In een andere blog ben ik uitgebreid ingegaan op de eisen waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Er zijn echter zijn meer verplichtingen op het gebied van betalen en betaald worden nl: het bijhouden ervan. Dat betekent dat je een administratie moet voeren. Het boekhoudpakket of boekhouding (de administratie over de inkoop en verkoop) slokt al je facturen op. Die worden gecontroleerd wanneer jij de betaling gedaan hebt en wanneer de debiteur jou betaald heeft. Daarnaast mag je van de administratie niets weggooien. Er bestaat namelijk zoiets als een:

Bewaarplicht van zeven jaar

Alle facturen die je verstuurt en/of ontvangt bewaar je in een administratie. Dat is wettelijk verplicht, want de belastingdienst moet jouw cijfers kunnen controleren. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen hoef je niet af te drukken maar mag je digitaal opslaan. Je bewaart alles zeven jaar en facturen over onroerende zaken zelfs tien jaar. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Bij kassabonnen moet het product en btw vermeld zijn. Alleen een uitdraai van de kaarttransactie is niet voldoende. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken zoals firmanaam, rekeningnummer (bijvoorbeeld per bankcard) en datum zichtbaar zijn. Als het aan deze voorwaarden voldoet hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze administratie moet 7 of 10 jaar bewaard worden en binnen een redelijke termijn ook weer beschikbaar en controleerbaar zijn.  Hieronder volgen tips om betalingen en verkoopadministratie professioneel uit te voeren:

1. Verzoek je leveranciers om de facturen te sturen in UBL format naar het e-mailadres van je administratie
2. Verstuur je facturen altijd vanuit je administratiesoftware of boekhoudprogramma. Maak automatische bankkoppelingen
3. Zet je betalingen altijd klaar vanuit je administratiesoftware
4. Maak koppelingen met andere externe pakketten zoals kassasystemen of payment-providers zoals iDeal, Paypal, Mollie etc
5. Wijs de regels toe op de bankmutaties om deze mutaties te automatiseren
6. Betaal je facturen op tijd en tracht altijd een betalingskorting te krijgen
7. Houd de uren die je besteedt aan je onderneming goed bij. Dit bepaalt of je recht hebt op aftrekposten in de inkomstenbelasting
8. Maak periodiek een back-up van je administratie
9. Start altijd een aparte zakelijke bankrekening en zorg ervoor dat bancair zakelijk en privé niet door elkaar lopen.

Voor een ondernemer of zelfstandige is het van belang om zicht te hebben op de inkomsten en uitgaven van je activiteiten. Alleen dan kom je niet voor vreemde verrassingen te staan. Je inkomsten lopen nu eenmaal niet parallel met de kalender, zoals dat gaat voor iemand in loondienst. Om je kosten te kunnen betalen, is een goed overzicht van belang. Om goed inzicht te hebben moet je je administratie op een gedegen manier bijhouden. Veel ondernemers vinden het niet leuk om hun administratie te doen. Probeer het daarom zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te maken voor jezelf. Je kunt al een simpele administratie opzetten met Excel of Word. Excel is goedkoop en werkt heel eenvoudig. Wel kost het wat tijd om bijvoorbeeld kwartaalberekeningen te maken voor je btw-aangiftes. Als je een simpel en goedkoop softwarepakket aanschaft, heb je die problemen niet. Zoek dus een boekhoudpakket dat bij je past. Misschien is er wel een pakket voor jouw branche. Vraag ernaar bij anderen zzp’ers. Houd je toch angst voor het onbekende? Besteed het dan uit. Zoek een administratiekantoor dat bekend is of ervaring heeft in jouw branche. Het kost je de kop niet en je weet dat daar geen fouten worden gemaakt en het is belangrijk voor de Belastingdienst. Die ziet liever een professional aan het roer. Zo krijg je automatisch de overzichten die je nodig hebt om te ondernemen en  inzicht in hoe je reilt en zeilt. Zodoende speel je in op de nodige aanpassingen van je in- en uitgaven. Hier volgen wat adviezen, om administratief orde op zaken te stellen, die iedere ondernemer (in wat voor beroep dan ook) moet volgen:

1. Overleg met je partner op welke wijze je de administratie verzorgt.
2. Werk de administratie minimaal eenmaal per week af .
3. Open dagelijks je post en je e-mail.
4. Verwijder alle reclame onmiddellijk, zowel fysiek als digitaal.
5. Beantwoord mail zo snel mogelijk. Na twee dagen is het mailtje doorgeschoven naar volgende pagina’s en zie je het over het hoofd.
6. Log iedere ochtend in bij je bankaccount, check het saldo, evenals grotere mutaties en boek betaalde debiteuren onmiddellijk in.
7. Betaal rekeningen op tijd (14 dagen) en kleine bedragen onmiddellijk.
8. Log in op websites van automatische betalingen, bijvoorbeeld telefoonrekeningen en check de bedragen.
9. Schrijf in je agenda (bijvoorbeeld in je smartphone of tablet) wat er moet gebeuren (bijvoorbeeld de belastingfacturen betalen of een offerte versturen).
10. Gebruik een papierversnipperaar uitsluitend voor gevoelige documenten en voor reclamebrieven waar je rekeningnummer op staat (ook voor privé).
11. Bewaar alle belangrijke documenten, zoals overeenkomsten, polissen en garantiebewijzen in een ordner met tabbladen, maar ook digitale gegevens in de computer sla je op in mappen.
12. Zorg voor een losse harde schijf of ander medium (cloud) en kopieer je complete database met verkoop en administratie iedere week als back-up.
13. Check af en toe kantoorvoorraden, zoals printerinkt, nietjes of visitekaartjes en vul ze per week aan. Zo hoef je niet voor ieder klein ding de deur uit.
14. Doet je partner de administratie? Neem dan regelmatig de administratie met hem/haar door. Jij blijft verantwoordelijk.