Iedere starter krijgt er een keer mee te maken. Het innen van slecht betalende klanten. Met andere woorden: het beheren van het werkkapitaal, want dat is het. Je bent gestart met een zak geld. We noemen dat het werkkapitaal. Je doet er de uitgaven mee en het wordt weer bijgevuld met je inkomsten. Het verschil is het buffer-kapitaal. Een oud gezegde luidt: “de kosten gaan voor de baat” uit maar de klant wil of kan om de volgende reden niet betalen:

1. De klant is ontevreden over de levering van product of dienst. Zorg dus dat je afspraken duidelijk op papier staan en dat je die ook nakomt
2. De klant of ondernemer wordt zelf niet betaald door afnemer of derden en heeft niet de beschikking over voldoende gelden om op dit moment te betalen
3. De klant heeft geen geld en kan dus onmogelijk betalen. Jij kunt dus lang wachten maar hij heeft het gewoon niet. Let op: over 8 weken ook nog niet!

Als een klant niet betaalt en je vindt dat je toch volledig recht hebt op je geld zul je verplicht worden krasse maatregelen te nemen. Bijvoorbeeld door het inschakelen van een incassobureau of zelfs een deurwaarder. Je hebt tenslotte een product of goed werk geleverd. Belangrijk is dat je er als ondernemer bovenop blijft zitten. Wacht je drie maanden met het versturen van je rekening en ga je er pas zes maanden later achteraan dan weet je dat je niet serieus genomen wordt. Als men niet van goede wil is zal jij je uiteraard hard moeten maken. Dat is alleen maar mogelijk als je bij aanvang alles duidelijk zwart op wit hebt gezet.  Er is nog een les die je kunt leren. Als het om grote bedragen gaat is het zinvol om te overwegen of af te spreken om deelbetalingen te vragen. Als die al niet op tijd betaald worden weet je misschien nog op tijd hoe laat het is. 10 Tips voor een gezond debiteurenbeheer  (volgens kvk)

1. Gebruik algemene voorwaarden
2. Organiseer je debiteurenbeheer
3. Check de klant vooraf
4. Let op de betalingstermijn
5. Factureer snel (op tijd)
6. Ga na bellen zodra de betalingstermijn is verstreken.
7. Stuur een aanmaningsbrief
8. Start met juridische middelen
9. Vraag om teruggave van de BTW
10. Gebeurt dit te vaak, overweeg dan om de facturen te innen via factoring

Toon lef: ga er achteraan en laat je niet met 1001 smoesjes afschepen. Na de tweede smoes weet je dat er ook een derde en vierde smoes komt.

De gemiddelde accountmanager-zakelijk bij een grotere bank heeft weinig op met jonge ondernemers. Hij komt en werkt vanuit een behoudende ambtelijke omgeving en is gewend te denken in regels en zekerheden. De ondernemer die gewend is aan vrijheid van denken en handelen is meestal best bereid om enig risico te nemen. Niet helemaal ‘fitting’-partners dus. Het is van belang dat je je inleeft in wat zo’n bankman van je verwacht en vooral waar hij gevoelig voor is. Zorg dat je bij je lokale bank zijn rechtstreekse telefoonnummer krijgt en dat je hem herkent. Laat je niet afschepen met een internetpersoon of iemand aan de telefoon van het hoofdkantoor.

Een aantal punten waarop je moet letten om te voldoen aan de eisen van zijn ideale klant:

