Producten voor de verkoop op voorraad houden, is niet gratis. Dat kost veel geld. Naast ruimte in een magazijn moeten de producten voorgefinancierd worden. Dit legt beslag op je kapitaal. Het is daarom zaak de voorraden zo efficiënt mogelijk te beheren en deze zo klein mogelijk te houden. Daarnaast is het een groot risico geven om oude producten met een houdbaarheidsdatum niet tijdig te verkopen, evenals de verf voor de kunstschilder of het top-10 boek, die worden na verloop van tijd slecht verkoopbaar.

Hier volgen tips om de voorraadkosten te beperken.

1. Zorg voor een goede administratie. Zowel een inkoop-, verkoop- als voorraadadministratie. Er zijn legio goedkope programma’s hiervoor beschikbaar. Begin desnoods met een eigen Excel-sheet maar start ermee, want meten is weten. Alleen door de zaken goed bij te houden, kun je goed sturen. Denk er niet te licht over want zicht hebben op je voorraden is een must. Ondernemen zonder inzicht in de cijfers is de start van een mislukking.
2. Stuur op omloopsnelheid. Deel de jaaromzet van het product door de gemiddelde waarde van je voorraad. Hoe hoger dit cijfer, hoe beter.
3. Overleg met je leveranciers of consignatie mogelijk is. Je verkrijgt dan een voorraad van je producten, maar je betaalt pas als jij deze verkocht hebt.
4. Onderhandel met de leveranciers over de betalingstermijn. Zo kun je een gedeelde voorraadfinanciering bewerkstelligen.
5. Bekijk of een leverancierskrediet mogelijk is. Let op! Dit is een lening en een vorm van vreemd vermogen. Ook deze lening kost geld!
6. Zorg voor een optimale afstemming tussen je leverancier en je verkoopadministratie. Zo voorkom je problemen en overbodige financieringen.
7. Analyseer je verkoopcijfers. Ga nauwkeurig na op welke producten je de grootste marges maakt en wat je winkeldochters zijn. Ook de omloopsnelheid speelt een belangrijke rol. Gooi je slechtlopende producten eruit zodat de financiering een stuk efficiënter kan. Start een speciale verkoopactie om deze productlijn af te bouwen.
8. Koop pas in zodra de opdracht binnen is. Veel postorderbedrijven en internetwinkels kopen pas in zodra er voldoende vraag naar is. Ook veel taalcursussen die aangeboden worden, worden pas geschreven als er voldoende klanten zijn, waarbij de schrijver slechts een maand voor hoeft te lopen op de daadwerkelijke cursus.
9. Klanten variëren in hun wensenpakket. Sommigen eisen dezelfde dag nog een levering, anderen zijn dik op tijd en vragen een levertijd van een week. Speel daar op in en beperk de voorraden.
10. Werk met een FiFo-systeem. First in – first out. Zet de nieuwste producten achter de oudere producten en verkoop de oudere producten als eerste.

Manage the downside, upside will take care of itself, wat zoiets zeggen wil als: Beperk je risico’s voor als het slecht gaat, als het goed gaat, hoef je er weinig aan te doen. Dan rolt de zaak vanzelf.

Stel, je financiële resultaten houden te wensen over. Het gaat minder goed dan gehoopt en je financiële basis lijkt te smal. Met andere woorden: je komt geld te kort en besluit om met de bank/financier te gaan praten. Zorg dan dat je beslagen ten ijs komt. Je hebt je cijfers op orde en kent ze goed. Niets is zo erg voor een financier als een ondernemer aan zijn bureau die roept dat hij geld tekortkomt, zonder dat hij zijn huiswerk gemaakt heeft. Meestal zal de bank je nee trachten te verkopen bij een financieringsaanvraag maar laat je niet te snel afschepen bij het verkrijgen van een faire deal. Maak (samen met je accountant) een analyse van de resultaten en van je sterke/zwakke punten en bedreigingen. Toon ook hoe je je risico’s kunt beperken en daarmee de risico’s van de bank beperkt! Doe het volgende:

