Er komt vast een moment dat je gevraagd wordt een vergadering te bezoeken (of mee te doen aan een bijeenkomst) of er zelfs een te leiden. Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen, meestal van eenzelfde organisatie of projectteam. Een voorzitter of hoofd van de vergaderende groep leidt de vergadering. Als jij deelneemt aan zo’n vergadering is het verstandig je voor te bereiden door goed je huiswerk te doen en de volgende tips ter harte te nemen:
Als je aan een vergadering gaat deelnemen of moet leiden:
- Bedenk goed wat het doel is van de bijeenkomst en wat jij daar wilt bereiken.
- Bereid je goed voor en verdiep je in wie de deelnemers en vooral hun posities zijn.
- Zorg dat je de materie voldoende beheerst om mee te denken en te praten.
- Zorg dat je lichaamstaal in overeenstemming is met de rust die je uitstraalt en ga niet lopen of staan. Zitten blijven geeft rust.
- Verwoord je standpunt kernachtig en bondig zonder je op te winden.
- Zorg dat je spraak aansluit bij je punt met een gedegen rustige toon.
- Zorg dat je niet meer dan één punt tegelijk ter sprake of naar voren brengt.
- Luister actief naar de andere deelnemers, onderbreek ze niet en val ze niet in de rede.
- Probeer je punt te maken door vragen te stellen en geen negatieve opmerkingen te plaatsen. Respecteer de mening van de andere deelnemers.
- Tracht je punten te laten zien met cijfers of andere bewijzen.
Als je een vergadering moet leiden:
- Bereid je goed voor, zorg voor een kleine agenda.
- Laat de doelstelling van de vergadering vastleggen.
- Stel een tijdsschema op en zorg dat je de aanvang en het einde klokt.
- Zorg voor een lijst van deelnemende leden.
- Open de vergadering, heet allen welkom en licht het doel helder toe.
- Start met discussiepunten en ga vervolgens in op kleinere agendapunten.
- Houd het proces in de gaten en maak onderscheid in doel en werkwijze.
- Zorg dat alle partijen een evenredige inbreng hebben.
- Let op non-verbale communicatie en kap zinloze discussies af.
- Wees flexibel en speel niet de baas van de groep.
- Zorg voor een vlotte voortgang van de vergadering.
- Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
- Kom met jouw ideeën pas nadat de anderen hun inbreng hebben gehad.
- Zorg voor een goede sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.
- Formuleer aan het eind de besluiten. Zorg dat iedereen ze begrijpt en het er mee eens is. Vat samen wie wat gaat doen.
- Laat de actiepunten in notulen vastleggen en zorg dat alle deelnemers deze ontvangen.