In het dagelijks handelsverkeer communiceren we veel maar wat halen we daar eigenlijk uit? Krijgen we de antwoorden van klanten of leveranciers die we willen hebben of die we willen horen? Alles valt of staat met de juiste vraag, de juiste aandacht en voldoende empathie. Bedenk maar eens wat voor vragen er zoal zijn en waar je op moet letten:

  1. Open vragen Dit zijn vragen waarmee je een bepaalde verstandhouding verkrijgt. Je legt er zogezegd contact mee. Het zijn vragen om de ander mee op zijn gemak te stellen: “Heeft u het kunnen vinden”, of een opmerking als: “Ik zie dat je ook postzegels verzamelt”. Om meer achtergrond informatie te verkrijgen mag je best een mening vragen of een voorzet geven als: “Wat denkt u of wat vind u daarvan”? Ook commentaar geven op een verhaal en wachten tot de ander het gesprek overneemt. Eigenlijk is het een verborgen vraag want je wacht doodleuk op een reactie.
  2. Peilende vragen Deze vragen hebben tot doel om de ander aan te moedigen tot vertellen c.q. om belangstelling te tonen (zodat hij blijft praten). Het zijn dikwijls non-verbale geluiden zoals “Hmmm”, “O?”, of, “Ah?” e.d. samen met de juiste gelaatsuitdrukking of hoofdbeweging. Bij een aanmoediging antwoord je meer van “Jaja” of “Interessant”. Je kunt natuurlijk meer vragen stellen met “Waarom” of “Waarom niet”? Je gaat vergelijken met vragen als: “U doet nu heel wat anders dan vroeger”, of dieper naar zijn mening vragen door te zeggen “Hoe bedoelt u” of “Waarom vindt u dat?” Ook zijn verhaal samenvatten: “Als ik u goed begrijp zegt u eigenlijk—?”
  3. Gesloten vragen Gesloten vragen worden eigenlijk uitsluitend gesteld om harde feiten vast te stellen. Het doel is om bevestiging over plaats, tijdstip of personen te verkrijgen. Dat kan een ja/nee response opleveren maar ook harde informatie zoals: “Zijn we het met deze opdracht eens?” of: “Hoeveel werknemers heeft uw bedrijf in dienst?” zo ook: “Heb ik goed begrepen dat u zes kinderen hebt?”
  4. Vraagvormen Gebruik een groot scala aan verschillende vormen om zo uitgebreid mogelijk informatie te verwerven. Geef de ander zo veel mogelijk bedenktijd om een zo goed mogelijk antwoord te geven zonder dat jij de vraag al invult, voorkookt of hem niet laat uitspreken. Tenslotte wil jij zo veel mogelijk informatie ontvangen. Analyseer de antwoorden zo objectief mogelijk. M.a.w.: wat tracht de ander over te dragen of wat bedoelt hij precies (incl. non-verbale signalen)

 Anthony Robbins; Succesvolle mensen stellen betere vragen en als resultaat daarvan krijgen ze betere antwoorden