1. Hij kan meer aan je verdienen door meer diensten bij hem af te nemen: privérekening, hypotheek, financial leaseauto, verzekeringen, reisbureau, aandelenportefeuille, rekening voor je kinderen. Informeer wat de bank nog meer voor jou kan betekenen.
2. Breng een persoon mee die ervoor openstaat om ook een service van de bank af te nemen. Banken zijn gek op referenties die jij aan anderen geeft over hun bank.
3. Behandel de accountmanager als een belangrijke klant. Vraag hem mee uit lunchen, nodig hem uit voor een seminar en zorg dat je vertrouwelijk met elkaar omgaan. Zorg dat hij jouw activiteit begrijpt en je mag als persoon.
4. Benadruk dat niet alleen de bank maar ook jij risico’s loopt. Jij hebt tenslotte een deel van de investering gedaan. Jij kunt je niet permitteren om die te verliezen.
5. Toon je cijfers per jaar en per kwartaal. Natuurlijk de successen zoals grote orders maar ook als het even niet zo goed gaat, laat je zien wat er speelt. Dat schept vertrouwen. Naast de cijfers geef je hem uitleg, zodat hij de waarheid achter de cijfers te zien krijgt. Houd hem op de hoogte en verras hem nooit met slecht nieuws als het te laat is.
6. Laat het goede nieuws zien maar ook vermeldingen in de pers zijn interessant voor hem. Betrek hem bij alle belangrijke feiten en gebeurtenissen.
7. Nodig hem uit bij de party voor het nieuwe kantoor of bij andere festiviteiten. Geef hem het gevoel dat hij er een beetje bij hoort.
8. Je wilt uitbreiden. Dat klinkt hem als muziek in de oren. Vooral als je meer krediet nodig hebt want alleen daarmee kan hij scoren en geld aan je verdienen. Een klant die geen geld nodig heeft, is voor hem niet interessant.
9. Bewijs dat je je mannetje staat en geen onverantwoorde risico’s neemt. Laat zien dat je een probleem hebt gehad en dat je dat geheel zelfstandig hebt opgelost. Het toont aan dat je zaken aankunt zonder roekeloos te zijn.

“Nothing is certain but death and taxes” Benjamin Franklin  (Amerikaans politicus)

Ja, een ding weten we zeker. Ook wij gaan allemaal een keer dood maar belasting? Hoe zat dat ook al weer. Belasting? Dat betaalde mijn baas toch altijd?  Als zzp-er krijg je te maken met de belastingdienst, ook wel fiscus genaamd . En veel zelfs. Inkomstenbelasting, omzetbelasting, vennootschapsbelasting, vermogensbelasting, invoerrechten, onroerendzaakbelasting, milieubelasting en ga zo maar door. Veel rijke mensen zeggen: “Ik ben gek op belasting betalen. Ik kan er niet genoeg van krijgen” en zo is het natuurlijk wel. Als je heel veel belasting betaalt ontvang je ook veel inkomsten. Tenslotte is jouw uiteindelijke doel als ondernemer dat je zaak zodanig gezond wordt dat er winst uitkomt en met winst bedoelen we hier dat je redelijk  – het liefst goed -, in je onderhoud kunt voorzien. Die winst is niet alleen broodnodig om nieuwe investeringen te doen, het bepaalt ook voor een belangrijk deel jouw financiële privé situatie als de ondernemer. De fiscus eist echter ook zijn deel op. Wat daarna overblijft (de winst na belasting) komt ten goede aan je bedrijf en/of ondernemer.

Het berekenen van de BTW  Over alle producten en diensten die je verkoopt moet je btw berekenen. Als voorbeeld: je verkoopt een (nieuwe) stofzuiger aan een klant voor een bedrag van 80 Euro. Dit vermeldt je op de factuur en vervolgens bereken je daar 21% btw over. Hiermee wordt het totale factuurbedrag  96,80 Euro. In de detailhandel vermelden we die btw meestal niet afzonderlijk maar is wel in de verkoopprijs verdisconteerd.
Op je factuur dien je minimaal te vermelden:

1.  Jouw bedrijfsnaam en adres
2. Een factuurnummer en datum
3. Jouw btw-nummer dat je van de Belastingdienst hebt ontvangen
4. Naam en adres van je opdrachtgever/afnemer
5. Een gespecificeerde omschrijving van de diensten en/of geleverde goederen
6. Datum dat de goederen of diensten geleverd zijn

Aangifte doen Van de Belastingdienst ontvang je per internet elke drie maanden een verzoek om aangifte voor de BTW. Van de Belastingdienst heb je een toegangscode ontvangen met een wachtwoord waarmee je inlogt. Je vult hierna in je omzet over die periode, waarna het systeem de btw berekent evenals de door jou betaalde btw op de inkoop (voorbelasting). Het verschil maak je over aan de Belastingdienst voor de gestelde betaaldatum. Je kunt beter tijdig betalen want de Belastingdienst is niet aardig voor je indien je te laat betaalt.

Ook schijnwinsten worden belast.  Elk positief resultaat – na aftrek van je bedrijfskosten – wordt tot fiscale winst gerekend. Helaas worden winsten die bijvoorbeeld door stijging van de prijzen (de inflatie) van voorraden ontstaan en die later weer nodig zijn om deze voorraden aan te vullen als fiscale winst beschouwd en ook als zodanig belast. Hetzelfde geldt voor je productiemiddelen. Hier staat tegenover dat je de voorraden “behoudend” mag waarderen (aan de lage kant dus)