In een andere blog ben ik uitgebreid ingegaan op de eisen waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Er zijn echter zijn meer verplichtingen op het gebied van betalen en betaald worden nl: het bijhouden ervan. Dat betekent dat je een administratie moet voeren. Het boekhoudpakket of boekhouding (de administratie over de inkoop en verkoop) slokt al je facturen op. Die worden gecontroleerd wanneer jij de betaling gedaan hebt en wanneer de debiteur jou betaald heeft. Daarnaast mag je van de administratie niets weggooien. Er bestaat namelijk zoiets als een:

Bewaarplicht van zeven jaar

Alle facturen die je verstuurt en/of ontvangt bewaar je in een administratie. Dat is wettelijk verplicht, want de belastingdienst moet jouw cijfers kunnen controleren. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen hoef je niet af te drukken maar mag je digitaal opslaan. Je bewaart alles zeven jaar en facturen over onroerende zaken zelfs tien jaar. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Bij kassabonnen moet het product en btw vermeld zijn. Alleen een uitdraai van de kaarttransactie is niet voldoende. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken zoals firmanaam, rekeningnummer (bijvoorbeeld per bankcard) en datum zichtbaar zijn. Als het aan deze voorwaarden voldoet hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze administratie moet 7 of 10 jaar bewaard worden en binnen een redelijke termijn ook weer beschikbaar en controleerbaar zijn.  Hieronder volgen tips om betalingen en verkoopadministratie professioneel uit te voeren:

  1. Verzoek je leveranciers om de facturen te sturen in UBL format naar het e-mailadres van je administratie
  2. Verstuur je facturen altijd vanuit je administratiesoftware of boekhoudprogramma. Maak automatische bankkoppelingen
  3. Zet je betalingen altijd klaar vanuit je administratiesoftware
  4. Maak koppelingen met andere externe pakketten zoals kassasystemen of payment-providers zoals iDeal, Paypal, Mollie etc
  5. Wijs de regels toe op de bankmutaties om deze mutaties te automatiseren
  6. Betaal je facturen op tijd en tracht altijd een betalingskorting te krijgen
  7. Houd de uren die je besteedt aan je onderneming goed bij. Dit bepaalt of je recht hebt op aftrekposten in de inkomstenbelasting
  8. Maak periodiek een back-up van je administratie
  9. Start altijd een aparte zakelijke bankrekening en zorg ervoor dat bancair zakelijk en privé niet door elkaar lopen.