Een goed begin is het halve werk. Heel bekend maar ook van toepassing op alle werkzaamheden die jij als ondernemer verricht. Het overkomt je als zelfstandige zeker meerdere malen dat je op zo’n hele drukke dag niet altijd de tijd vindt om even over de dag na te denken. Het is vooral voor jou als zelfstandige zaak om je activiteiten goed te programmeren (niemand anders bepaalt tenslotte jouw agenda).Dat was anders dan toen je nog in dienstverband werkte en de werkgever jouw agenda runde. Omdat er zoveel verschillende consequenties en verantwoordelijkheden op jouw bord liggen, is het extra belangrijk dat je als zzp’er meer aandacht aan de voorbereiding besteedt.

  1. Een goede dagelijkse voorbereiding is het halve werk. Een van de pijlers waarop de doeltreffendheid van de zelfstandig ondernemer is gebouwd, is de voorbereiding op je werkzaamheden. Je weet uit ervaring dat je een opdracht veel beter en sneller uitvoert als je je daar grondig op voorbereidt. De tijd die je gebruikt om het project of de opdracht goed te overdenken, de verschillende kanten ervan bekijkt en de uitvoeringswijzen en potentiële problemen bestudeert, is geen verloren tijd. Je kunt daardoor op een meer rationele manier werken, want je hebt minder tijd nodig voor de uitvoering dan wanneer je je niet voorbereidt.
  2. Door tijd te winnen in de voorbereiding, win je tijd in de uitvoering. Het betekent dat als je je goed voorbereidt je veel doeltreffender kunt werken. Bovendien geeft het je meer flexibiliteit. Als je in de voorbereiding je prioriteiten bepaalt en je acties uitstippelt, beschik je over meer bewegingsvrijheid om onvoorziene gebeurtenissen de baas te blijven.
  3. Je flexibiliteit en aanpassingsvermogen wordt groter. Naarmate je beter weet hoe en waar je naartoe gaat, kun je je gemakkelijker aanpassen. Je zou zeggen dat een goede voorbereiding je juist minder flexibel zou maken omdat je een aantal automatismen veronderstelt maar het tegenovergestelde is waar.
  4. Je automatismen functioneren beter, daardoor krijg je uiteindelijk meer tijd tot je beschikking. Ondernemers, die geen punctuele dagindeling hebben, denken dat ze over meer soepelheid beschikken maar ze zijn juist minder flexibel dan ondernemers waarop je de klok gelijk kunt zetten en zich daardoor een grotere aanpassing kunnen veroorloven.  
  5. Maak een dagplan met een DAGKAART. Prik deze aan de muur in je werkkamer op een plek waar het goed te zien is. Neem een stuk papier (bijvoorbeeld gekleurd A4) en schrijf daarop wat je die dag wilt of moet doen. Niet in de prioriteitsvolgorde maar gewoon zoals je het je te binnen schiet. Privé, zakelijk, maakt niet uit. Noteer alles wat in je opkomt. Wat je zelf moet doen, welke afspraak je moet maken of de garage bellen etc. Alles wat belangrijk is en bij je opkomt, is het noteren waard. Maak een krabbeltje en noteer dat later op je dagkaart op het prikbord. De volgende dag word je eraan herinnerd en realiseer je het een van de volgende dagen ook.       
  6. Maak een actieplan met een ACTIEKAART. Selecteer die zaken die absoluut vandaag afgehandeld dienen te worden en noteer die op je actiekaart. Niet uitsluitend de taken en verplichtingen van die dag maar ook die dingen die je je hebt voorgenomen om te doen zonder dat je daar een vast tijdstip voor hebt vastgesteld. Uitwerken van ideeën, papier bestellen, slagzin verzinnen, noem maar op. Noteer alles op je ACTIEKAART.

Niet lezen met de gedachte leuk ideetje maar dat heb ik niet nodig of ik maak mijn aantekeningen wel op mijn laptop of smartphone of ik gebruik al 3M-stickertjes om op mijn computerscherm te plakken en die mij helpen mij herinneren. Voor een doeltreffend gebruik dient zo’n blad groter en een plezier voor het oog te zijn. Kleine blaadjes of aantekeningen in je agenda hebben niet dezelfde uitwerking als een enkel document dat je taken beschrijft en al je plannen verzamelt die je op die dag wilt realiseren. Bovendien geeft het verwijderen van het blad – met wat is afgehandeld − een goed gevoel. Je brein krijgt een happy gevoel van weer wat afgewerkt! Nee, echt doen. Heus het werkt. Welke conclusies heb je getrokken uit het voorafgaande? Twee hoofdzaken:

  1. De noodzaak om je dagelijkse werk voor te bereiden door er goed uitgerust over na te denken voordat je je in de dagelijkse strijd stort.
  2. Het voordeel dat je kunt putten uit het op een systematische en ordelijke wijze verzamelen van al je ideeën die je kunnen helpen bij het beter voorbereiden, vooruitzien en organiseren van de veel verschillende werkzaamheden.

Door de zaken zo in te richten, zul je zien dat je door de ideeën die je analyseert ook andere ideeën oproept. Daarom is het van belang te benadrukken dat je ook gedurende de voorbereidingsfase in de ochtend alle ideeën die je interessant lijken noteert, hetzij op de dagkaart, hetzij op de actiekaart. Je zult zien dat de dagkaart een doeltreffend werkinstrument is. Het bevat belangrijke informatie en ideeën voor die dag en vormt de eerste stap in je planning. De tijd die je besteedt, stelt je in staat om in alle rust na te denken, je werk te organiseren voor die dag en zelfs grote lijnen voor de komende dagen te bepalen. Het is duidelijk dat dit instrument alleen werkt als je het systematisch gebruikt. Het vereist discipline.

  1. Het haalt de druk bij je weg                                                                                                                                   
  2. Het geeft je een opgelucht gevoel                                                                                                                             
  3. Je vergeet niets                                                                                                                                                               
  4. Je bent de situatie (weer) meester

Want: een goede voorbereiding is 90% van het succes.