Haast alle geslaagde gesprekken gaan volgens het LSD principe. Dat staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. We staan hierbij even stil bij de S van Samenvatten. Het betekent letterlijk: in het kort weergeven, een kort overzicht produceren. Dat kan een deel van een verslag zijn maar we doen dat vooral bij (groeps-) gesprekken of onderhandelingen. Samenvatten is geen eenvoudige opgave. Je kunt er gemakkelijk fouten mee maken wat niet altijd gewaardeerd wordt. Samenvatten heeft een aantal voordelen. Het kan o.a. een rustpunt vormen in het gesprek. Als er discussies ontstaan wordt er meestal slecht geluisterd. Gedwongen samenvatten ordent dan het gesprek. Het betekent in eigen bewoordingen zo volledig mogelijk weergeven wat de ander voelt, denkt of bedoelt. Dat moet je kort en bondig doen, anders vertraagt het de discussie. Het beste beëindig je dat met een verhoging van je stem. Dat geeft je samenvatting een vragend karakter zodat de gesprekspartners er automatisch al dan niet mee instemmen. Zo van, “Heb ik dat zo correct verwoord of begrepen?” Het moet een beknopte weergave zijn van een geheel of gedeelte van het gesprek of onderhandeling. Tracht zo correct en samenhangend mogelijk op een drietal niveaus de informatie van het voorafgaande gesprek naar voren te brengen. en voorbeeld van samenvatten op inhoudelijk niveau is: “Als ik het goed begrijp is je doelstelling het probleem nu op te lossen”. Een samenvatting op emotioneel gebied is: “Ik merk dat je geweldig enthousiast wordt met wat er is voorgesteld”. Een samenvatting op relatieniveau: “ik krijg de indruk dat je je door mijn voorstel een beetje bedreigd voelt”.
Veel gemaakte fouten bij het samenvatten zijn:
- Niet genoeg of te vaak samenvatten
- Onvoldoende onderscheid maken tussen feiten en gevoelens
- Woordelijk napraten van wat er gezegd is (het zogenaamde papegaaien)
- Te veel van veronderstellingen uit gaan in plaats van parafraseren
- Er veel eigen conclusies in verwerken
- Erg sturen door selectief samen te vatten
- Uitsluitend die punten noemen waar jij achter staat
- Ervan uitgaan dat jouw samenvatting wel klopt
Aandachtspunten bij het samenvatten zijn:
- Kondig duidelijk aan dat je met een samenvatting start
- Doe het beknopt maar wel volledig en regelmatig
- Vat eerlijk samen in eigen bewoordingen en in persoonlijke vorm
- Laat steeds merken dat het een samenvatting is en beperk je tot het thema
- Pas op dat je niet concludeert of beoordeelt
- Vraag of je met de samenvatting het gesprek correct verwoord hebt
- Laat samenvatten ook eens anderen over
Vergeet niet een oud gezegde dat luidt: Het is niet belangrijk wat jij zegt. Het is belangrijk wat de ander denkt dat je zegt!