Financiële kennis bij ondernemen is niet alleen handig, het is zelfs bittere noodzaak maar je hoeft geen accountant te worden. Iedere starter (en dus ook de zzp-er) heeft minimale kennis van financiën nodig, anders komt hij vroeg of laat in de problemen. Geldstromen vormen een essentieel onderdeel van het zakendoen en daarom is het belangrijk te weten waar je mee bezig bent. Het is cruciaal dat je enige financiële basiskennis bezit of alsnog opdoet. Dat kan uit boeken, cursussen, seminars of gewoon door veel te praten en vooral door te vragen bij je boekhouder of  AA-accountant.

Waarom heb je eigenlijk die basiskennis nodig?

1. Om geldstromen te kunnen volgen. Wat gaat er precies in en wat gaat er precies uit. Resultaat: Je weet of je verlies of winst maakt en of je goed bezig bent (of niet).
2. Als je de boekhouding zelf doet met een boekhoudpakket. Zo maak je het jezelf gemakkelijk als je gaat werken met een softwarepakket op je computer of via internet.
3. Je kunt niet zonder want je moet je cijfers aanleveren bij de belastingaangifte. Administratie hoort nu eenmaal bij het ondernemen en tegen boekhouden kun je geen nee zeggen. Hoe vervelend dat ook is.
4. De integratie van alle cijfers. Als jij of je bank inzicht in de resultaten van je zaak wil krijgen is het belangrijk de cijfers niet alleen te combineren, te interpreteren maar ook enigszins te begrijpen.
5. De impact van de kosten, marges en haar consequenties te doorzien. Inzicht is onontbeerlijk om een zaak winst te laten maken.
6. Het scheiden van zakelijke en privé-uitgaven geeft veel meer duidelijkheid, zowel in je zakelijke als privésituatie.
7. Met financiële kennis blijk je een beter resultaat te boeken. Je wordt vooral kostenbewuster. Raar maar waar.
8. Het geeft inzicht in de inkomsten en uitgaven en hoe die opgebouwd zijn. Hoeveel klanten heb je, welke klanten zijn de belangrijkste inkomstenbronnen en wie levert daarvan de meeste winst op.
9. Om voor de grap je eigen uurloon eens te berekenen (nettowinst gedeeld door je werkelijk gemaakte uren) maar ook de productiviteit van je machines. Hoe efficiënt werk je eigenlijk?
10. Om jezelf een salaris uit te keren moet je kunnen berekenen wat er aan bruto maar ook aan netto marge onder aan de streep overblijft. Bij een te laag salaris kun je geen buffer opbouwen en bij een te hoog salaris zal je zaak aan vermogen inleveren. Beiden is niet aan te bevelen.
11. Met financiële kennis kom je er pas achter hoeveel je werkelijk aan marketing en pr hebt uitgegeven. Je kunt nu nagaan of je begroting niet is overschreden.

Als je net voor jezelf begint, is het super belangrijk om scherp op de kosten te letten. Alles wat je door anderen kunt laten doen, kost geld. Dus overweeg je om zoveel mogelijk zelf te doen. Je hebt toch uren over. Om kosten te besparen, doen veel starters de inkoop, transport, facturatie en administratie zelf. Je aangifte voor belasting deed je vroeger toch ook zelf? Maar als dat ten koste gaat van betaald werk, is het beter om dat werk uit te besteden. Hier even wat hulp bij je keuze:

