Een goed begin is het halve werk. Deze conclusie is van toepassing op alle werkzaamheden die jij als ondernemer verricht. Het zal je als zelfstandige zeker overkomen dat je op een drukke werkdag niet de tijd neemt om, al was het een paar minuten, over de komende dag na te denken. Het is dus vooral voor jou als zelfstandige zaak je activiteiten goed in te delen. Omdat er zoveel verschillende verantwoordelijkheden op jouw bordje liggen is het belangrijk dat je als  zzp-er vooral meer aandacht aan de voorbereiding besteedt.     

  1. De dag voorbereiden is het halve werk. Eén van de pijlers waarop de doeltreffendheid van de ondernemer is gebouwd is voorbereiding. Je weet uit ervaring dat je een opdracht beter en sneller uitvoert als je je daar grondig op hebt voorbereid. De tijd die je gebruikt het project of opdracht goed te overdenken, de verschillende kanten te bekijken en de uitvoeringswijze en potentiële problemen te bestuderen is geen verloren tijd. Je werkt daardoor op een meer rationele manier want je gebruikt nu minder tijd voor de uitvoering dan wanneer je je niet zorgvuldig voorbereid hebt.
  2. Door tijd te winnen in de voorbereiding, win je tijd in de uitvoering. Het betekent dat je door een goede voorbereiding veel doeltreffender werkt. Bovendien geeft het je een veel grotere flexibiliteit. Als je in de voorbereiding je prioriteiten bepaalt en je activiteiten uitstippelt beschik je over meer bewegingsvrijheid om onvoorziene gebeurtenissen de baas te blijven.
  3. Je flexibiliteit en aanpassingsvermogen wordt groter. Naarmate je beter weet hoe en waar je naar toe gaat kun je je gemakkelijker aanpassen. Je zou zeggen dat een goede voorbereiding je juist minder flexibel maakt omdat je een aantal automatismen veronderstelt maar het tegenovergestelde is waar.
  4. Je automatismen gaan beter functioneren. Daardoor krijg je uiteindelijk meer tijd tot je beschikking. Zo denken ondernemers die geen punctuele dagindeling hebben dat ze over een bepaalde soepelheid beschikken. In feite zijn ze minder flexibel dan die ondernemer waarop je de klok kan gelijk stellen en zich daardoor grotere aanpassing kan veroorloven.
  5. Maak een dagplan met een DAGKAART. Prik deze aan de muur in je werkkamer op een plek waar je het goed zien. Neem een stuk papier (bijvoorbeeld gekleurd A 4) en schrijf daarop wat je die dag wilt of moet doen. Niet in de prioriteitsvolgorde maar gewoon zoals je het te binnen schiet. Privé, zakelijk, maakt niet uit. Noteer alles wat in je op komt. Wat je zelf moet doen, welke afspraak je moet maken, of je nog brood moet kopen, de garage bellen etc. De volgende dag wordt je eraan herinnerd en ga je het ook realiseren.
  6. Maak een actieplan met een ACTIEKAART. Selecteer die zaken die absoluut vandaag echt afgehandeld moeten te worden en noteer die op je actiekaart. Niet uitsluitend de taken en verplichtingen van die dag maar ook die dingen die je je hebt voorgenomen om te doen zonder dat je daar een vast tijdstip voor had vastgesteld. Uitwerken van ideeën, papier bestellen, slagzin verzinnen, noem maar op.

Niet lezen met de gedachte: Leuk ideetje maar dat heb ik niet nodig of: Ik maak mijn aantekeningen wel op mijn laptop of i-phone of: Ik gebruik al 3M stickertjes om op mijn computerscherm te plakken en die mij helpen herinneren. Voor een doeltreffend gebruik dient zo’n blad echter groter te zijn, juist echt op te vallen en een plezier voor het oog te zijn. Kleine blaadjes of aantekeningen in je agenda hebben op ons niet dezelfde uitwerking als een enkel document, dat je taken beschrijft en alle ideeën verzamelt die je op die dag wilt realiseren. Bovendien geeft het verwijderen van het blad –met wat is afgehandeld- een goed gevoel. Je brein krijgt een happy gevoel van wat je klaar hebt. Echt doen. Maak er een gewoonte van: Heus het werkt.

CONCLUSIE: Twee hoofdzaken:

  1. De noodzaak om je dagelijkse werk voor te bereiden door er goed uitgerust over na te denken voordat je je in de dagelijkse strijd stort.
  2. Het voordeel dat je kunt putten uit het op een systematische en ordelijke wijze verzamelen van al je ideeën die je zou kunnen helpen bij het beter voorbereiden, vooruitzien en organiseren van de vele verschillende werkzaamheden als zelfstandige.

De tijd die je besteedt stelt je in staat om in alle rust na te denken, je werk te organiseren voor die dag en zelfs grote lijnen voor de komende dagen te bepalen. Het moge duidelijk zijn dat dit instrument alleen dan volledig werkt als je het systematisch gebruikt. Het vereist wel een persoonlijke discipline om deze nieuwe instelling te ontwikkelen. Resultaat?

HET HAALT DE DRUK BIJ JE WEG                                                                                                                                  HET GEEFT JE EEN OPGELUCHT GEVOEL                                                                                                                  JE VERGEET NIETS                                                                                                                                                                JE BENT DE SITUATIE (WEER) MEESTER

Een goede voorbereiding is 90% van je succes