Onderhandelen lijkt eenvoudig maar dat is het niet. Het is niet zo dat een partij maar kan vragen en eisen tot hij krijgt wat hij hebben wil. Onderhandelen houdt in een deal zien te sluiten die voor beide partijen een win/winsituatie creëert. Dat wil zeggen, zoeken naar de juiste verhouding tussen het eigen belang en het belang van degene met wie je onderhandelt. Onderhandelen kan gaan over aan- of verkoop, over het sluiten van huur of verhuurcontracten of over wie doet wat. Het doel van het onderhandelen is het verkrijgen van een overeenkomst over het gezamenlijke onderwerp. Onderhandelen is in de eerste plaats een kwestie van ervaring. Dat betekent niet dat het niet te leren valt. Er zijn personen die het meer in de vingers hebben dan anderen maar ook zij zijn door schade en schande wijs geworden. Onderhandelen is steeds verschillend naar plaats, tijd en gewijzigde omstandigheden. In Afrika wordt niets gekocht zonder te bieden (en te ‘laten’) maar in Nederland kun je bij C&A over je spijkerbroek niet onderhandelen, terwijl je voor een auto of een huis niet zomaar de vraagprijs wilt betalen. Weet je in Nederland 10% korting op een fiets te krijgen, in Turkije kun je zelfs voor heel kleine artikelen wel 75% beneden de vraagprijs wegkomen. Niets is hetzelfde. Wel veel hetzelfde is het proces van onderhandelen. Door de regels van dat proces te kennen en te gebruiken, word je een betere onderhandelaar. De basisprincipes van dat proces zijn in de tijd gezien als volgt:

  1. Voorbereiding Via eigen en andere kanalen verzamel je zoveel mogelijk data over de vraagprijs en kosten van de tegenpartij, en over de gangbare prijsniveaus van de concurrentie. Je stelt duidelijk vast wat je wilt bereiken en welke prijs je minimaal wilt ontvangen of maximaal wilt betalen. Stel wel realistische doelen en zoek punten waar je bereid bent concessies te doen. Denk aan leveren van een andere kleur, een langere garantietermijn, een kortere levertijd, meer hulp bij installatie, bereid zijn tot referentie etc.
  2. Het eerste contact De eerste ontmoeting gebeurt zoveel mogelijk in een open ontspannen sfeer waar beide partijen aan elkaar wennen. Als je tot zaken komt, is het belangrijk nooit als eerste een bedrag te noemen, want dan is dat het uitgangspunt of referentie (de benchmark). Laat altijd de andere partij beginnen met een prijsindicatie (dit is nog geen bod). Belangrijk in deze fase is dat je goed luistert naar wat er gezegd en vooral wat er bedoeld wordt. Probeer met gerichte vragen zoveel mogelijk informatie te krijgen over de onderhandelingsruimte. Creëer een positieve sfeer, wat het onderhandelen zal vergemakkelijken. Een voorstel in een vrijblijvende sfeer is: “Als ik eventueel… zou doen, zou u dan bereid zijn tot…?”
  3. Het echte onderhandelen Nu begint het bieden, waarbij beide partijen wat geven en nemen. Voor wat hoort wat, is hier van toepassing. Zorg dat je niets weggeeft zonder er iets voor terug te krijgen, zonder te veel weerstand op te roepen. Probeer je concessies zo klein mogelijk te houden en zorg ervoor dat je aan het eind, als het echt spannend wordt, slechts minimale marges weggeeft. Anders word je niet serieus genomen en neemt men een loopje met je. Bedenk wel, een haastige onderhandelaar is een verliezende onderhandelaar. Vergeet niet dat een deal uitsluitend een deal is als beide partijen er gelukkig mee zijn. Als een van de partijen het gevoel heeft dat hem een poot is uitgedraaid, dan is er geen deal. Ga nooit een discussie aan met een klant. In de eerste plaats kun je een discussie nooit ‘winnen’, maar stel dat je het wint, is zo’n klant daar dan mee geholpen? Ga alleen een discussie aan met een onbelangrijke klant. Bied een klant vooral een oplossing. Daarvoor heeft hij tenslotte bij je aangeklopt.
  4. Aanbod Als partijen redelijk tot elkaar zijn gekomen en bereid zijn zaken te doen, zal men een aanbieding uitbrengen. Dat kan zowel mondeling als schriftelijk. Indien men dit schriftelijk doet, noemen we dit een offerte waarin de belangrijkste onderdelen duidelijk zijn verwoord. Ook staat erin of het een vrijblijvend of onherroepelijk aanbod is. Als de offerte niet binnen de termijn wordt aanvaard, vervalt de aanbieding automatisch. Offertes kunnen over en weer meerdere malen plaatsvinden. Een aanvaarding, die afwijkt van de offerte, geldt als een nieuw bod onder de gelijke afwijzing van de vorige.
  5. Aanvaarding is evenals het aanbod een rechtshandeling en kan zowel schriftelijk als mondeling geschieden nadat er door beide partijen inhoudelijk instemming is bereikt. Een aanvaarding, die afwijkt van de offerte, geldt als een nieuw aanbod van de andere partij onder gelijktijdige verwerping van de vorige. De offerte (die bij aanvaarding soms wel ‘letter of intent’ wordt genoemd), is pas rechtsgeldig als die door beide partijen wordt ondertekend.
  6. Afhandelen Dit betekent in de praktijk dat partijen elkaar feliciteren en toasten op de goede samenwerking en op het beoogde resultaat. Duidelijk worden de afspraken een voor een doorgesproken, waarbij de andere partij zijn akkoord geeft. Als er geen andere, kleine condities afgesproken hoeven te worden, is juridisch de overeenkomst een feit. Hierna wordt een jurist of andere deskundige gevraagd om alle afspraken op schrift te stellen in een overeenkomst, waarna beide partijen deze bevestigen met hun handtekening.