In het zakelijke verkeer is het gebruikelijk om een factuur te overleggen. In de kleine winkelsector is het ongewoon om (bijvoorbeeld bij het kopen van een haring bij de viswinkel) een rekening te vragen maar volgens de wet zou dat wel moeten. De supermarkt en kledingwinkel doen dat wel. In transacties tussen bedrijven is een factuur noodzakelijk omdat beide hun aankoop en verkoop moeten kunnen verantwoorden en ook maandelijks de btw afdragen. Zo’n factuur moet aan een aantal wettelijke verplichtingen voldoen wil hij rechtsgeldig zijn. We moeten weten wie verkoopt, wat verkocht wordt en wie koopt. Daarnaast dient vermeld te worden onder welke condities de overeenkomst tot koop gesloten is. Voor eventueel latere misverstanden of rechtspraken dienen die afspraken nauwgezet te worden beschreven en door beide partijen gedateerd en ondertekend te worden. Een factuur wordt in tweevoud opgemaakt. Een voor de cliënt en een voor de eigen administratie.
Hieronder staat aangegeven wat de wettelijke eisen zijn om een factuur te versturen. De factuur is pas rechtsgeldig als alle 13 punten zijn beschreven:
- Je volledige naam of bedrijfsnaam en die van de afnemer. Vermeld hierbij de juridische naam. De handelsnaam mag ook indien die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie of product levert op de factuur staat.
- Het volledige adres van jou en je afnemer. Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk gevestigd is. Vermelding van uitsluitend een postbusnummer is niet toereikend.
- Je btw-nummer. Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie geleverd heeft.
- Je nummer van de Kamer van Koophandel.
- De datum van het aanmaken en uitreiken van de factuur.
- Een opeenvolgend factuurnummer.
- De aard van de goederen of diensten die jij hebt geleverd.
- De hoeveelheid van goederen of de omvang van de diensten die je geleverd hebt.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd of een datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw. Lever je prestatie met verschillende btw tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast ook de eenheidsprijs op als die van toepassing is.
- Het btw tarief dat je in rekening brengt.
- Het btw bedrag.
- Het totaalbedrag.