Veel van de werkzaamheden die je iedere dag verricht kun je beschrijven als een project. Niet alleen een boek schrijven of een verhuizing is een project. Ook veel opdrachten die je als zelfstandige moet uitvoeren kun je beschouwen als een project. Natuurlijk is voor de programmeur het totale softwarepakket een project maar ook de complete therapie van een patiënt is een project en de huwelijks reportage van de fotograaf ook. Hier lees je de algemene richtlijnen om een project (wat voor project doet er niet toe) winstgevend en positief af te ronden.
- Stel duidelijk de omvang van een project vast. Zonder uitgewerkt gespecificeerd doel zul je geen succes behalen. Als je niet weet waar je naar toe wilt is elke richting de goede richting, maar je zult nooit op je eindbestemming aankomen.
- Doe exact wat is afgesproken, niets meer en niets minder. In de praktijk is dit een heikel punt. Een klant vergeet nog al eens wat eisen en zal die later pas ontdekken. Het is aan jou om die eisen uitsluitend in te willigen met een aanvullende offerte en niet door binnen het project het er wel even bij te doen. Je marge zal in elkaar zakken en de einddatum zal zwaar onder druk komen te staan. Waag je er niet aan!
- Vergeet niet te benchmarken. Houd uren en marges van het project continue in de gaten en zorg voor een goede voortgangsbewaking. Het bijhouden van de tarieven evenals de controle van de gemaakte uren van zowel de projectmedewerkers als jijzelf geven houvast over de winstgevendheid van het project. Ook weet je dan of de gefactureerde tarieven afdoende zijn voor een gezonde winstmarge.
- Houd je winstgevendheid bij. Als je van tevoren geen marge incalculeert kun je ook niet bijhouden of je de gebudgetteerde marge wel haalt. Besteed aandacht aan de cijfers want dat kan de cashflow verhogen en de budgetoverschrijdingen reduceren.
- Houd de declarabele uren scherp in de gaten. Breng de gewerkte uren zo snel mogelijk in rekening en check of aan de betalingstermijn wordt voldaan. Check de hoeveelheid niet declarabele uren want die zijn ook belangrijk. Tenslotte zijn gewerkte maar niet berekende uren dodelijk voor elk bedrijf. Houd dus ook de project-gerelateerde kosten zoals reizen of onderzoek nauwlettend bij. Zelfs al werk jij alleen aan een project. Ga tot actie over als je bezettingsgraad te laag blijkt te zijn.
- Houdt nauwlettend een uren- en kostenregistratie bij. Niet wachten met het bijhouden van de uren want des te langer je wacht, des te vager wordt je rapportage. Die tijdsregistratie dient wel evenwijdig te lopen met je begroting. Er moet een rode vlag gehesen worden als die niet meer parallel loopt. Anders komt je cashflow in de problemen en het voortbestaan van project en bedrijf.
- Zorg voor een geautomatiseerde facturatie. Gekoppeld aan je urenregistratie zal deze geen probleem moeten geven. Bedenk wel dat reisuren, vergaderuren en overige besprekingen met de klant of derden ook declarabele uren zijn.
- Maak gebruik van een geïntegreerd softwarepakket die het hele project aankan. Dat houdt onder andere in dat de urenregistratie, de voortgangscontrole, het projectmanagement, de facturatie en de boekhouding geheel geïntegreerd moeten zijn. Dat kost misschien iets meer maar dan weet je wel zeker dat je bij de les gehouden wordt in het geval jij aan bovengenoemde eisen niet hebt voldaan.