Hieronder tref je tips aan om je werkplek optimaal te gebruiken en dus zo efficiënt mogelijk te kunnen werken:
- Zorg dat je werkplek georganiseerd is. Je gereedschap koffer, je bureau, je keuken, je werkbank etc. en dat je overal goed bij kunt, zeker in het geval je een vaste werkplek hebt.
- Zorg dat je altijd bereikbaar bent. In het mobiele tijdperk is dit tegenwoordig vanzelfsprekend maar de klant die met je in gesprek is wil niet gestoord worden. Ook bij ziektes en vakantie moet je bedrijf bereikbaar blijven. Ben je alleen? Schakel dan een telefoonservice in die de eenvoudige vragen kan beantwoorden en je agenda beheert. Het is het geld dik waard.
- Zorg dat je geen achterstand hebt. Breng je voorraden, je gereedschap, toners, papier e.d. up to date. Kom niet in de problemen omdat je je werk moet onderbreken omdat er rommel in de weg ligt of omdat je eerst naar de winkel moet om een tekort aan te vullen. Zorg dat je vanaf nu” bij blijft”.
- Koop minimaal vier postbakjes en noem ze ‘In” voor ingekomen post of mail. “Uit” voor uitgaande post. “Afwachten” voor dingen die nu niet gelijk gedaan kunnen worden maar even bedenktijd nodig hebben en “Filen” of archiveren voor items die je later naar het archief moet verhuizen.
- Leg alles terug op hun vaste plek. Zoals een politieman zijn revolver terug in zijn holster steekt en de tandarts zijn tangen onder handbereik terug legt moet jij ook je gereedschap of andere spullen op hun vaste plek leggen zodat je het altijd vindt als je het nodig hebt. Zo verhinder je dat de thuiskapster zonder schaar en de wegenwacht zonder startkabel bij de klant arriveert. Wees netjes en leg alles snel terug. Zo grijp je niet mis en je sla je geen flater!
- Gebruik hangmappen met ruiters waarin plastic binders gestoken kunnen worden voor o.a. je klantenfiles. Doe hetzelfde met marketing, technische informatie over verkoop, public relations, beurzen of netwerken. Zo ook met materiaal over collega’s/concurrenten en leveranciers.
- Documentatie over in- en uitgaven en belastingen van de afgelopen jaren worden verhuisd naar het archief zodat het niet verwarrend in de weg ligt. Zo ook met computer-databestanden.
- Doe hetzelfde met je papieren archief. Gebruik ordners voor de uitgaande facturen en leg ze op volgorde van nummering. Ook de inkoopfacturen komen in een ordner maar die gaan op volgorde (datum) van binnenkomst.
- Gebruik een lade of kast en verwijder alle mappen die niet actief gebruikt worden naar een tweede archiefkast. Toon met verschillende kleuren van de ruiters waar wat bij hoort en gebruik voor elke activiteit een andere map.
- Andere gegevens of referentiemateriaal dat je wilt bewaren gaat naar het archief zoals inhuur personeel, budgetgegevens, vorige projecten etc. maar bewaar niet teveel. Alleen hard-copy administratieve gegevens zoals alle inkomsten en uitgaven plus alle schriftelijke (originele) overeenkomsten moeten 7 jaar bewaard worden zodat bij een belastingcontrole deze snel beschikbaar zijn. Bewaar alleen wat “juridische waarde” heeft.
- Werk pc achterstanden weg door voldoende hoofd-mappen te creëren met daaronder sub-mappen. Alleen zo krijg je orde in je systeem en kun je overal snel en eenvoudig bij, zonder dat je je een ongeluk zoekt.
- Schaf een boekhoudprogramma aan. Het maakt je leven stuk eenvoudiger en kost in verhouding weinig. Simpel zelf on-line boekhouden en rechtstreeks via je bankafschriften automatisch inboeken.
- Koop en gebruik een database voor leveranciers, klanten en prospects. Voor je mailinglist is het onmisbaar en er is veel keus. Zet het in de “cloud”. Een aanrader zodra de database groter wordt.
- Bewaar zo gestructureerd mogelijk. Je maakt voor jezelf afspraken over het archiveren. Dan gaat het terugvinden een stuk gemakkelijker. Veel hoofd- mappen en daarna sub-mappen gebruiken.
- Maak de mappenstructuur zo klein mogelijk. Dan hoef je niet helemaal de lange weg af te leggen om daar te komen waar je moet zijn. Zet veel gebruikte bestanden in je taakbalk en sleep veel gebruikte mappen naar je favorieten
- Opschonen van je database. Veel mappen gaan maar een korte tijd mee en moet je verwijderen. Voeg het restant van de files bij elkaar in een nieuwe map. Noem deze “oude dossiers”. Zo houd je het simpel en overzichtelijk.
- Kijk niet steeds naar je te doen lijst in je agenda. Het kost veel tijd en je wint er weinig mee. Uitstellen helpt niet. Doe de niet leuke dingen onmiddellijk, dan ben je daar vanaf. Je hoeft er niet langer tegen op te zien en door het te doen krijg je een goed gevoel: “Dat heb ik toch maar mooi weer gedaan “.