Voor een ondernemer of zelfstandige is het van belang om zicht te hebben op de inkomsten en uitgaven van je activiteiten. Alleen dan kom je niet voor vreemde verrassingen te staan. Je inkomsten lopen nu eenmaal niet parallel met de kalender, zoals dat gaat voor iemand in loondienst. Om je kosten te kunnen betalen, is een goed overzicht van belang. Om goed inzicht te hebben moet je je administratie op een gedegen manier bijhouden. Veel ondernemers vinden het niet leuk om hun administratie te doen. Probeer het daarom zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te maken voor jezelf. Je kunt al een simpele administratie opzetten met Excel of Word. Excel is goedkoop en werkt heel eenvoudig. Wel kost het wat tijd om bijvoorbeeld kwartaalberekeningen te maken voor je btw-aangiftes. Als je een simpel en goedkoop softwarepakket aanschaft, heb je die problemen niet. Zoek dus een boekhoudpakket dat bij je past. Misschien is er wel een pakket voor jouw branche. Vraag ernaar bij anderen zzp’ers. Houd je toch angst voor het onbekende? Besteed het dan uit. Zoek een administratiekantoor dat bekend is of ervaring heeft in jouw branche. Het kost je de kop niet en je weet dat daar geen fouten worden gemaakt en het is belangrijk voor de Belastingdienst. Die ziet liever een professional aan het roer. Zo krijg je automatisch de overzichten die je nodig hebt om te ondernemen en  inzicht in hoe je reilt en zeilt. Zodoende speel je in op de nodige aanpassingen van je in- en uitgaven. Hier volgen wat adviezen, om administratief orde op zaken te stellen, die iedere ondernemer (in wat voor beroep dan ook) moet volgen:

1. Overleg met je partner op welke wijze je de administratie verzorgt.
2. Werk de administratie minimaal eenmaal per week af .
3. Open dagelijks je post en je e-mail.
4. Verwijder alle reclame onmiddellijk, zowel fysiek als digitaal.
5. Beantwoord mail zo snel mogelijk. Na twee dagen is het mailtje doorgeschoven naar volgende pagina’s en zie je het over het hoofd.
6. Log iedere ochtend in bij je bankaccount, check het saldo, evenals grotere mutaties en boek betaalde debiteuren onmiddellijk in.
7. Betaal rekeningen op tijd (14 dagen) en kleine bedragen onmiddellijk.
8. Log in op websites van automatische betalingen, bijvoorbeeld telefoonrekeningen en check de bedragen.
9. Schrijf in je agenda (bijvoorbeeld in je smartphone of tablet) wat er moet gebeuren (bijvoorbeeld de belastingfacturen betalen of een offerte versturen).
10. Gebruik een papierversnipperaar uitsluitend voor gevoelige documenten en voor reclamebrieven waar je rekeningnummer op staat (ook voor privé).
11. Bewaar alle belangrijke documenten, zoals overeenkomsten, polissen en garantiebewijzen in een ordner met tabbladen, maar ook digitale gegevens in de computer sla je op in mappen.
12. Zorg voor een losse harde schijf of ander medium (cloud) en kopieer je complete database met verkoop en administratie iedere week als back-up.
13. Check af en toe kantoorvoorraden, zoals printerinkt, nietjes of visitekaartjes en vul ze per week aan. Zo hoef je niet voor ieder klein ding de deur uit.
14. Doet je partner de administratie? Neem dan regelmatig de administratie met hem/haar door. Jij blijft verantwoordelijk.

Krijg jij slapeloze nachten nadat de belastingdienst heeft aangekondigd langs te komen? Het is een mededeling waar menig ondernemer toch wat nerveus van wordt. Je vraagt je al snel af wat je eventueel fout hebt gedaan en wat de consequenties zullen zijn. Heb je je zakelijke kilometers wel naar waarheid ingevuld en heb je niet eens kasgeld ontvangen zonder een factuur te schrijven? Nee hoor, maar misschien wel een laptop gedeclareerd die in gebruik is bij je dochter op haar studentenkamer en dat dure etentje op eerste kerstdag, was dat wel echt zakelijk? Waar gaat hij in zitten neuzen? Wat gebeurt er als hij iets vreemds tegenkomt? Omdat het onbekend terrein voor je is, tref je hier enige geruststellende woorden aan om de belangrijkste belastingstress bij je weg te nemen:

