Veel grotere klussen die we beroepsmatig verrichten, kunnen we het beste omschrijven als een project. Een examen halen, een verhuizing regelen, de bruiloft van je schoonzuster organiseren of de aanbouw van een pand regelen, beschouwen we allemaal als een project. Ook de twaalf maanden reis om de wereld heet een project. Het zijn voor jou veel bekende zaken maar ook verrassende nieuwe. Daarnaast wordt vaak alles op ad hoc basis uitgevoerd en binnen een bepaald tijdsbestek. Het heeft meestal een eenmalig, uniek of tijdelijk karakter zodat er geen standaard draaiboek voor beschikbaar is. Er wordt een verzameling activiteiten gestart met een gedefinieerd product. Bijvoorbeeld een geslaagde bruiloft. Maar wat is de definitie van een geslaagde bruiloft? Als het project gereed is, wordt het projectteam opgeheven.
Eenmaal gestarte projecten hebben dikwijls de eigenschap onbeheersbaar te worden waardoor veel projecten mislukken. Het is belangrijk een vaste projectmethode te hanteren. Er bestaat een reeks van redenen waarom een eenmaal gestart project niet naar wens wordt volbracht.
De praktijk leert dat veel mislukkingen dezelfde oorzaken hebben:
- Er is onvoldoende nagedacht over de opzet en inhoud van het project. Met andere woorden een onhaalbare doelstelling (krijgt de aanbouwschuur een enkel- of dubbel steens wand?)
- Er bestaat onduidelijkheid wie nu eigenlijk de opdrachtgever is en aan wie er gerapporteerd wordt.
- Er is geen definiëring gemaakt wat nu precies het eindresultaat dient te zijn en er is onvoldoende vastgelegd wat het wel en niet is.
- De aanvangseisen en uitgangspunten veranderen steeds gedurende het verloop van het traject. Daardoor worden de opbrengsten niet gehaald en het kostenbudget dikwijls overschreden.
- We weten dat we 50 procent van het project wel aankunnen en we gaan er heel eenvoudig vanuit dat we ook de andere 50 procent kunnen behappen. We overschatten onszelf.
- Er is een ondoordachte en veel te optimistische planning van activiteiten gemaakt en een foute berekening van de resources.
- Er is in het tijdsbestek geen ruimte gelaten voor tegenvallers, zoals veranderende omstandigheden van binnen- of buitenaf.
- De voortgangscontrole wordt onvoldoende bewaakt. Hierdoor worden ontsporingen te laat opgemerkt en kunnen zodoende niet meer worden hersteld.
- Er zijn te weinig beslis- en meetpunten ingebouwd en als ze er zijn, worden ze vergeten of
- Er wordt niet voldoende prioriteit gegeven aan het project waardoor andere zaken voorgaan en het project de eindstreep niet op tijd haalt.
- Er is onvoldoende onderlinge communicatie van de deelnemers binnen het project.
- Er wordt verkeerd of helemaal niet uitgevoerd wat afgesproken was. Ook wordt veel te soepel omgegaan met meerwerk.
- Er is een gebrekkige project controle die resulteert in een verlaat project of een product waarvan de kwaliteit niet aan de gewenst of vereiste kwaliteitseisen voldoet.
- Naast het gedefinieerde project spelen er andere werkzaamheden of projecten doorheen waardoor projectmedewerkers niet duidelijk specifiek met een traject bezig zijn en uren en kosten door elkaar lopen.
- Er wordt nauwelijks een urenadministratie bijgehouden, zodat ook op urenfacturatie grote verliezen geschreven moeten worden.