Als zzp‘er ben je vaak gevarieerd bezig. Het kan voorkomen dat men je vraagt om een rapport over een onderwerp te schrijven. Dat kan bijvoorbeeld over een schadeafhandeling, een status van een zieke patiënt of het mislukken van een groot softwareproject. Misschien vraagt men een aanbeveling over hoe het verder moet. Een rapport kan werkelijk over van alles gaan. Misschien heb je tot nu toe nog niet met dat bijltje gehakt en ga je verheugd en goedgemutst aan de slag. Wees voorzichtig en denk er niet te licht over. Aan een rapport worden hoge eisen gesteld en de kans is niet denkbeeldig dat bij gebrek aan ervaring jouw rapport amateuristisch overkomt. Dat kun je als zzp’er niet hebben. Daarom tref je hier een aantal punten waar je op moet letten voor je je waagt aan het schrijven van een professioneel rapport. Een goed rapport schrijven, is niet iedereen gegeven en gaat niet vanzelf. Er gaat veel research en uitzoekwerk aan vooraf. Denk goed na wat je met je rapport wilt bereiken en wat het doel is. Denk tijdens het schrijven vooral aan de lezer. Schrijf voor hem en niet over wat jij belangrijk vindt. Belangrijk is om uit te vinden wat de verwachting is van de opdrachtgevers en de lezers. Waar een goed rapport aan voldoet:

  1. Kort en bondig krijgt meer aandacht dan lang en saai. Zorg voor de juiste lengte voor het onderwerp en het doel. To-the-point, maar lang genoeg om te zeggen wat moet en niet meer dan dat.
  2. Duidelijk. De lezer moet het eenvoudig kunnen begrijpen, in klare taal geschreven zonder moeilijke woorden, zonder woordenboek te raadplegen.
  3. Nauwkeurig. Het vertelt precies dat wat nodig is en weidt niet verder uit dan strikt noodzakelijk.
  4. De gerapporteerde informatie en data moeten kloppen, zonder een toegevoegde persoonlijke interpretatie.
  5. Geschreven in je eigen taal, met andere woorden, begrijpelijk voor iedereen die het rapport onder ogen krijgt.
  6. Simpel. Eenvoudig leesbaar, zonder ingewikkeld taalgebruik of onbegrijpelijke formules.
  7. Er zit een logische volgorde in het verhaal: een begin, een midden en een eind.
  8. Het geschetste beeld benadert de werkelijkheid zo dicht mogelijk en beeldt de realiteit correct uit.

Samengevat kan men zeggen dat bovengenoemde karakteristieken gemeen hebben dat het lezen van een rapport zo eenvoudig moet zijn. Des te gemakkelijker het leest, des te duidelijker het rapport. Als de indruk ontstaat dat er actief geschreven is om de lezer op een eenvoudige manier meer duidelijkheid te verschaffen is dat des te beter.   Bedenk: waarom wil men een rapport:

  1. om een directie of een groep te informeren.
  2. om een voorstel of aanbeveling te doen.
  3. om ergens toe te overtuigen of motiveren.
  4. om een debat te starten.
  5. om indruk te maken.
  6. om een status te vergelijken met een vorige versie/situatie.
  7. om de huidige of bestaande situatie te updaten.
  8. om diverse andere redenen.