Zodra je wat levens- en werkervaring hebt opgedaan, ontdek je dat werk en tijd plannen en organiseren onontbeerlijk is om goed te functioneren. Alleen dan is het mogelijk om je deadlines zowel zakelijk als privé te halen. Vraag je eens af hoe goed je bent in de volgende 4 punten:
- effectief plannen van tijd
- doelen stellen.
- prioriteiten stellen
- vooruitgang monitoren
Als je op een van bovenstaande punten verbetering behoeft, hoe ben je van plan dat te doen? Tijdmanagement beheersen bestaat uit 3 factoren: hoe je tijd maximaal productief te gebruiken, hoe je prioriteiten stellen en hoe zorg je voor zo min mogelijk tijdverspilling. Hoe organiseer jij je tijd? Hier wat tips:
- Gebruik een agenda en cardboard met verschillende kleurstiften voor elk onderwerp. Noteer je afspraken en bezoeken, telefoontjes, boodschappen en wat je gedaan wilt hebben. Een beter overzicht van je verplichtingen over meerdere weken. Houd het goed bij.
- Maak een overzicht van het gebruik van je tijd. Hoeveel tijd gaat er op aan verkoop, productie, klanten of boodschappen doen. Selecteer welke verplichtingen belangrijk zijn en welke optioneel zijn om extra tijd te vinden wanneer dat nodig blijkt.
- Plan toekomstige verplichtingen en schrijf afspraken op en taken die je nog moet doen. Noteer finale deadlines in verschillende kleuren. Dit weerhoudt je ervan om een tandartsafspraak te plannen als je op dat moment een voordracht moet geven of voorzie je leuke sociale activiteiten (een tennistoernooi) terwijl je een weekend thuiswerk gepland had.
- Bekijk wat de ideale tijdstippen zijn om je werk te doen. Tracht vooral de werkzaamheden op die tijd te doen wanneer je je het meest productief weet. Werk vooral geen lange periodes maar liever kort en intensief in plaats van een hele week. Indien je een nachtbraker bent (of uil) stop dan toch een uur voordat je gaat slapen.
- Beslis waar je het productiefst bent. Kies een werkplek waar je je kunt concentreren zonder gestoord te worden met voldoende ruimte voor apparatuur en lectuur. Vergeet niet een goede stoel aan te schaffen met voldoende licht op je werk. Als je thuis niet lekker werkt, huur dan tijdelijk een ruimte of ga naar de bibliotheek.
- Verzamel je benodigdheden ruim van tevoren en zet je pc ruim van tevoren aan. Houd offertes en klantencorrespondentie bij de hand. Stel je een doel wat te doen zodat je een positief gevoel overhoudt als je het gehaald hebt. Eindig de job altijd als het lekker loopt in plaats van als je stuk bent gelopen. Zo maak je de volgende dag een betere start. Noteer welke acties je nog moet doen.
- Denk vooruit. Indien je in een projectgroep werkt, organiseer op tijd een meeting en verdeel grote projecten overzichtelijk in kleine stukjes die je kunt behappen. Je hebt een goed gevoel als een deel klaar is. Check ook hoeveel tijd het heeft gekost bij het vorige project zodat je ruimde tijd hebt om het volgende traject te doen.
- Zorg voor zelfdiscipline. Stel geen dingen uit omdat je niet in de stemming bent. Doe dan wat eenvoudige dingen zodat je een beetje gewend raakt om daarna de moeilijke dingen te doen. Plan pauzes want je moet tussentijds je batterij opladen.