Vergaderen door middel van een videogesprek is tijdens de coronacrisis bijna de standaard geworden. Thuiswerken betekent ook thuis vergaderen. Steeds meer vergaderingen worden via Skype of Zoom bijgewoond. Dat kan een gesprek met een klant of leverancier zijn maar ook een projectgesprek met collega’s. Je hebt al gemerkt dat het anders voelt dan een echt gesprek. Je bent sneller afgeleid en merkt dat een gesprek niet lekker doorloopt. Af en toe treedt er vertraging op. Het videosignaal loopt achter bij het geluid en dat leidt af. Dat videobellen kost je meer energie dan een één-op-één livegesprek. Op dit onbekende terrein is het nuttig hier duidelijke regels aan te verbinden. Hier vind je een handreiking voor beter online-vergaderen:
- Achtergrond Creëer een rustige achtergrond die niet te veel afleidt. Je ziet veel boekenkasten maar de vraag is of dat wel zo geschikt is. Het maakt wel een mooie rustige achtergrond maar je gaat toch uitzoeken of je titels en interesses kunt herkennen. Een paar rustige plaatjes of een andere rustige achterwand is wel zo gepast.
- Oogcontact is essentieel. Probeer oogcontact te houden, ook al is dat door alle afleiding niet eenvoudig. Blijf geconcentreerd want zonder oogcontact lijkt het of je andere zaken belangrijker vindt. Wel afwisselen naar beide ogen of even naar een neutraal punt kijken, bijvoorbeeld een stropdas, mond of voorhoofd, maar blijf erbij. Je kunt ook afwisselend naar de persoon en cameralens kijken. Dat lijkt nog het meest op een natuurlijk gesprek. Niet opzij of naar iets anders, zoals naar de koffiepot of een kind kijken. Je gesprekspartners verwachten oogcontact, net zoals jij dat van hen verwacht.
- Afstelling Zorg dat de cameralens zo opgesteld staat dat je gezicht op het scherm klein is. Als je te dichtbij staat, vertekent het beeld van je gezicht en komen neus of pukkels dubbel zo groot over en dat leidt af. Kom niet met je handen aan je gezicht. Ook niet aan je haar of lippen en helemaal niet pulken, net zomin als koffiedrinken of iets eten. Alle bewegingen, die zichtbaar voor je gesprekspartner zijn, worden uitvergroot en leiden af.
- Positionering Dit houdt in het op de juiste plaats zetten, het positioneren van je laptop/camera. Dit is belangrijk omdat jouw opstelling het plaatje bepaalt. Frame hem zo dat je laptop op gelijke hoogte met je gezicht komt. Anders kijken de kijkers in het plafond als hij te laag staat en in je nek als hij te hoog staat. Ruim van tevoren uitproberen dus. Werk je aan een bureau, plaats dan een aantal boeken onder je laptop totdat je het optimale plaatje hebt. Dat is de camera op ooghoogte. Anders kijkt men op je neer of naar je op. Laat je gezicht tot en met je schouders zien, liever geen handen, die leiden te veel af.
- Belichting Ga niet met je rug naar het licht zitten. Aangezien oogcontact het belangrijkste is, moeten je ogen goed zichtbaar zijn. De andere partij moet het wit van je iris kunnen onderscheiden want je brein reageert daarop. Zorg dat je gezicht goed verlicht is. Niet in de schijnwerper want dan word je weer wit en overbelicht!
- Gedrag Stel het beeldscherm zo in dat je zelf een klein beeld van je gezicht ziet. Anders blijf je steeds naar je eigen gezicht kijken, net zoals je dat automatisch bij elke spiegel doet die op je gericht staat. Natuurlijk blijf je nieuwsgierig hoe je overkomt. Vergeet niet dat je non-verbale gedrag op het scherm sterker overkomt dan in het echt.
- Pauzeer Neem af en toe een korte pauze, bijvoorbeeld een sanitaire stop. Lang video-vergaderen kost veel energie. Door je zinnen even te verzetten en afgeleid te zijn, reset je je gedachten en kun je na een kop koffie (buiten beeld) er weer fris tegenaan.