In het dagelijks leven ben je vast wel eens geconfronteerd geweest met een project of hebt er zelf één uitgevoerd. Ook als je er geen ervaring mee hebt zul je in je zakelijk leven vast een keer geconfronteerd worden met een opdracht een project uit te voeren. Dat kan van alles zijn. Ja, ook aan een zzp-er kan gevraagd worden om een (eenpersoons) project uit te voeren. Dat hoeft niet perse met jouw team mensen te zijn. Het kan ook dat jij een groep werknemers van de klant aanstuurt. Projecten gaan dikwijls goed maar nog vaker fout. Dat heeft allerlei oorzaken. Het kan aan de omstandigheden of aan slecht management liggen. Een project kan zelfs faliekant verkeerd lopen. Ook jij hebt vast weleens voorbeelden meegemaakt. Dikwijls is een combinatie van fouten of problemen de oorzaak van een mislukt project. Het komt daarbij voor dat het projectteam verkeerd of te weinig gedaan heeft of de dingen totaal verkeerd ingeschat. Een project heet mislukt te zijn indien de resultaten aanzienlijk achterblijven ten opzichte van de doelstellingen. Dat kan zijn door:
- Aanzienlijke tijdsoverschrijding
- Door te geringe kwaliteit
- Door een grove budgetoverschrijding
- Veel te lage opbrengst (marge).
- Een combinatie van bovenstaande punten
Projecten kunnen grofweg mislukken om één van de volgende acht redenen:
- Een verkeerde analyse van de huidige situatie
- Onhaalbare doelstellingen
- Slechte controle op de projectadministratie en projectmanagement
- Gebrek aan stringente aansturing (door de projectmanager)
- Te soepele opstelling tegenover meerwerk
- Een slechte implementatie
- Een veranderde situatie van buitenaf
- Het verliezen van focus op de voordelen van het project
Advies: Het eerste punt van aandacht is om te bezien of het project wel in orde is, of het klopt! Dit houdt in dat er een uitgewerkte analyse en een duidelijke doelstelling moet zijn gedefinieerd. Daarnaast moet iedereen ervan overtuigd zijn dat de gedefinieerde doelstelling ook werkelijk verwezenlijkt kan worden. Met andere woorden: Is de opdracht wel echt haalbaar? Ook de keuze van het te gebruiken softwarepakket verdient aandacht. Het is absoluut af te raden om even een spreadsheet samen te stellen, gecombineerd met wat boekhoudsoftware te gebruiken. Een computerprogramma met een geïntegreerde aanpak is onontbeerlijk indien je een goede controle wilt houden en daarnaast ook nog enige winstmarge wilt overhouden.