De accountants-administratieconsulent (AA-accountant) is speciaal opgeleid voor de kleinere ondernemer. De wet (uit 1974) omschrijft de taak van accountant-administratieconsulent als volgt: 1 Het inrichten en voeren van doelmatige administraties, het beoordelen van de wijze waarop administraties worden gevoerd en het opstellen van de jaarstukken. 2 Het in toelichtende rapporten analyseren of interpreteren van aan administraties ontleende gegevens en het doen van mededelingen over of het geven van adviezen op grondslag van die gegevens, mondeling of schriftelijk. AA-consulenten zijn door het hele land beschikbaar met een eigen AA-kantoor of binnen de grotere accountantskantoren.
Als je zelf niet eerder een financiële administratie hebt bijgehouden is ondernemen als zzp’er minder eenvoudig dan je denkt. Er komen veel nieuwe dingen en kreten op je af waarbij je je als nieuweling best ongemakkelijk voelt. Op zich is boekhouden niet moeilijk, als je maar gestructureerd werkt en je altijd aan dezelfde regels houdt. Het gaat tenslotte alleen maar om het “ordenen” van de boekstukken, zoals inkomende en uitgaande facturen, de gemaakte (financiële) afspraken en de bankafschriften. Ondernemers worden tegenwoordig uitstekend geholpen door on-line boekhoud-software. Het fysiek aanleveren van je administratie is dan niet meer nodig. Bankgegevens, facturen en bonnetjes worden via het net zo door gekoppeld naar je boekhouder. Je hoeft er zelf weinig aan te doen. Naast het geheel of gedeeltelijk overlaten aan je boekhouder heb je tegenwoordig keuzes bij on-line boekhouden: A On-line boekhouden via een softwarepakket, helemaal zelf doen dus. B On-line boekhouden via je boekhouder. Alles gaat via hem of je bank. Boekhouden betekent niet alleen het bijhouden van de financiële gegevens maar ook het interpreteren daarvan, met andere woorden: het op de juiste wijze toepassen van de fiscale afspraken en regels. Bijvoorbeeld: wat mag je wel en niet aftrekken van de belasting en wanneer is een uitgave een investering en wanneer niet. De kennis op het vlak van belastingen is voor de leek een grote stap en let op! De belastingdienst gaat er van uit dat je dat correct aanlevert en als je de nodige kennis ontbeert, je je laat bijstaan door iemand die die kennis wel heeft. Gebrek aan kennis is dus geen excuus! Om dus geen boetes te ontvangen laat je je bijstaan door een adviseur. Hoe bepaal je de keus voor een passende boekhouder?
- Vraag hulp of advies van iemand met kennis van zaken. Dat kan een zelfstandig boekhouder zijn of een administratiekantoor e.d. Kies iemand die jou aanvult en aanvoelt en zich goed in jouw situatie kan verplaatsen. Afstand is minder belangrijk geworden. Ook weer niet te ver weg want je wilt wel af en toe kunnen bijpraten.
- Begin met hem eerst een beperkt onderzoek te laten doen naar je cijfers en businessplan en kijk of het klikt. Ga niet met iemand in zee waar je geen goed gevoel bij hebt want hij wordt je vertrouwenspersoon. Vraag anders een ander.
- Als je een keuze hebt gemaakt: Vraag hem jouw cijfers kritisch te bekijken en te komen met aanpassingen. Laat alleen die werkzaamheden aan hem over die je niet zelf beheerst of waar je geen tijd of zin in hebt. Dat kan variëren van het controleren van je aangiftes tot het voeren van de hele administratie enz.
- Voel je vrij om van accountant te wisselen of zijn service te wijzigen. Wellicht heb je minder hulp nodig. Je hebt geen overeenkomst, slechts een afspraak.
- Zorg dat je wijzer wordt. Vergaar zo veel mogelijk kennis door veel te vragen (aan boekhouder, bankier, kennis etc.). Lees nieuwsbrieven en blogs over administratie en volg vooral de cursus bij je softwareleverancier. Je hoeft geen cursus boekhouding te volgen, zolang je maar genoeg basiskennis opdoet.