Veel klanten willen graag, voordat ze iets kopen of tot een ‘opdracht tot levering’ overgaan, eerst een gespecificeerde aanbieding zwart op wit zien. Dat is een goed gebruik. Al die door jou gedane beloftes willen ze kunnen lezen en op papier bevestigd zien. Zeker bij wat grotere opdrachten is het belangrijk om duidelijke afspraken eerst vast te leggen. Cliënt wil gewoon duidelijk kunnen lezen wat jij gaat doen en waarvoor hij tekent. Als je bij de supermarkt een pakje boter ziet vindt niemand het vreemd dat dat koopt zonder dat daar eerst een contract voor is opgesteld maar als je gaat trouwen en de organisatie daarvan aan een externe partij overlaat wil je graag weten wat dat allemaal gaat kosten en vooral wat je daarvoor krijgt of wat daarvoor gedaan wordt. Als jij je producten inkoopt wil je ook dat de prijzen en afspraken duidelijk van te voren vastgelegd zijn. Zo kom je later niet voor onverwachte verrassingen te staan. Waak je dus voor veel gemaakte fouten en neem de volgende tips in acht:

1. Stuur geen standaardofferte. Dat levert je wel veel gemak en tijdswinst bij het maken van de offerte op maar geen opdracht. De meeste klanten zijn niet erg gediend van zo’n aanpak. Standaard knip- en plakwerk levert meestal stijlbreuken, irrelevante zinnen en overbodige informatie op en dikwijls wordt vergeten het nog na te lezen. Snel scoren is er dus niet bij.
2. Schrijf vooral niet te formeel. Te veel afstandelijk en juridisch taalgebruik ontmoedigt de klant om verder te lezen. Vermeld de technische specificaties niet in de brief maar in een aparte bijlage. Dat verwart maar.
3. Wees niet te star in je aanbieding. Zorg voor enige onderhandelingsruimte in prijs en aanpak. Door je flexibel op te stellen kun je later tot elkaar komen in plaats van dat de andere partij het gevoel krijgt van “take it or leave it”.
4. Geef niet al je kennis al prijs in een schriftelijke aanbieding. Je wint niets door al in je offerte de oplossing van het probleem weg te geven. Waarom zou de potentiële opdrachtgever je anders nog inhuren? Als het absoluut noodzakelijk is om confidentiële informatie prijs te geven, dient de klant eerst een non-disclosure contract te tekenen.                                               
5. Ga niet in op niet-serieuze aanvragen. Verspil geen tijd aan een prospect waarbij je het gevoel hebt dat deze toch geen product of dienst gaat afnemen maar vooral uit is op het verifiëren van je prijs of werkwijze (de concurrentie?). Misschien zijn het lieden die erop uit zijn om gratis de oplossing voor hun probleem te vinden. Arrangeer altijd eerst een ontmoeting en stuur geen offerte naar onbekenden!
6. Vergeet de follow-up niet. Als je niet op de offerte terugkomt heb je alles voor niets gedaan. Neem binnen twee weken contact op en boek die opdracht.

Conclusie: Een offerte moet er gelikt, foutloos en gepersonaliseerd uitzien!

Je bent uitgenodigd om een bezoek te brengen aan een prospect. Je bent niet erg gespannen want de vorige maal ging alles van een leien dakje en hebt een houding van “ik zal wel zien wat er gebeurd”. Jammer dat je niet eerst je huiswerk gedaan hebt. Wat moet je eigenlijk wel en niet doen bij zo’n klantbezoek?  Let op: een gesprek gaat in drie fasen. Lees eerst welke fasen er zijn en acteer zoals hier beschreven:

a De sfeerfase    De nadruk ligt hierbij op het begroeten, het kennismaken, de sfeer proeven en vooral het non-verbale gedeelte. Je loopt naar elkaar toe, je bekijkt elkaar en zegt gedag, gelijktijdig met het noemen van je naam (de introductie). Belangrijk hierbij is dat je door voldoende communicatie duidelijk aanwezig bent. De sfeerfase wordt meestal beëindigd zodra het koffiedrinken voltooid is.                                                                                                                        b De uitwisselingsfase    De fase wordt zo genoemd omdat hier sprake is van het wederzijds uitwisselen van informatie. Behoeften en kenmerken van de klant staan hierbij centraal. De verkoper begint de behoeftes van de klant te peilen door het stellen van zoveel mogelijk open vragen. Als hij deze in kaart heeft gebracht begint het wederzijdse argumenteren. De klant zal op één van de volgende drie manieren reageren: 1 Met instemming. 2 Met een vraag. 3 Met een bezwaar.  De instemming vraagt om een bevestiging. De vraag vraagt om een antwoord en een bezwaar moet onderzocht worden op relevantie en hardheid. Indien mogelijk worden bezwaren daarna behandeld. In deze fase is het meedenken het belangrijkst.                                                                                                                                                                          c De afsluitfase   Hierbij neem jij als verkoper het initiatief. Op een moment als het beide partijen duidelijk is wat er geboden wordt zal je om de opdracht moeten vragen. Natuurlijk kan het hier ook gaan om een vervolgopdracht of een afspraak hoe jullie hierna verder zullen gaan (”Zal ik een offerte sturen?”).

