Spam is de verzamelnaam van ongewenste berichten die heel algemeen en niet aan een duidelijke doelgroep verzonden worden en dus niet specifiek voor jou bestemd zijn. Je zit er niet op te wachten en wilt ze eigenlijk ook niet lezen. Juist daarom heb je een spam-filter op je PC en laptop geïnstalleerd. Reclamemailtjes zie je dan ook graag in je spam-bak belanden. Je hebt er niets mee. Het is ongeadresseerde reclame waarbij je meestal moet doorklikken om naar een website te komen en daar ben je niet in geïnteresseerd. Het vervelende is dat er specifieke boodschappen welke wel voor jou bestemd zijn soms ook in de spam/bak belanden. Zoals het bij jou gaat gaat het ook bij jouw klanten en relaties. Het is goed mogelijk dat jouw mails ook in hun spam-bak belanden. Het is dus zaak dat dat niet gebeurd. Anders is de hele moeite van mailen en verzenden voor niets geweest. Hier volgen aanwijzingen om te zorgen dat jouw mail wel herkend wordt als mail en niet als niet ongewenste spam:

  1. Zorg altijd voor het correcte mailadres, liefst op naam. Controleer de website van de prospect en tracht achter het juiste mailadres van de persoon in kwestie te komen. Info@ en verkoop@ wordt al snel als spam geïdentificeerd.
  2. Verzendt geen bulkmail. Stuur niet alle mail tegelijk want er zijn spam-filters die bulkmails als spam herkennen of identificeren.
  3. Houd mail kort en bondig. Een lange mail wordt nauwelijks gelezen. Gebruik een nieuwe alinea om rust en overzicht te brengen.
  4. Wees duidelijk. Geef precies aan wat je van de lezer verwacht, wat hij moet doen, bijvoorbeeld zijn huiswerk maken of verder klikken naar een website.
  5. Besteed aandacht aan de onderwerpregel. Deze moet de juiste aandacht trekken en de lezer moet zich erbij betrokken voelen.
  6. Gebruik een hyperlink. Als je wilt dat de lezer op je website moet klikken vermeld deze dan als link zodat je door het hem makkelijk te maken de kans vergroot dat hij via één muisklik bij jouw website terecht komt.
  7. Heb geduld. Niet iedereen reageert onmiddellijk en sommigen van ons reageren helemaal niet. Follow-up dus niet te snel.
  8. Check de spelling. Schrijf de mail liever eerst in Word op, lees deze een paar maal door en plak deze daarna pas in de mail.
  9. Bij Outlook kun je de mail voorzien van een urgentie-flag. Doe dat liever niet. Gebruik de onderwerpregel om nieuwsgierigheid op te roepen.
  10. Blijf beschaafd en gebruik geen overdreven, agressieve of vreemde bewoordingen. Het spamfilter kan ze eruit vissen en verwijdert ze uit de mailbox.