Maak het verschil. Als je een nieuwe klant wilt binnenhalen, moet je zijn aandacht trekken. Zorg met je offerte dat je je onderscheidt van de rest. Vermijd zinnen als: Hierbij heb ik het genoegen u vrijblijvend de volgende aanbieding te doen. In de eerste plaats is je aanbieding niet vrijblijvend en in de tweede plaats laat je zien dat het Wordprogramma nog steeds goed werkt bij je. Het product is een offerte die net als alle andere offertes uit je pc komt rollen, net zoals bij de concurrenten. Wees gewoon direct zonder opdringerig te zijn. Begin gewoon met: Graag ga ik in op uw verzoek om ons gesprek te bevestigen en u een concurrerend voorstel te doen etc. Kies een stijl die bij jou past en geen deftige juridische taal. Houd het persoonlijk!
Vergeet niet om in je offerte de situatie van de klant te schetsen. Daarmee geef je aan dat je de problemen juist inschat en dat je je in zijn probleem verdiept. Dat zal hij zeker waarderen.
Werk netjes en compleet. Check of je niets vergeten bent en of de offerte geen hiaten bevat. De volgende punten dienen minimaal aan de orde te komen: een duidelijke omschrijving van het product, in welke uitvoering en kleur, compleet met specificaties, de prijs excl. en incl. btw en eventuele kwantumkorting. Uiteraard de garantieperiode, de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden. Ook de korting bij snelle betaling en de boete bij te late betaling. Als laatste de geldigheidsduur van de offerte. Let ook op taal- en typefouten. Niets is zo vervelend als de naam van de klant of de geadresseerde verkeerd schrijven. De klant denkt al snel dat als een offerte niet klopt, de levering ook niet klopt en hij beter iemand anders kan kiezen. Conclusie: een offerte moet er gelikt en foutloos uitzien! Bij het opstellen van de offerte let je op de volgende punten:
- Het product of dienst is duidelijk omschreven.
- De prijs is duidelijk excl. of incl. btw vermeld.
- De mogelijkheden van het krijgen van korting en of die van toepassing zijn.
- De algemene of speciale voorwaarden die van toepassing zijn en voeg die bij als bijlage.
- De betalingsregeling en per welke datum welke bedragen moeten zijn voldaan en de boetebedingen die van toepassing zijn.
- De garantieregeling die van toepassing is en welke items wel en niet onder die garantie vallen.
- Speciale of bijzondere gegevens, zoals transportkosten en verzekering, installering- en voorrijkosten.
- De geldigheidsduur van de offerte (indien van toepassing).
- Indien de offerte slechts indicatief is, vermeld dan duidelijk: vrijblijvend!
- Vermeld duidelijk dat de offerte slechts geldig is voor deze klant en niet van toepassing is op een andere prospect.