In het dagelijks leven ben je vast weleens geconfronteerd met projecten of je hebt er zelf een uitgevoerd. Ook als je er minder ervaring mee hebt, zul je in je zakelijk leven vast geconfronteerd worden met de aanvraag om een project uit te voeren. Wat is precies een project? Een project is een proces waarbij in een bepaalde tijd wordt toegewerkt naar een gesteld doel. Het is per definitie eenmalig en wordt gekenmerkt door een beperkt tijdsbestek waarin de gestelde doelen behaald moet worden. Het is een activiteit die meestal met meerdere personen wordt uitgevoerd en bedoeld om een concreet resultaat tot stand te brengen met bindende afspraken over kwaliteit, opleverdatum en met een vastgesteld budget. Het resultaat moet meetbaar zijn. Een project wordt meestal vastgelegd in een projectplan. Ja, ook aan een zzp’er wordt gevraagd om een (eenpersoons) project uit te voeren. Dat hoeft niet per se met een team eigen mensen te zijn. De klant kan vragen of jij een team van zijn werknemers wilt aansturen. Projecten gaan dikwijls goed maar vaker fout. Dat heeft allerlei oorzaken. Omstandigheden of slecht management kunnen een project faliekant verkeerd laten lopen. Ook jij zal weleens voorbeelden tegengekomen zijn. Dikwijls is een combinatie van problemen de oorzaak. Het komt voor dat het projectteam te weinig gedaan heeft of het totaal verkeerd heeft ingeschat. Een project heet mislukt te zijn indien de resultaten aanzienlijk achterblijven bij de doelstellingen. Dat kan zijn door een aanzienlijke tijdsoverschrijding, te geringe kwaliteit, een grove budgetoverschrijding of te lage opbrengst/marge. Projecten mislukken om de volgende redenen:
- verkeerde analyse van de huidige situatie
- onduidelijke of onhaalbare doelstellingen
- te weinig betrokken opdrachtgever
- slechte controle op de projectadministratie en projectmanagement
- gebrek aan stringente aansturing (door de projectmanager)
- te soepele opstelling tegenover meerwerk
- slechte implementatie of geleverde kwaliteit
- verkeerde of slechte hulpmiddelen (o.a. planningssoftware en spelregels)
- een veranderende situatie van buitenaf
- verliezen van focus op de voordelen van het project
Tip: Het belangrijkste punt van aandacht is te zien of het project in orde is of het klopt! Dit houdt in dat er een uitgewerkte analyse en duidelijke doelstelling moet zijn gedefinieerd. Daarnaast moet iedereen, opdrachtgever en projectleden, ervan overtuigd zijn dat de gedefinieerde doelstelling verwezenlijkt kan worden. Met andere woorden, is de opdracht haalbaar? Ook de keuze van het te gebruiken softwarepakket verdient aandacht. Het is absoluut af te raden om even een spreadsheet samen te stellen en wat boekhoudsoftware te gebruiken. Een geïntegreerde aanpak is onontbeerlijk om een goede controle te houden en daarnaast enige winstmarge over te houden.