Hieronder tref je de tips waarmee je je werk optimaal kunt organiseren:
- Ruim tijd in voor een klus. Je zult zien dat, als je hard werkt, je het in die tijdsperiode af kunt krijgen. Als je ongelimiteerd tijd vrijmaakt, zul je zien dat je zoveel tijd nodig hebt. Parkinson bedacht de stelling: een job duurt zo lang als je tijd beschikbaar hebt. Denk maar aan een vergadering.
- Doe wat je belooft. Als je een klant iets hebt toegezegd, doe het dan. Ook als je er geen zin in hebt omdat het een vervelende klus is. Doe het toch en wel onmiddellijk. Dan ben je er vanaf. Stel alles in het werk om het toegezegde te doen. Als je ontdekt dat het onmogelijk is, zeg het dan recht voor zijn raap: “Sorry, ik heb je dat beloofd maar het blijkt voor mij onmogelijk voor die prijs of in dat tijdsbestek.”
- Zorg dat je een concreet beeld van de toekomst hebt. Alleen dan kun je tot concrete acties komen die voor succes zorgen. Bij vage doelstellingen zul je weinig doen en aarzelen om actie te ondernemen.
- Schrijf al je doelstellingen op, zo concreet en uitgewerkt mogelijk. Alleen dan kom je tot resultaat.
- Maak een duidelijke en concrete planning en voer die uit. Zo verspil je niet te veel tijd door na te denken over wat je had moeten of kunnen doen.
- Gebruik uitsluitend een agenda waarbij je in een oogopslag de gehele week kunt overzien. Daardoor kun je beter op weekbasis plannen en krijg je je werk gemakkelijker op tijd klaar.
- Ruim tijd in tussen je afspraken of projecten voor niet geplande of onvoorziene klussen.
- Maak een lijst van dingen die je deze week wilt of moet doen. Een te-doen- Dat mag een bladzijde in je agenda zijn, een pagina in je computer of een briefje, net wat je uitkomt. Benoem de werkzaamheden die prioriteit hebben en geef die voorrang in je agenda.
- Maak een dagelijks en een wekelijks actieplan. Begin daar iedere ochtend mee. Gebruik je grotere doelstellingen en deel die in stukken tot week- en dag niveau. Maak er hapklare brokken van. Een komkommer eet je ook niet in één hap op.
- Tracht onderbrekingen te vermijden. Ga de stappen nog eens na die je moet zetten om zoveel mogelijk aan het werk te blijven zonder onderbroken te worden. Zeg dat je maar beperkt tijd hebt en maak een afspraak op een ander tijdstip.
- Laat verstoringen je werk niet beïnvloeden. Veel mensen hebben moeite met het mijden van verstoringen. Toch heb jij de macht om die te voorkomen. Bij veel zzp’ers is hun omgeving daar debet aan (kinderen, partner, familie of vrienden) maar ook doordat je zelf je werk niet goed afmaakt, zullen klachten of reacties ontstaan die je huidige activiteit verstoren omdat iemand vindt dat zijn klacht nu prioriteit heeft. Je bent er mee gebaat als je beter werk levert.
- Laat post, e-mails, telefoontjes en dergelijke die niet van belang zijn niet toe om tot je werk of kamer door te dringen. Zeef de relevante informatie eruit of schuif die door naar anderen.
- Werk volgens een vaste routine en maak je werk direct af. Zo houd je je hersens, werktafel of in-box leeg voor belangrijke zaken. Routinematig werken maakt een groot verschil in de werklast voor je hersenen.
- Houd een urenregistratie bij zodat je weet hoeveel tijd iets inneemt, zeker in het begin. Alleen zo kun tot een relevante planning komen. Je zult zien dat je daardoor een stuk efficiënter werkt.
- Creëer vaste routines en combineer zaken die bijna hetzelfde zijn. Bundel je werkzaamheden. Doe eenmaal per week je financiën en check al je debiteuren achter elkaar in plaats van iedere keer even te kijken of iemand betaald heeft of zo af en toe een rekening uit te schrijven.
- Bekijk driemaal per dag je e-mails. Bijvoorbeeld om negen uur, een uur en vijf uur. Anders word je te veel gestoord en afgeleid van je werk. De kans is bovendien dat je je werk onderbreekt door eerst te antwoorden waarna je weer een response terugverwacht. Als er een urgente mail binnenkomt, pak dan de telefoon, dan krijg je snel de goede informatie en kun je samen efficiënter overleggen in plaats van steeds te mailen.
- Laat geen achterstanden ontstaan maar als ze er al zijn, werk ze dan weg. Dat doe je door ze eerst te inventariseren en prioriteit te geven. Stel gelijk vast wat de oorzaak van de achterstand is. Neem maatregelen zodat het niet meer zover komt.
- Rommel kun je missen als kiespijn. Zorg dat je niet omkomt in de rommel. Vooral papier (zoals reclame, tijdschriften en inkomende post) is een grote boosdoener. Houd je bureau netjes en schoon zodat je kunt vinden wat je zoekt. Creëer een opgeruimde omgeving om sneller te werken.
- Alles heeft onderhoud nodig. Zowel je auto of je pc, je database of je printer, als je kamer of je gereedschap, alles vraagt om onderhoud. Of het nu de gereedschapskist van de timmerman is of de wetboeken van de belastingadviseur, het moet bijgehouden worden. Neem een uurtje de tijd op vrijdagmiddag om aan je onderhoud te werken. Dan kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.