Bij ondernemen zul je net als in het gewone leven problemen tegenkomen die absoluut opgelost moeten worden. Het is van belang dat je goed leert omgaan met effectieve besluitvorming om de problemen op te lossen. Dat is niet iedereen gegeven en het is vooral een kwestie van ervaring. Eerst analyseer en definieer je de problemen om daarna tot een oplossing te komen. Problemen kunnen voorkomen bij kwaliteit, levering of levertijd, logistiek of bij ook door het niet nakomen van afspraken.
Hierbij een benadering bij het oplossen van zulke problemen:
- Zie eerst de feiten onder ogen, definieer het probleem en classificeer het. Zijn de gegevens relevant, representatief en betrouwbaar en wat mis je nog? Heb je naast je eigen bronnen geen andere bronnen van informatie vergeten?
- Alle opties tot een oplossing genereren. Kijk naar soortgelijke gevallen en brainstorm erover met anderen. Maak uit alle beschikbare opties een keuze.
- Is de oplossing realistisch en praktisch? Leg de criteria vast waar de oplossing aan moet voldoen. Hoe weet je of de oplossing aan de eisen voldoet. Als jij het besluit neemt, wie moet er inspraak hebben en wie moet verwittigd worden?
- Als je eenmaal beslist hebt wat er moet gebeuren, bedenk dan binnen welke tijd en door wie het moet gebeuren, wie het moet verkondigen en wie van je besluit op de hoogte moeten worden gesteld. Wie moet het besluit nemen, geraadpleegd worden en de beslissing uitvoeren?
- Wat zijn de risico’s als we geen beslissing nemen, wat zijn de gevolgen als we die uitstellen maar ook wat zijn de consequenties als we verkeerde beslissing nemen binnen dit tijdskader en wat is de uiterste datum dat er beslist moeten worden?
- Analyseer het probleem. Wat is er fout gegaan en wat gaat er nog meer fout als er niet wordt ingegrepen? Wat merken de andere klanten ervan? Is het een eenmalig probleem of komt het vaker voor en wat zijn de gevolgen als er niets gebeurt? Wat zijn de grootste tekortkomingen in het systeem waar wat aan gedaan moet worden teneinde herhalingen te voorkomen?
- Waar ligt de grond van het probleem en wie is de juiste persoon die een besluit tot de oplossing moet nemen? Wie heeft daarbij inspraak en wie en hoe moet dat medegedeeld worden? Zijn er grote problemen te voorzien die obstakels vormen bij de oplossing? Weeg de voor- en nadelen en risico’s af tegen de verwachte opbrengst.
- Hoe lang zit je aan deze oplossing vast? Kan het een precedent scheppen? Kunnen de besluiten herroepen worden en tot wanneer? Welke van de mogelijke opties leveren de grootste kans tot resultaat tegen de minste inspanning en kosten? Let op: De gemakkelijkste of goedkoopste optie hoeft niet altijd de beste te zijn. Het is nutteloos een probleem op te lossen wanneer er daardoor weer een ander probleem geschapen wordt.