Wist je dat inkoop eigenlijk nog belangrijker is dan de verkoop? Dat lijkt een vreemde stelling maar veel bedrijven besteden veel aandacht aan verkoop en verwaarlozen daarbij de inkoop. Dat komt bij kleine bedrijven en starters nog vaker voor. Je zorgt tenslotte dat je je spullen krijgt om zelf te produceren of te verkopen. We kunnen er niet genoeg op hameren hoe belangrijk inkoop is. Je kunt het geloven of niet maar binnen de inkoopwereld is het een vast gegeven dat je voor iedere euro die je duurder uit bent bij de inkoop je voor vijf euro meer moet verkopen. Hier volgen de belangrijkste tien inkooptips:

  1. Vraag korting. Bij aanvang zul je weinig afnemen zodat je nog niet voor kwantumkorting in aanmerking komt. Ga daarom met andere afnemers praten om samen te werken. Zij profiteren namelijk van jouw inbreng waardoor hun korting hoger wordt. Vraag ook naar de reden van de prijsverschillen die gelden bij afname van verschillende hoeveelheden. Nee heb je en ja kun je krijgen en meestal krijg je wat je vraagt. Vraag om korting op contante betaling of om afhaalkorting als je het zelf ophaalt. Ook krijg je dikwijls korting op grotere aantallen, maar als je allemaal verschillende items afneemt vraag je gewoon om assortimentskorting. Vraag ten alle tijden om korting.
  2. Laten maken, huren of leasen. Dikwijls maak je je producten zelf en vergeet je dat anderen (of andere landen) onze producten sneller, goedkoper en misschien wel beter kunnen produceren (bijvoorbeeld confectie of drukwerk). Het belangrijkste is dat jouw product goedkoop en van goede kwaliteit is. Vergeet niet dat ook productie van onderdelen uitbesteed kan worden. Bedenk dat je bedrijfsmiddelen of auto’s gemakkelijk voor korte periodes kunt huren terwijl je aan leasen moeten denken bij langere termijn.
  3. Houd rekening met prijsstijgingen. Prijzen hebben eerder de neiging te stijgen dan te dalen. Daarom moet je die bij inkoopovereenkomsten afdekken tegen ongewenste prijsstijgingen. Dat doe je door een vaste prijs af te spreken voor de duur van 6 of 12 maanden of dat de prijsstijging niet meer mag zijn dan het prijsindexcijfer vastgesteld door de overheid. Ook kun je een Best-Buy clausule opnemen waarin staat dat indien je hetzelfde product bij een andere leverancier goedkoper kan krijgen, je het voor die prijs kan kopen. Mocht men daartoe niet bereid zijn dan dient opgenomen te worden dat je vrij bent in het afnemen bij die derde partij.
  4. Maak een break-even analyse. Er is ook inkoopvoordeel te behalen door het maken van een brake-even analyse. Dat is het punt waarbij de kosten van de leverancier gelijk zijn aan de opbrengsten. Er is in dit geval geen sprake van winst of verlies. Bij een toename van de productie zal dit leiden tot winst voor de leverancier en bij afname dus verlies. Gebruik deze gegevens bij de afspraken over volume en prijs.
  5. Concentreer je op de belangrijkste producten. Concentreer je op de belangrijkste delen van je inkooppakket en verdeel de producten tussen de grootste en minder grote deel van je inkoopomzet. Door dit onderscheid kun je duidelijk zien aan welke inkoop je de grootste aandacht moet besteden. Hou inkoop en bestelling simpel, bundel de bestellingen en bestel alles in één keer.
  6. Blijf continue scherp. Vraag steeds nieuwe offertes aan bij concurrerende bedrijven. Weet wat er speelt in de markt en wie de spelers zijn. Blijf scherp, bekijk de marktontwikkelingen en ga na of je nog goed zit. Soms vind je dan dat er gespecialiseerde bedrijven zijn waar je beter terecht kunt. Blijf dus lezen en luisteren naar je leveranciers want jij bent ook belangrijk voor hun.
  7. Calculeer de kostprijs van de leverancier. Het is handig om tijdens de onderhandelingen te weten wat de kostprijs van je product is. Verzamel daarom zoveel mogelijk prijsinformatie en vraag de leverancier zoveel mogelijk uit. Probeer daaruit een kostprijs te calculeren zodat je weet wat voor marge en onderhandelingsruimte er voor jouw overblijft.
  8. Leg alles schriftelijk vast. Zorg dat alle offertes, afspraken, garantie en service schriftelijk worden vastgelegd. Maak eventueel gebruik van standaard inkooporders of contracten. Laat je eigen standaardcontracten checken door een jurist of gebruik die van de branchevereniging of Kamer van Koophandel. Indien je het standaard koopcontract van de leverancier “moet” tekenen, lees die dan eerst en bespreek die punten waar je problemen mee hebt. Let op: voor de leverancier kan het wel standaard zijn maar daarom hoef jij nog niet akkoord te gaan, want ieder contract is tenslotte eenzijdig.