1. Wat komt hij doen? Hij komt namens de fiscus kijken of de belastingaangiften kloppen met de omzet en kosten. Hij komt om een controle uit te voeren maar in de praktijk zal hij zich richten op een deelgebied, bijvoorbeeld op de btw of de loonbelasting. Ook gaat de controleur vaker een complete branche af met kerngetallen. Daarin kan hij razendsnel zien of er met cijfers geknoeid is of niet. Hij vergelijkt jouw productiecijfers met de gemiddelden van de branche en ziet snel of de zaken zuiver zijn of dat er meer aan de hand is.
2. Waarom komt hij bij jou? Gewoon toeval en niets anders. Als hij een actie in de bloemenbranche doet en jij hebt een bloemenzaak, dan heb je gewoon pech. Normaliter kun je eenmaal in de vijf à zeven jaar bezoek verwachten. Iedereen komt vroeg of laat aan de beurt want naast reguliere bezoeken kun je ook verrast worden door tips of klikkers van buitenaf (netjes heet dat natuurlijk verlinkt worden). Vaker gebeurt het dat een collega tegen de lamp loopt en bij het gesnuffel blijkt dan dat de goederen zwart bij jou vandaan komen, waardoor jij ook bezoekt krijgt. Let op: de belastingdienst hoeft geen verantwoording af te leggen waar zij de informatie vandaan heeft en geeft geen reden op waarom zij op bezoek komt.
3. Mag je het bezoek weigeren? Nee, dat mag je niet. Ze zijn van harte welkom maar moeten zich wel van tevoren aankondigen en je de tijd geven om de juiste informatie en cijfers te produceren, bijvoorbeeld van vier jaar geleden. Er zullen dus enige weken tussen zitten voordat ze voor je deur staan. Je spreekt een datum af waarbij je boekhouder aanwezig kan zijn. Binnenvallen gebeurt alleen wanneer er een verdenking is van grote fraude maar dan komt de FIOD op bezoek en niet de belastingdienst. Je kunt je rustig voorbereiden op het bezoek en overleggen met je boekhouder wie wat doet en welke strategie je daarbij samen volgt! Raadzaam is daarbij dat de boekhouder zoveel mogelijk samenwerkt met de controleur en dat jij voor eventuele vragen op de achtergrond aanwezig bent (en voor koffie zorgt!).
4. Mag hij overal in snuffelen? Nee, dat mag hij niet. Hij mag alleen inzien wat met fiscale heffing te maken heeft en niets meer dan dat, dus alle rekeningen, bonnetjes, inkoop en verkoop, balans en winst. Maar ook overeenkomsten, leasecontracten, brieven enz. De kinderrekening van je dochter hoort daar bijvoorbeeld niet bij. Spreek duidelijk af wat privé is en waar de ambtenaar naar mag kijken. Normaliter zal hij nooit een lade opentrekken maar naar een overeenkomst vragen die jij al hebt klaarliggen of die je alsnog tevoorschijn haalt. Het is niet de bedoeling dat de ambtenaar gesprekken aangaat met anderen (je moeder, dochter of werknemer). Houd hen dus weg. Wees bereid om aan redelijke verzoeken te voldoen en werk mee. Zorg dat de sfeer vriendelijk en ontspannen blijft. Aan een zure ambtenaar heb je niets. Ook als je niet alle zaken piekfijn voor elkaar hebt, hangt daar geen doodstraf aan vast. Als iets niet correct is, beloof je het voortaan beter te doen.

Een goede administratie vormt de basis voor je bedrijfsgegevens en kengetallen. Als zelfstandige ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Deze dien je zeven jaar te bewaren. Belasting (bijvoorbeeld de btw) kan alleen maar bewezen worden met aantoonbare cijfers van een goed bijgehouden administratie. In artikel 3:15i van het Burgerlijk Wetboek staat dat ‘eenieder die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefent, verplicht (is) van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep een administratie te voeren en te bewaren’.

Gemaakte (zakelijke) kosten en investeringen resulteren vrijwel altijd in belastingaftrek. Dat kan echter alleen als je al die transacties via kas, bonnetjes hard kunt maken. Veel is tegenwoordig digitaal aantoonbaar en goed bewijs (bonnen scannen). Bij een aantal zaken is het echter aan te bevelen om ook een papieren kopie te bewaren (bijvoorbeeld facturen). Bij je administratie onderscheiden we de volgende taken:

Boekhouden  Alles wat je betaalt en een zakelijke kostenpost is, dient hard gemaakt te worden op papier. Dat betekent iedere benzinebon, het vliegticket naar Parijs voor een beurs, de nieuwe bureaustoel, maar ook de lunch met een (potentiële) klant of de fles wijn als kerstgift. Alles moet op papier aantoonbaar vastgelegd zijn. Let op! Alle kostenposten die je opvoert in je administratie ter vermindering van belasting moet je kunnen bewijzen!

Archiveren  Het is handig om in- en uitgaande post op te bergen in ordners, gerangschikt op datum van binnenkomst of op alfabetische volgorde. Als je weinig cliënten hebt, kan dat per klant. Belangrijk is dat je het eenvoudig en snel terug kunt vinden. Daarom is overzichtelijkheid een eerste vereiste. Je facturen bewaar je op factuurnummer in een aparte map ‘facturen’. Op die manier heb je op iedere vraag snel een antwoord. Kort gezegd komt het erop neer dat je alles, maar dan ook alles systematisch moet vastleggen wat later eventuele financiële gevolgen kan hebben. Je mag niets kwijtraken!!

 Eisen waar een archivering van de administratie aan moet voldoen zijn:

1. contracten (zowel inkoop als verkoop), afspraken en overeenkomsten
2. zakelijke correspondentie (alle inkoop- en verkoopaantekeningen per klant)
3. bankafschriften (indien kwijt kopieën opvragen bij de bank)
4. kassabonnen en kasadministratie van contante betalingen en/of stortingen
5. ontvangen facturen inkoop (crediteuren)
6. uitgaande facturen verkoop (debiteuren)
7. software en databestanden. Vergeet niet iedere maand een back-up te maken en elders op te slaan. Geprinte bestanden zijn ook geoorloofd.
8. alle correspondentie met de belastingdienst
9. zakelijke agenda’s