FINANCIËLE VERSLAGLEGGING (blog 107)

Een goede administratie vormt de basis voor je bedrijfsgegevens en kengetallen. Als zelfstandige ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Deze dien je zeven jaar te bewaren. Belasting (bijvoorbeeld de btw) kan alleen maar bewezen worden met aantoonbare cijfers van een goed bijgehouden administratie. In artikel 3:15i van het Burgerlijk Wetboek staat dat ‘eenieder die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefent, verplicht (is) van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep een administratie te voeren en te bewaren’.

Gemaakte (zakelijke) kosten en investeringen resulteren vrijwel altijd in belastingaftrek. Dat kan echter alleen als je al die transacties via kas, bonnetjes hard kunt maken. Veel is tegenwoordig digitaal aantoonbaar en goed bewijs (bonnen scannen). Bij een aantal zaken is het echter aan te bevelen om ook een papieren kopie te bewaren (bijvoorbeeld facturen). Bij je administratie onderscheiden we de volgende taken:

Boekhouden  Alles wat je betaalt en een zakelijke kostenpost is, dient hard gemaakt te worden op papier. Dat betekent iedere benzinebon, het vliegticket naar Parijs voor een beurs, de nieuwe bureaustoel, maar ook de lunch met een (potentiële) klant of de fles wijn als kerstgift. Alles moet op papier aantoonbaar vastgelegd zijn. Let op! Alle kostenposten die je opvoert in je administratie ter vermindering van belasting moet je kunnen bewijzen!

Archiveren  Het is handig om in- en uitgaande post op te bergen in ordners, gerangschikt op datum van binnenkomst of op alfabetische volgorde. Als je weinig cliënten hebt, kan dat per klant. Belangrijk is dat je het eenvoudig en snel terug kunt vinden. Daarom is overzichtelijkheid een eerste vereiste. Je facturen bewaar je op factuurnummer in een aparte map ‘facturen’. Op die manier heb je op iedere vraag snel een antwoord. Kort gezegd komt het erop neer dat je alles, maar dan ook alles systematisch moet vastleggen wat later eventuele financiële gevolgen kan hebben. Je mag niets kwijtraken!!

 Eisen waar een archivering van de administratie aan moet voldoen zijn:

  1. contracten (zowel inkoop als verkoop), afspraken en overeenkomsten
  2. zakelijke correspondentie (alle inkoop- en verkoopaantekeningen per klant)
  3. bankafschriften (indien kwijt kopieën opvragen bij de bank)
  4. kassabonnen en kasadministratie van contante betalingen en/of stortingen
  5. ontvangen facturen inkoop (crediteuren)
  6. uitgaande facturen verkoop (debiteuren)
  7. software en databestanden. Vergeet niet iedere maand een back-up te maken en elders op te slaan. Geprinte bestanden zijn ook geoorloofd.
  8. alle correspondentie met de belastingdienst
  9. zakelijke agenda’s
maart 5th, 2021|Reacties uitgeschakeld voor FINANCIËLE VERSLAGLEGGING (blog 107)

COLLEGIAAL SAMENWERKEN (blog 557)

Niet de strijd van ik tegen hij, maar het gezamenlijk product staat centraal als je een klus samen wilt uitvoeren. Je bereikt alleen iets door synergie-denken en het besef van wederzijdse afhankelijkheid. Het resultaat hangt vooral af van de bereidheid om collegiaal optimaal samen te werken. Je hoeft elkaar niet aardig te vinden om met elkaar samen te kunnen werken. Eigenbelang moet je opzij zetten voor het gezamenlijk belang met als opbrengst een optimaal product of een geslaagd project. Voorbeeld zijn de aannemer die de tegelzetter, verwarmingsmonteur en de elektricien inhuurt, maar ook de twee wijkzusters samen aan je ziekbed. Je kunt niet alles alleen. Samenwerkingsrelaties kun je als volgt indelen:

  • WIN-VERLIES De samenwerking is vooral gericht op je eigen voordeel en niet op de gevolgen voor de collega’s. Jouw winst betekent het verlies van anderen.
  • VERLIES-WIN In deze samenwerking bewaak jij onvoldoende je eigen belang. Je laat het belang van anderen prevaleren boven dat van jou.
  • WIN-WIN Je bent je in deze samenwerking bewust van het te bereiken doel, zowel jouw belang als dat van de meewerkende partijen. Je zoekt naar oplossingen waar alle partijen goed mee kunnen leven. Door deze win-win-houding investeer je in de samenwerking met alle betrokken partijen. Een tiental aandachtspunten zijn bij collegiaal samenwerken belangrijk:

 

