Wist je dat inkoop eigenlijk nog belangrijker is dan verkoop? Dit is een vreemde zin maar veel ondernemers besteden meer aandacht aan verkoop dan aan inkoop. Je kunt het geloven of niet maar in de inkoopwereld is de volgende zin een vast gegeven. VOOR IEDERE EURO DIE JE BIJ INKOOP DUURDER UIT BENT, MOET JE VOOR 5 EURO MEER VERKOPEN. Indien je op inkoop pad gaat, volgt hier een aantal waardevolle tips:

  1. Zorg dat je goed voorbereid bent als je aan een onderhandelingsgesprek begint. Het doel van zo’n gesprek is om te komen tot een overeenkomst die voor beide partijen aanvaardbaar is. Probeer erachter te komen waar het de leverancier om te doen is. Leg van tevoren vast wat je wilt bereiken en vooral wat absoluut het minimaal aanvaardbare voor je is.
  2. Vraag korting. In het begin zal je waarschijnlijk te weinig afnemen om korting te krijgen. Overweeg daarom met andere afnemers in te kopen. Zij profiteren ook van jouw omzet waardoor ook hun korting hoger wordt. Vraag gewoon om korting. Nee heb je en ja kun je krijgen en neem maar gerust aan: meestal krijg je wat je vraagt, bijvoorbeeld korting op contante betaling omdat je toevallig ook bereid bent te betalen of afhaalkorting als je het zelf ophaalt. Ook korting op kwantiteit, assortimentskorting of op partijen. Vraag altijd om korting.
  3. Houd rekening met prijsstijgingen. Prijzen hebben eerder de neiging te stijgen dan te dalen. Daarom moet je je bij inkoopovereenkomsten indekken tegen ongewenste prijsverhogingen. Dat kun je doen door een vaste prijs af te spreken voor de duur van zes of twaalf maanden of dat een prijsstijging niet meer mag zijn dan het prijsindexcijfer, vastgesteld door de overheid. Ook kun je een Best-Buy-clausule opnemen waarin staat dat als jij hetzelfde product bij een andere leverancier goedkoper kan krijgen, je het voor die prijs bij hen mag inkopen.
  4. Concentreer je op de belangrijkste producten. Verdeel hiertoe de producten die een groot en een minder groot deel van je inkoop uitmaken. Door dit onderscheid herken je aan welke inkoop je de meeste aandacht moet schenken. Houd een inkoopbestelling simpel door de bestellingen te bundelen.
  5. Maak een break-evenanalyse. Er is inkoopvoordeel te behalen door deze analyse. Dat is het punt waarbij de kosten van de leverancier gelijk zijn aan de opbrengsten. Er is in dit geval geen sprake van winst of verlies. Bij toename van de productie zal dit winst voor de leverancier opleveren en bij afname verlies. Gebruik deze gegevens bij het onderhandelen over volume en prijs.
  6. Blijf continu scherp. Vraag voortdurend nieuwe offertes aan bij andere bedrijven en weet wat er speelt in de markt. Soms kom je bedrijven tegen waar je beter terechtkunt. Blijf attent bij het lezen en luisteren.
  7. Ken je leveranciers, het liefst persoonlijk. Kijk naar continuïteit en hun bedrijfsvoering en zorg voor een goed alternatief in geval zij (door wat calamiteit dan ook) stoppen met leveren. Ook bij hen is brand mogelijk.  Ontevreden over je leverancier? Zoek samen de oorzaak en los het op.
  8. Calculeer de kostprijs van de leverancier. Het is handig om tijdens de onderhandelingen de kostprijs te kennen van het aan te kopen product. Verzamel daarom zoveel mogelijk informatie en vraag de leverancier zoveel mogelijk uit. Probeer daaruit een kostprijs te calculeren zodat je weet wat voor marge en onderhandelingsruimte er voor jou overblijft.
  9. Maak schriftelijke overeenkomsten. Zorg dat alle offertes en overige afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Indien je het koopcontract van de leverancier “moet” tekenen, lees die dan en bespreek die punten waar je problemen mee hebt. Voor de leverancier kan het wel standaard zijn maar jij hoeft nog niet akkoord te gaan. Elk contract is tenslotte eenzijdig!