Het voeren van een voorraadadministratie is tegenwoordig door de automatisering vrij eenvoudig geworden. Voor ondernemers die productie voeren of een redelijke magazijnvoorraad bezitten is het belangrijk te weten hoe groot die voorraad iedere moment is. Je dient dus te registreren wat er bij het magazijn binnen komt en wat er uit gaat. Er zijn goedkope computerprogramma’s ter beschikking welke op simpele wijze zijn in te voeren en waarbij de ouderdom van de voorraad eenvoudig is af te lezen. Uit deze voorraadadministratie blijkt namelijk hoe groot de omvang van de voorraden is, bovendien of ze te groot of te klein zijn. Hier kun je dus op inspelen. Ook kun je meten hoe groot de omloopsnelheid is (hoe hoger de omloopsnelheid is hoe vaker moet er besteld worden). Daarnaast meten we de gemiddelde leeftijd van de voorraden. Zeker bij beperkt houdbare producten is het belangrijk te weten hoe oud de voorraden zijn. Denk aan voedingsmiddelenbranche maar ook boeken of speelgoed hebben geen onbeperkte houdbaarheidsdatum. Hedendaags is het ook gebruikelijk dat leveranciers ook werkzaamheden in jouw winkel komen uitvoeren. We noemen dit winkel-gereed aanleveren. Toch blijven er veel werkzaamheden over die jij als starter van een winkel zelf zal moet uitvoeren. Dit vullen van de winkel zal immer buiten winkeltijd moeten gebeuren. Een halflege winkel waarbij jij nog aan het prijzen, uitpakken of ophangen van je producten bent wordt door de klant zeker niet gewaardeerd. Dit aanvoerproces zul je dus ’s avonds of in het weekend moeten doen.
De volgorde van de werkzaamheden die er moeten gebeuren zien er als volgt uit:
- Het ophalen c.q. ontvangen (en aftekenen) van de bestelde goederen
- Het checken of alle goederen op de bestellijst overeenkomen met de pakbon
- Het uitpakken en controleren op juistheid en hoeveelheid van de goederen
- Het uitprijzen van de goederen
- Het brengen naar de passende winkelruimte, c.q. magazijnruimte
- Het presenteren van artikelen in de verkoopruimte of het plaatsen op de schappen
- Het invoeren van de artikelcodes en hoeveelheden in het pakket voorraadbeheer
- Het terugkoppelen van discrepanties naar de leverancier
- Het te koop aanbieden tegen een lucratieve prijs
- Het verkopen en de inkomsten ontvangen per bank of contant
- De klachten afhandelen en service verlenen
- Afdoende garanties bieden en die ook waarmaken