Alles wat je doet als ondernemer heeft een goede voorbereiding nodig. Om tot een succesvolle offerte te komen, is het van belang dat je over de juiste informatie beschikt. Die moet binnen het afgesproken tijdsbestek alle relevante vragen beantwoorden. In de gesprekken die je met de klant gevoerd hebt, zijn deze (hopelijk) ter sprake geweest. Mocht op belangrijke punten het antwoord ontbreken, dan is het zaak om deze alsnog te ontvangen. Het mooiste is als je een belangrijke offerte kunt overhandigen, maar dat is niet altijd mogelijk. Maak wel alvast afspraken, zoals: “Wanneer heeft u tijd om de aanbieding met mij door te nemen?” Uitsluitend als je over de antwoorden op de volgende vragen beschikt, kun je een offerte succesvol voorbereiden. Hier volgt een checklist voor je offertevoorbereiding:

  1. Ben je bekend met de klant/organisatie en is er werkelijk een intentie tot koop? Heeft je contactpersoon een volmacht en is er voldoende budget beschikbaar? Maak nooit een offerte voor een bedrijf dat je niet kent, bijvoorbeeld via een e-mail of telefonisch verzoek.
  2. Zorg dat je de juiste informatie beschikbaar hebt om tot een passende offerte te komen, zo niet, ga dan terug om alle details te verkrijgen.
  3. Ken je de koopmotieven van de klant? Komen jouw voordelen bij deze aanvraag goed tot hun recht?
  4. Zijn er collega-bedrijven in de race voor hetzelfde? Zorg dat je weet wat er speelt zodat je het accent op de verschillen kunt leggen.
  5. Zijn bij het aanschaffingsproces specialisten betrokken die andere, meer gespecialiseerde informatie behoeven? Zijn die ook bij de volgende besprekingen aanwezig?
  6. Wanneer kun je een beslissing verwachten? Welke levertijden zijn haalbaar indien er haast is en wanneer kom je in de problemen? Heeft dat wellicht consequenties voor de prijs?
  7. Is er een follow-up bespreking gepland of komt er een finale meeting met alle betrokken partijen? Wanneer is de beslissing gepland?
  8. Welke documentatie en specificaties dienen er worden meegezonden, zoals calculaties, monsters, tekeningen of wellicht referenties van andere gebruikers? Verhalen van jouw diensten in de media?
  9. Heb je aantoonbare bewijzen beschikbaar van de voordelen die je noemt in het offerte-opvolgingsgesprek?
  10. Heb je een alternatief product voorhanden in het geval dat de klant lagere eisen stelt en wellicht met een minder product genoegen neemt?
  11. Wat voor reserves heb je ingebouwd op het gebied van prijs en kun je je eventueel flexibel opstellen bij levering- of betalingsvoorwaarden? Misschien een andere kleur of uitvoering?
  12. Wat is je BAZN? Dit staat voor Best Alternatief Zonder Overeenkomst, vroeger plan B geheten. Wat ga je doen indien deze opdracht aan je neus voorbijgaat? Bij de pakken neerzitten? Een ander type klant zoeken, je product wijzigen of een andere wijze van klantbenadering?

Een succesvolle voorbereiding is een voorbereiding tot succes.