieke patiënt of over het mislukken van een groot softwareproject. Misschien wel een aanbeveling over hoe het verder moet. Een rapport kan werkelijk over van alles gaan. Misschien heb je tot nu toe nog niet met dat bijltje gehakt en ga je goedgemutst aan de slag, maar wees voorzichtig en denk er niet te licht over. Aan een rapport worden hoge eisen gesteld en de kans is niet denkbeeldig dat je bij gebrek aan ervaring amateuristisch overkomt en dat kun je als zzp’er echt niet hebben. Daarom tref je hier een serie aanbevelingen om op te letten voordat je start. Wat zijn bijvoorbeeld de verwachtingen van de opdrachtgevers en de lezers?  Een goed rapport schrijven is niet iedereen gegeven en gaat niet vanzelf. Er gaat veel research en uitzoekwerk aan vooraf. Denk goed na wat je met je rapport wilt bereiken en wat het doel van je rapport is. Denk tijdens het schrijven vooral aan de lezer. Schrijf voor hem en schrijf niet wat jij belangrijk vindt.

Hier 8 waardevolle tips:

  1. Kort en bondig zal meer aandacht krijgen dan lang en saai. Maak het de juiste lengte voor het onderwerp en het doel. To-the-point, maar lang genoeg om te zeggen wat het moet zeggen en niet meer dan dat.
  2. De lezer moet het eenvoudig kunnen begrijpen. In klare taal geschreven zonder al te moeilijke woorden, te begrijpen zonder woordenboek te raadplegen.
  3. Het vertelt precies datgene wat nodig is en weidt niet verder uit als dat niet strikt noodzakelijk is.
  4. Nauwgezet. De gerapporteerde informatie en data kloppen, zonder een toegevoegde persoonlijke interpretatie.
  5. Geschreven in je eigen taal, met andere woorden: begrijpelijk voor iedereen die het rapport onder ogen krijgt.
  6. Eenvoudig leesbaar, zonder ingewikkeld taalgebruik of onbegrijpelijke formules.
  7. Goed gestructureerd. Dit houdt in dat er een logische volgorde in het verhaal zit: een begin, een midden en een eind.
  8. Beeldend, dat wil zeggen dat het geschetste beeld de werkelijkheid zo dicht mogelijk benadert en de realiteit correct uitbeeldt.

Samengevat kan men zeggen dat bovengenoemde karakteristieken gemeen hebben dat het lezen van een rapport eenvoudiger wordt als alles klopt. Des te gemakkelijker het leest, des te duidelijker is het rapport.