In de praktijk doe je het volgende:

1. Bedank de klant dat hij bereid is om je te ontvangen, introduceer jezelf en vertel kort wat jij en je bedrijf doet.
2. Beschrijf het product of service en leg uit wat voor voordelen dit voor de klant op gaat leveren.
3. Toon een voorbeeld van je product of laat door middel van brochures zien hoe het er uit ziet. Ga in op de details, waarom het zo speciaal is, waarom het meer te bieden heeft dan de concurrentie en waarom de klant beter af is als hij zaken met jou doet.
4. Terwijl je uitlegt neem je het product heel zorgvuldig in de hand (alsof het van heel breekbaar steen is gemaakt). Daarna geef je het in de hand van de klant om het te bewonderen, aan te raken, te ruiken en het van dichtbij te bekijken. Let op de bewonderende blik en koopsignalen.
5. Beantwoordt alle vragen van de klant op rustige diplomatieke wijze.
6. Jij vraagt om de opdracht.
7. Rond de verkoop af, laat hem tekenen of betalen en neem afscheid en blijf niet langer hangen!

Als je na veel bezoeken eindelijk zover bent dat je denkt dat de klant bereid is om jou de opdracht te gunnen komt het moment van afronden. Het gesprek waar je het eens moet worden over condities en prijs. Ja, misschien ook om de klant over de schreef te trekken. Het is hierbij vooral zaak goed je huiswerk te doen. Nadenken over de strategie die je gaat volgen: welke bodemprijs ga je hanteren, welke alternatieve voorstellen heb je voorhanden en vooral, wat wordt je opstelling. Welke houding neem je aan. Het betekent weer huiswerk doen door er van tevoren goed over na te denken.  Bij het afsluiten bestaan er bij dit gesprek twee regels die extra hulp bieden bij een succesvol verkoopgesprek. Deze zijn:

1. De regel van twee keuzes Indien je bij een verkoopgesprek lijkt vast te lopen is het handig om de potentiële klant minstens twee alternatieven aan te bieden. Dat zijn wel opties die allebei gunstiger voor jou uitpakken (en slechter voor de klant). Het is vreemd maar mensen zullen eerder positief beslissen als ze kunnen kiezen tussen meerdere mogelijkheden. Het maken van een keuze blijkt namelijk makkelijker dan het beslissen of een item al dan niet gekocht wordt. Bovendien kan zo’n alternatief een eerder vastgelopen gesprek gemakkelijk weer op gang brengen. Daarnaast speelt mee dat in het geval beide alternatieven niet optimaal zijn men in ieder geval een beter gevoel overhoudt omdat men keuzes uit meerdere opties heeft aangeboden gekregen. Pas op: biedt de klant nooit meer dan twee extra opties aan want anders heeft hij meer tijd nodig om na te denken en dat wekt maar verwarring.
2. De regel van schaarste Vraag indien de dame aan de telefoon interesse heeft voor de lederen tas uit de etalage of ze aan het eind van de middag nog langs kan komen omdat er meer kapers op de kust zijn. Je forceert zo dat men sneller toehapt. Mensen zijn bang iets mis te lopen dat zeldzaam, apart of tijdelijk beschikbaar is. Indien er een element van schaarste in je verhaal schuilt is het dus belangrijk om dat duidelijk te laten zien.

Het is goed nog even te herhalen bij welk gedrag je het snelst de mist in gaat:

1. Erg interessant doen (de alleswetende zakenman uithangen)
2. Veel te veel praten (klant krijgt geen tijd alles rustig in zich op te nemen)
3. Het niet opvangen van koopsignalen (je walst over hem heen maar luistert slecht)
4. De zaken veel te mooi voorstellen (je overdondert de klant)
5. Het maken van fouten in je presentatie (klant raakt verward) .
6. Op alle vragen, “dat is geen probleem” antwoorden (dan heb je echt een probleem)
7. Je tracht een klant te imponeren in plaats van te inspireren