Indien je veel informatie los wilt krijgen is het van belang te beseffen dat je eigenlijk een gunst vraagt en beslag legt op de tijd en aandacht van iemand anders en die ander is niet altijd bereid om jou inlichtingen te verschaffen. Bovendien zorgen jouw vragen dat hij afgeleid wordt van zijn eigen werk. Wel in jouw voordeel is dat hij zij zich gewaardeerd voelt zijn gedachten met jou te mogen delen en hem een gevoel geeft belangrijk te zijn. Om hem aan te moedigen informatie met jou te delen is het van belang dat hij zich op dat moment senang/prettig voelt.
Waar moet je op letten als je meer te weten wilt komen:
- Het is geven en nemen. Jij vraagt de ander om een gunst en bent dus de onderliggende partij. Net als met zaken doen is dit gesprek een zaak van geven en nemen. Dat geven kan door middel van praten en luisteren. Vergeet niet dat ook jij wat geeft om wat terug te ontvangen. Zeg hem dat jij het waardeert dat hij bereid is tijd voor je vrij te maken.
- Begin altijd met eenvoudige vragen die gemakkelijk te beantwoorden zijn. Daarmee start je in een ontspannen sfeer waarna je kunt vervolgen met indringender vragen. Begin het gesprek door duidelijk het doel ervan mee te delen. Wek vertrouwen en eerbiedig altijd de gevoelens en denkbeelden van de ander.
- Stel nooit een vraag die met ja of nee beantwoord kan worden maar een uitleg of verklarend antwoord vereist. Voorbeeld: Hoe denk jij daar over, wat is hier eigenlijk gebeurd of heb je een idee waarom men dit doet? Ongestructureerde vragen starten meestal met wat, waar en hoe en zorgen dat de ander beschrijvingen of verklaringen geeft waar je weer dieper op in kunt gaan. Meer gestructureerde vragen zoals: waar, wanneer en wie laten je slechts kiezen tussen een aantal opties.
- Laat belangrijke zaken voorafgaan aan zinnen als: Wat vind je van of wat zeg je van. Het is een manier om ongestructureerde vragen te stellen. Een voorbeeld is: Wat vind je van ons assortiment of: hoe regelt u tegenwoordig de inhuur van arbeidskrachten? Op deze wijze verkrijg je uitleg waar je op zit te wachten en waar je op kan inhaken om meer informatie krijgen.
- Herhaal belangrijke sleutelwoorden. Dit kun je doen door simpel het laatste woord vragend te herhalen. Door dit te doen geef je te kennen dat je hierover meer wilt weten en verdere uitleg waardeert. Voorbeeld: de ander vertelt dat hij goed verkoopt maar dat er weinig marge tussen zit. Als je stelt: “weinig marge”? moet hij wel verdere uitleg geven.
- Vat belangrijke dingen samen. Een andere manier om meer informatie te krijgen is om een korte samenvatting te geven hoe jij de zaken begrepen hebt. Indien alles klopt zal hij een (gestructureerde) vraag beantwoorden met ja. Indien hij het er niet mee eens is zal hij de (ongestructureerde) vraag beantwoorden door meer uitleg te geven waarom hij het er mee oneens is en uitleggen dat hij het anders heeft bedoeld. Dit recapituleren levert je weer meer inzicht en informatie op.