In het zakenleven is het belangrijk dat je bij een prospect vertrouwen wekt en laat zien dat je goede manieren hebt. Gepaste omgangsvormen gebruiken is wel zo handig. Je maakt liever geen blunders in de omgang want de eerste indruk is tenslotte een daalder waard en die wordt naast je voorkomen vooral bepaald door hoe je je gedraagt. Maar hoe hoort het eigenlijk? Omgangsregels bepaal je als zzp’er niet zelf maar laat je over aan de andere partij. Jij bent degene die zich aanpast, anders kun je een opdracht mislopen. Het is handig als je een idee hebt wat voor omgangsvormen er gelden. Vergeet niet dat er geen algehele regels bestaan maar dat dat per klant of branche kan verschillen. Zorg dat je een voorsprong hebt en dat je weet hoe je je moet gedragen. Wat gangbaar is, wijzigt door de tijd. Veel klanten waarderen goede omgangsregels. Zij geven zelf aan wanneer die regels wijzigen.

18 tips voor goede omgangsvormen:

  1. Tracht niet de snelle populaire jongen/vrouw uit te hangen. Je weet niet of je een progressief of conservatief persoon tegenover je hebt.
  2. Zorg dat je de naam van de klant weet. Niets is zo vervelend voor een gesprekspartner en beschamend voor jou om iemand een paar maal te vragen hoe hij/zij heet.
  3. Geef je visitekaartje op een ingetogen wijze af.
  4. Bewaar jouw visitekaartjes in je agenda of in een mapje en niet in je zak. Anders vermengt het zich met de ontvangen kaartjes en moet je eerst zoeken als je er een wilt uitdelen. Geef de ontvanger na het uitdelen rustig de tijd om te lezen en doe hetzelfde bij je ontvangen kaartje.
  5. Zet je mobiele telefoon uit bij het binnengaan van een kantoor, zaal, cursus, vergadering, vliegtuig of ziekenhuis en zeker tijdens een gesprek met een klant. Zet eventueel de ringtoon uit en de trilfunctie aan. Indien je een urgent telefoontje verwacht, vraag je toestemming om dat aan te nemen. Als je zo’n gesprek ontvangt, verwijder je je naar de gang of naar buiten. Men luistert niet graag mee.
  6. Rook niet of in ieder geval zo min mogelijk, maar nooit in een kantoor, restaurant of andere kleine ruimte waar anderen zijn. Liever ook niet in de auto, want vergeet niet dat je en je kleding naar die vieze rook ruiken!
  7. Kom op tijd. Mensen hebben het niet op met mensen die niet tijd op een afspraak aanwezig zijn. Aan wachten heeft iedereen een hekel en het kost de ander tijd (wat hij waarschijnlijk niet heeft). Bij te laat zijn, is de toon al gezet. Files zijn vervelend maar geen excuus.
  8. Demonstreer bij een zakenlunch niet dat je weet hoe het hoort. Je gedraagt je bescheiden en beschaafd. De tafelmanieren van je gast zijn leidend en jij past je daar bij aan. Als je je partner meeneemt, zitten gastvrouw en gastheer tegenover elkaar.
  9. Leid de klant door de menukaart en vraag hoeveel tijd hij beschikbaar heeft. Bied hem niet per definitie het duurste van de kaart aan. Dat brengt hem in verlegenheid. Probeer af te tasten wat hij lekker vindt.
  10. Toon bij een zakenlunch vooral interesse in je gesprekspartner en praat niet te veel over zaken. Dan praat je ook niet je opdracht kapot. Een goed gesprek kan voor beiden interessant zijn, je leert elkaar beter kennen.
  11. Laat het initiatief tot tutoyeren aan de ander over. Je leert elkaar niet beter kennen door jij te zeggen. Ook Duitse en Franse gasten verwachten meestal Sie in plaats van Du en vous in plaats van tu!
  12. Laat je dresscode afhangen van de klant. Kom niet met laarzen aan in een directiekamer on in een driedelig pak op de boerderij! Vrouwen dragen geen diep decolleté en geen al te korte rokken!
  13. Gebruik geen zwaar parfum en wees niet te scheutig met aftershave of parfum. Niet alle klanten zijn daarvan gecharmeerd. Tip: gebruik reukloze deodorant.
  14. Wanneer een klant je bezoekt, verwacht hij welkom te zijn en zich op zijn gemak te voelen. Wees dus gastheer/vrouw! (Mag ik u welkom heten met een kop koffie?)
  15. Een gastheer gaat altijd voor! Jij gaat als eerste naar binnen bij je kantoor, het restaurant of een andere publieke ruimte. Jij gaat ook als eerste de trap op en af. Let op: misschien heb je het niet zo geleerd, want vroeger was het anders maar nu is dit gebruikelijk.
  16. Indien je het vermoeden hebt dat je het tijdstip van je ontmoeting niet haalt, bel dan zijn of haar assistente op en zeg dat er een kans bestaat dat je wat verlaat bent en doe dat niet een kwartier na het afgesproken tijdstip!
  17. Als bezoeker groet je zo snel mogelijk de gastheer. Degene die het eerst groet, steekt het eerst zijn hand uit. Daarbij geef je een normale (korte maar stevige handdruk).
  18. De klant bepaalt hoe formeel de omgangsvormen zijn en hoe flexibel hij ze toepast. Probeer je te gedragen zoals de klant verwacht, zowel qua kleding als wat je zegt en hoe je je gedraagt.