1. Bekijk eerst je debiteuren kritisch. Het is de snelste manieren om aan geld te komen. De meesten van ons zijn te verlegen om hard op te treden tegen slechte of trage betalers. Vergeet niet dat het de belangrijkste reden is dat starters het niet redden. We zijn te bang om onaardig gevonden te worden of dat ze ons daarna de business niet meer gunnen. Kun je het echt niet? Laat dan de boekhouder, incassobureau of jurist het doen. Jouw geld MOET binnenkomen.
2. Werk een betalingsregeling uit met je crediteuren. Ze zijn heus wel gewillig. Het moet wel serieus zijn natuurlijk want je kunt dit spelletje niet iedere week spelen. Denk eraan: als je failliet gaat, krijgen ze niets! Maak je probleem bespreekbaar en onthoud: voor hen is 50% veel en veel beter dan GEEN geld!
3. Verkoop alles wat je over hebt en verkoopbaar is. Alle apparatuur/ voorraad en de auto die je kunt missen, kunnen de deur uit. Uitsluitend datgene wat echt en echt nodig is om geld mee te verdienen behoud je. Verkoop eventueel machines, auto’s of bedrijfspand en lease het terug. (Sale- en leaseback-constructie).
4. Overweeg geen uitbreiding. Veel starters overwegen juist hun business verder uit te breiden wanneer het niet loopt. Als appels slecht verkopen doen we er toch pinda’s bij? Misschien lopen die wel, het is het proberen waard? Stoppen kan altijd nog. FOUT. Door onverantwoord uit te breiden, maak je de problemen groter en is het zonneklaar dat noch appels, noch pinda’s de zaak gaan redden. Zoek de oorzaak van je probleem en vergroot die niet door op meer paarden te wedden.
5. Beperk de kosten. Te veel starters vergeten hun kostenplaatje. Zit er bovenop en check waar je geld naartoe gaat door een efficiënte administratie bij te houden. Weet waar je het geld aan uitgeeft en snijd in de kosten zoveel waar mogelijk.
6. Overweeg een slechtnieuwsscenario. Maak een survivalplan in het geval dat het ergste je overkomt. Zet dat plan op papier. Wellicht toch terug naar de zolderkamer i.p.v. een kantoor of misschien twee dagen per week weer in loondienst om de zaak te redden? Overweeg alles en bespreek het met je partner of met anderen. Wees er open over, dan verras je jezelf en anderen niet. Als je op morgen op straat staat, ben je te laat.
7. Blijf positief denken. Zodra je negatief begint te denken, verlies je de grip op je business. Vergeet niet dat elke zaak door moeilijke tijden is gegaan. Iedere zeiler weet dat hij bij elke oceaanoversteek minimaal een zware storm zal tegenkomen en daar houdt hij rekening mee. Walt Disney vroeg niet één bank om hulp bij de financiering van Disney World, hij kreeg honderd maal nul op rekest, maar ging door totdat hij slaagde. Edison lukte het maar niet om een gloeilamp te maken maar hij bleef erin geloven. Uiteindelijk had hij succes. Maar er knapten wel eerst 3000 lampen voordat ze heel bleven. Volharden en geloven in je product. Zelf positief blijven en tegen je medewerkers en je klanten. Alles is tijdelijk. Zelfs moeilijke tijden.
8. Laat je bedrijf doorlichten. Zoek een adviseur en licht samen met hem/haar de zaak door. Alleen ben je niet objectief genoeg. Dikwijls is een faillissement te voorkomen. Een aantal ondernemers heeft geen idee wat er werkelijk in de zaak gebeurt. Verlies in plaats van winst of veel te lange betalingstermijnen. Bij het doorlichten dient het om vier punten te gaan:
9. De symptomen in kaart brengen. Hoe staat het met de liquide middelen en met het werkkapitaal?
10. Symptomen bestrijden. Is er ergens een deal te maken om op zeer korte termijn aan geld te komen?
11. Oorzaken analyseren. Waardoor komen we in de problemen? Te weinig marge? Geen adequate marketing of verkoop.
12. Verbeterpunten benoemen. Pasklare verbeterpunten moeten aangeven waar onmiddellijk winst te behalen valt zodat de zaak alsnog gered kan worden.

Het hoeft nog niet te laat te zijn. De fouten die je gemaakt hebt waardoor je over de kop bent gegaan, maak je later nooit meer. Het kan de perfecte start zijn voor een nieuwe onderneming.

Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg

Niets duurt eeuwig en alles in de wereld verandert. Ook klanten komen in beweging en het is een feit dat ook jouw klanten niet hun hele leven bij jou klant zullen blijven. Je zult dus steeds op zoek moeten naar nieuwe klanten. Of je nu wilt of niet, er zijn veel zaken waar je rekening mee dient te houden. Hier volgt een aantal redenen waarom jouw klant volgend jaar geen klant meer is, terwijl jij niets fout hebt gedaan:

1. Gewijzigde hobby. Jij verkoopt visvoer. De klant heeft opdracht van de dokter gekregen om meer te bewegen. Hij heeft daarvoor een hondje aangeschaft om te wandelen in plaats van te vissen.
2. Gewijzigde relaties. Je bent zelfstandig dameskapster en je schoondochter is klant. Nu je zoon van haar gaat scheiden, zoekt zij een andere kapster.
3. Gewijzigde leeftijd. Je hebt een winkel voor kinderkleding maar nu je klanten de tienerleeftijd hebben bereikt, kopen hun moeders niet meer typische kinderkleding.
4. Gewijzigde woning. Je klant heeft een nieuwe baan gekregen en is verhuisd naar een andere woonplaats en komt niet meer langs.
5. Gewijzigd door inkomensverbetering. Je klant koopt steeds de doe-het-zelf spullen bij jou. Nu het financieel beter gaat, doet hij minder zelf en laat hij zijn huis schilderen door de vakman. Die brengt zijn eigen verf mee.
6. Gewijzigd door gevorderde leeftijd. Jij verkoopt korte vakantiereizen aan ouderen maar aangezien je (oude) klant niet meer mobiel genoeg is, stopt hij daarmee.
7. Gewijzigd door overlijden. Je tuiniert voor je klanten (vooral voor ouderen want die kunnen het zelf niet meer). Als je lang wacht, overlijden de meeste klanten.
8. Gewijzigde omzet. Door een geslaagde expansie is het bedrijf (jouw afnemer) zo groot geworden dat ze bij een grotere en beter passende leverancier inkopen.
9. Gewijzigd overheidsbeleid. Je hebt een klein benzinestation. Doordat de gemeenteraad heeft besloten dat er geen lpg meer verkocht mag worden binnen de bebouwde kom verlies je je gehele lpg-omzet.
10. Gewijzigd inkomen. De kinderopvang is leuk als het met het gezin naar wens gaat. Nu moeder haar baan heeft verloren kan men het niet geringe bedrag voor drie kleuters niet meer betalen. Moeder speelt thuis zelf voor oppas.
11. Gewijzigd door bezuiniging. Je levert iedere week verse boeketjes op de tafels van het verzorgingshuis. Om te bezuinigen gaan ze over op plastic bloemen.
12. Gewijzigd door ander management. De directie of het inkoopmanagement is gewijzigd en heeft eigen ingangen voor inkoop en leveranciers. Men heeft jou niet meer nodig, ook al ben je beter of goedkoper. Er is voor jouw als nieuweling bij de directie niet tussen te komen.
13. Gewijzigd doordat de klant de productielijn vernieuwt. Omdat jij slechts voor die lijn producten levert, eindigt de noodzaak tot leveringen.
14. Gewijzigd doordat de klant is overgenomen door een groter bedrijf. Men fabriceert en levert in dat bedrijf jouw producten zelf.
15. Gewijzigd omdat de klant zijn activiteiten beëindigd. De banketbakker waar jij je zelfgemaakte appeltaarten aan levert, ziet er geen brood meer in en stopt zijn zaak.
16. Gewijzigde behoefte. De gemeente heeft een nieuwe voetbrug gepland over het kanaal. Dat betekent dat jouw veerpontactiviteit geen bestaansrecht meer heeft en moet stoppen.
17. Gewijzigde familieomstandigheden. De echtgenoot van een klant heeft medische thuiszorg nodig die door de bezuinigingen stopt. Je klant wordt mantelzorger en ziet geen kans meer om op jouw schilderles te komen.
18. Gewijzigd door ziekte. Jouw klant is door een aandoening bedlegerig geworden waardoor hij niet meer in staat is om zaken met jou te doen.
19. Omstandigheden buiten je schuld, zoals brand, overstroming of een andere ramp waarbij je klant genoodzaakt is zijn aankoopbeleid te wijzigen.

Welke les kun je hieruit trekken?