JE DEBITEUREN / ONBETAALDE REKENINGEN (blog 531)

Iedere ondernemer krijgt er mee te maken. Het beheren van je werkkapitaal, want dat is het. Je bent gestart met een zak geld. Je werkkapitaal. Je doet er de uitgaven mee en het wordt bijgevuld met inkomsten. Het verschil is het buffer-kapitaal. Een oud gezegde luidt: De kosten gaan voor de baat uit. De leveranciers moeten normaliter eerst betaald worden, voordat er inkomsten binnenkomen. Aangezien je het geld maar een keer kan uitgeven is het zaak te zorgen dat de omvang van het werkkapitaal in de hand gehouden wordt. Dit betekent het bewaken van de posten debiteuren, voorraden en crediteuren. Je eerste verantwoordelijkheid als ondernemer is uiteraard op tijd een factuur te sturen. Als een klant een dienst of product koopt en daarvoor een factuur ontvangt wordt hij een debiteur. Wanneer een betalingstermijn is afgesproken is het bedrag niet eerder opeisbaar dan het moment waarop die is verstreken. Onthoud een oud gezegde dat luidt: verkocht is pas verkocht zodra het geld echt op je bank staat. Duidelijk want van opdrachten zonder inkomsten kun je niet leven. Er zijn drie redenen waarom facturen niet betaald worden.

De klant is ontevreden over de levering van product of dienst. Zorg dus dat je afspraken duidelijk op papier staan en dat je die ook nakomt.
De klant of ondernemer wordt zelf niet betaald door afnemer of derden en heeft dus niet de beschikking over voldoende gelden om jou te betalen.
De klant heeft geen geld en kan dus onmogelijk betalen. Je kunt dus lang wachten want hij heeft het gewoon niet. Let op: over 8 weken ook niet!

Als een klant niet betaalt en je vindt dat je recht hebt op je geld zul je krassere maatregelen moeten nemen. Bijvoorbeeld het inschakelen van een incassobureau of zelfs een deurwaarder. Veel ondernemers zijn huiverig voor de eventuele gevolgen. Er zijn tenslotte maar weinig klanten die enthousiast blijven afnemen na een gang naar de rechter. Het is mogelijk dat jouw klant daadwerkelijk moeite heeft om aan zijn verplichtingen te voldoen. Als de vordering tot een faillissement van je klant leidt weet je zeker dat je geen geld ontvangt. Het beste is daarom om op tijd contact met je klant op te nemen. Ga in overleg. Vraag gewoon wat de reden is dat hij niet betaalt en stel eventueel een betalingsregeling voor. Een klant die er financieel niet al te rooskleurig voor staat gaat daar waarschijnlijk graag op in. Daarbij is de kans groot dat je de klant behoudt en de relatie tussen jullie verstevigt. Het belangrijkste is dat je er als ondernemer bovenop blijft zitten. Wacht je drie maanden met het sturen van een rekening en gaat er pas na zes maanden achteraan dan weet je dat je niet serieus genomen wordt. Als men niet van goede wil is zul je je hard moeten maken. Dat is alleen mogelijk als bij aanvang alles duidelijk op papier is gezet. Als het om grote bedragen gaat is het zinvol om deelbetalingen af te spreken. Als die niet op tijd betaald worden weet je misschien op tijd hoe laat het is. Eigenlijk zou je de kredietwaardigheid van de klant moeten checken, maar dat is in de praktijk niet zo eenvoudig. Wel is het waard de Kamer van Koophandel te informeren maar die geeft nooit een waterdicht uitsluitsel. Grote bedragen vragen om een (prijzige) kredietbeoordelaar.

10 Tips voor een gezond debiteurenbeheer (volgens de KvK)