  1. Start met het vaststellen wat beider behoeften zijn in het project. Stel vast wat je precies voor resultaat wilt bereiken. Dat kan zowel van emotioneel belang (zoals referentie of aanzien) als van praktisch of financieel belang zijn. Misschien was het wel jouw project en wil jij ook de eer!
  2. Zorg voor duidelijkheid over het doel en de duur van de samenwerking, het op te leveren product en de aflevertermijn.                                               
  3. Word het eens over de verdeling van de werkzaamheden. Regel wat er gebeurt bij vakanties, ziektes of vrije dagen (sterfgevallen).
  4. Maak afspraken over leveringsvoorwaarden, tijdregistratie, tarieven en factureerwijze maar ook over intellectueel eigendom en geheimhoudingsplicht.         
  5. Wees sensitief naar je collega’s. Zorg dat je het project ook benadert vanuit de ander. Probeer te begrijpen wat de behoeften en verlangens van die ander zijn. Check goed of deze ook kloppen en verwezenlijkt kunnen worden. Wat wil en moet hij eruit halen om happy te zijn?
  6. Heb ook aandacht voor verborgen belangen van collega’s. Kijk verder dan je neus lang is en probeer erachter te komen waar het hen echt om gaat. Blijf gelijken van elkaar want je wilt later ook kunnen samenwerken.
  7. Denk in termen van gezamenlijke resultaten. Stel vast welke doelen jullie samen willen bereiken om beiden van een succesvolle samenwerking te spreken. Zorg dat de partij die duidelijk minder inbreng heeft zich toch net zo waardevol voelt als de bovenliggende partij.
  8. Bespreek samen alle opties om het gewenste resultaat te bereiken. Bedenk samen concrete mogelijkheden om allebei winst te behalen uit het traject, zodat geen van de partijen zich gebruikt voelt maar het gevoel overhoudt een waardevolle bijdrage geleverd te hebben aan een gezamenlijk project. Het project moet voor beide partijen een referentie vormen!
  9. Blijf elkaar informeren over de voortgang in het project en vooral daar waar het spaak dreigt te lopen. Zaken voor elkaar geheimhouden, is de snelste manier om een project in het honderd te laten lopen. Samenwerken betekent vooral eerlijk zijn naar elkaar en de ander goed op de hoogte houden.
  10. Maak afspraken hoe je uit elkaar gaat, met andere woorden: hoe je de samenwerking beëindigt.
maart 4th, 2021|Reacties uitgeschakeld voor COLLEGIAAL SAMENWERKEN (blog 557)

JE GEEFT EEN POWERPOINTPRESENTATIE (blog 362)

Je gaat voor een gezelschap een prestatie geven en hebt besloten dat je dat doet met ondersteuning van een beamer en scherm met PowerPoint. Let op: de spreker is de hoofdpersoon en mag zich niet achter het scherm verschuilen. Het gaat om de presentatie en presentator en niet om wat er op het scherm gebeurt. Probeer altijd  je eigen verhaal te vertellen en niet van het scherm te lezen. Beperk daarom de hoeveelheid tekst op het scherm. Zet een paar sleutelwoorden op het scherm (wat de spreker zojuist vertelde) en niet een saaie voortdurende samenvatting. Verduidelijk de speech zo veel mogelijk met foto’s en grafieken. Dat roept prikkelingen en/of emoties op. Vertel uitsluitend je centrale boodschap. In wilde verhalen is men niet geïnteresseerd.

Aan het gebruik van een beamer met presentatiesoftware worden zeker wel eisen gesteld.

Volg de volgende  tips op:

  1. Houd een boeiend verhaal en geef het presentatiescherm een ondersteunende rol
  2. Gebruik beelden op het scherm die het verhaal van de spreker herhalen of aantrekkelijk maken
  3. Gebruik metaforen om een proces te verbeelden zoals een reeds gerealiseerd project
  4. Zorg dat een presentatie beklijft. Het belangrijkste daarbij is: beperk het aantal prikkels
  5. Neem altijd je eigen laptop mee. Lang niet alles is compatible. Kom ruim op tijd om alle apparatuur eerst uit te testen
  6. Gebruik presentatiesoftware als PowerPoint (Windows8), Keynote of Prezi

Je moet de volgende slechte presentatiegewoontes zo snel mogelijk afleren:

  1. Lappen tekst voorlezen of lijsten met bullet points
  2. Overgangen op het scherm te snel maken. Het veroorzaakt misselijkheid
  3. Saai en mechanisch de tekst van het scherm aflezen
  4. Veel te veel sheets met overvolle tekst en grafieken, animaties en visuele effecten. