Duidelijke communicatie is een absolute voorwaarde voor iedere ondernemer. Zonder goede communicatie kunnen mensen onderling geen contact onderhouden en klanten hun wensen en bedoelingen niet duidelijk maken. Voor beide partijen geldt dat communicatie voldoende aandacht krijgt. Anders kunnen er zakelijke ongelukken gebeuren.
Om je communicatie te verbeteren volgt hier een aantal algemene tips:
- Probeer je te verplaatsen in (de mening van) de ander.
- Als je iets niet begrijpt, vraag dan om verduidelijking.
- Stel zoveel mogelijk open vragen, om erachter te komen wat de ander bedoelt (zoals wie, wat, waar, wanneer, waarom, waarmee, hoe).
- Stel gerichte vragen wanneer je het gesprek in een bepaalde richting wilt sturen.
- Iedereen heeft vooroordelen. Wees je daarvan bewust.
- Houd oogcontact, dat wekt de indruk van betrokkenheid.
- Denk aan je houding. Daarmee bepaal je de houding en het gedrag van de ander.
- Bij een persoonlijke aanval voorkom je om je te verdedigen. Vraag om suggesties hoe het anders kan.
- Spreek verstaanbaar en op een plaats waar je elkaar verstaat.
- Kom pas met je mening als duidelijk is wat de ander bedoelt.
Veel voorkomende hindernissen bij het communicatieproces zijn:
- Woorden bedenken. Je vindt een vraag te ingewikkeld om te beantwoorden of een reactie moeilijk onder woorden te brengen. Ook bij vooroordelen als ‘het zal wel zus of zo zijn’.
- Onduidelijk spreken. Komt veel voor door onduidelijke uitspraak, gebruik van een lokaal dialect, niet aankijken of binnensmonds spreken.
- Niet goed luisteren. Problemen, veroorzaakt door doofheid, externe ruis, ongeïnteresseerdheid of te veel bezig zijn met het eigen belang of antwoord.
- Slecht begrijpen. Door niet geconcentreerd te zijn of weinig invoelingsvermogen te hebben. Het kan dat de ander een ander begrippenkader hanteert.
- Slecht checken. Iemand durft je uitspraken niet te verifiëren omdat hij bang is dom gevonden te worden wanneer hij je niet kan volgen of hij checkt niet op begrip omdat hij vindt dat hij alles wel begrepen heeft.