1. Weet waar je aan begint  Veel starters hebben weinig kennis van financiële zaken. De administratie doen zonder ervaring of kennis zal in verhouding veel tijd kosten. Bovendien zijn de bank en de belastingdienst veel wantrouwender bij een amateur dan bij een professional die de geld- en belastingzaken voor je regelt.
2. Wat past het beste bij jou? Voor een zzp’er die start als adviseur met voornamelijk kantoorwerk en slechts 1 à 2 rekeningen per maand maakt, is de keuze niet moeilijk. Maar voor een fysiotherapeut met honderden (verschillende soorten) facturen ligt dat heel anders. Ook de financiële administratie wordt daardoor een stuk ingewikkelder.
3. Niet declareerbare uren  Alle uren die je niet kunt declareren, zijn verloren uren. Alle uren die je besteedt aan telefonische acquisitie, je eigen advertenties ontwerpen, je website of je administratie zijn uren die je beter kunt besteden. Doe dat dan ook. Het zijn zaken die je in ieder geval moet overwegen uit te besteden, zodat je je echte werk kunt doen. Of dat nu masseren, schilderen, timmeren of programmeren is.
4. Overweeg een online boekhouding  Er is een scala van administratieve (goedkope) softwarepakketten beschikbaar. Met sommige kun je facturen maken die automatisch geboekt en verwerkt worden. Een boekhoudprogramma geeft je inzicht in de inkoop en onkosten, zorgt voor een btw-aangifte en stelt een winst- en verlies- of jaarrekening op.
5. Zelf doen maar wel met vangnet  Je kunt ook kiezen om het zelf te doen met op de achtergrond het vangnet en ondersteuning van een expert. Zoek een boekhouder of accountant bij je in de buurt en bespreek met hem/haar welke mogelijkheden er zijn.

Boekhouders of administratiekantoren in het midden- en kleinbedrijf adviseren vaak een online boekhoudprogramma mét of zonder extra service, zoals advies en ‘meekijken’. Dit is een prima alternatief voor mensen die graag zelf de controle houden, maar wel geholpen willen worden. Ook belastingaangiftes kunnen veel tijd kosten. Zo moet je ieder kwartaal aangifte voor de omzetbelasting doen. Het voordeel van zo’n boekhouder is dat hij alle fiscale regels kent. Dat geeft de rust dat het goed gebeurt en bespaart je een hoop tijd waarin je werk kunt doen dat wél declarabel is. Op deze manier betaalt het in de arm nemen van een expert zichzelf terug. Het risico van alles zelf doen is dat je als leek fouten maakt en dat kost geld.

In een andere blog ben ik uitgebreid ingegaan op de eisen waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Er zijn echter zijn meer verplichtingen op het gebied van betalen en betaald worden nl: het bijhouden ervan. Dat betekent dat je een administratie moet voeren. Het boekhoudpakket of boekhouding (de administratie over de inkoop en verkoop) slokt al je facturen op. Die worden gecontroleerd wanneer jij de betaling gedaan hebt en wanneer de debiteur jou betaald heeft. Daarnaast mag je van de administratie niets weggooien. Er bestaat namelijk zoiets als een:

Bewaarplicht van zeven jaar

Alle facturen die je verstuurt en/of ontvangt bewaar je in een administratie. Dat is wettelijk verplicht, want de belastingdienst moet jouw cijfers kunnen controleren. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen hoef je niet af te drukken maar mag je digitaal opslaan. Je bewaart alles zeven jaar en facturen over onroerende zaken zelfs tien jaar. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Bij kassabonnen moet het product en btw vermeld zijn. Alleen een uitdraai van de kaarttransactie is niet voldoende. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken zoals firmanaam, rekeningnummer (bijvoorbeeld per bankcard) en datum zichtbaar zijn. Als het aan deze voorwaarden voldoet hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze administratie moet 7 of 10 jaar bewaard worden en binnen een redelijke termijn ook weer beschikbaar en controleerbaar zijn.  Hieronder volgen tips om betalingen en verkoopadministratie professioneel uit te voeren:

1. Verzoek je leveranciers om de facturen te sturen in UBL format naar het e-mailadres van je administratie
2. Verstuur je facturen altijd vanuit je administratiesoftware of boekhoudprogramma. Maak automatische bankkoppelingen
3. Zet je betalingen altijd klaar vanuit je administratiesoftware
4. Maak koppelingen met andere externe pakketten zoals kassasystemen of payment-providers zoals iDeal, Paypal, Mollie etc
5. Wijs de regels toe op de bankmutaties om deze mutaties te automatiseren
6. Betaal je facturen op tijd en tracht altijd een betalingskorting te krijgen
7. Houd de uren die je besteedt aan je onderneming goed bij. Dit bepaalt of je recht hebt op aftrekposten in de inkomstenbelasting
8. Maak periodiek een back-up van je administratie
9. Start altijd een aparte zakelijke bankrekening en zorg ervoor dat bancair zakelijk en privé niet door elkaar lopen.