In het bedrijfsleven zul je vast een keer bij een tafel moeten aanschuiven in een groepsgesprek of om een andere dringende reden. Attentie! Neem nooit deel aan een bespreking, vergadering of meeting (hoe je het maar noemen wilt) met een zakelijke partij of relatie zonder dat je je daarop grondig hebt voorbereid! Voorbereiden houdt in dit verband in: je echt verdiepen in de mogelijkheden en valkuilen die je tegen gaat komen. Als je dat namelijk niet doet loop je het risico ongevraagd ergens in te rollen. Misschien wel in een positie waarin je niet wilt zijn. Als iemand het woord meeting in de mond neemt is het belangrijk voor jezelf een vragenlijstje door te nemen zoals:
- Wie heeft de meeting gearrangeerd en vooral waarom?
- Wat is het echte doel ervan en wat komt ter sprake?
- Bestaat er soms een “geheime“ agenda?
- Waar en waarom ben jij erbij betrokken en wil je dat eigenlijk wel?
- Wat is het absolute minimum waar je voor gaat?
Klinkt dit verhaal je achterdochtig in de oren? Prima maar het betaalt je uit als je de antwoorden op deze vragen bij de hand hebt want dan ben jij in “control” en geloof me: degene die in de DRIVERSEAT zit komt er het beste uit. Dat houdt in dat jij graag wilt dat er ook naar je geluisterd wordt en men jouw standpunt verneemt en dat zonder weerstand op te wekken! Dat doe je door:
- Jezelf goed voor te bereiden. Is er al een agenda beschikbaar? Wie zijn de genodigden aan tafel? Spelen er dingende zaken? Heb je de antwoorden beschikbaar van moeilijke vragen die je kunt verwachten. Schrijf desnoods alvast de argumenten op van voor en tegens.
- Actief luisteren naar de mening van anderen en goed laten merken dat je hun mening tot je neemt door hen actief aan te kijken. Ook hun mening samenvatten helpt daarbij voordat je je eigen mening geeft.
- Wees nooit persoonlijk, hatelijk, agressief, defensief of sarcastisch in je taalgebruik. Zoek ook geen zondebok.
- Blijf nooit te lang aan het woord maar verwoord je mening in helder, bondig taalgebruik. Houd duidelijk in gedachten wat je standpunt is en wat je eigenlijk zeggen wilt. Wees niet breedsprakerig. Spreek niet door elkaar heen of langs elkaar heen.
- Ontwikkel alternatieven en veeg voorstellen van anderen niet onmiddellijk van tafel. Laat toe dat gesprekspartners ook scoren.
- Gebruik geen zinnen die twijfel kunnen zaaien. Een onzekere indruk creëer je door uitdrukkingen als: “ik vind, ik geloof, of is het een idee”? Beter is om zo concreet mogelijk te zijn met: “ik stel voor”.
- Accepteer andermans standpunt of mening, ook al komt het jou niet goed uit. Toon respect door ieder in zijn waarde te laten. Dat wil jij ook.
- Blijf beleefd. Dat betekent: niet demonstratief slecht luisteren, geen briefjes schrijven, verveeld op je horloge kijken of trachten medelijden op te wekken.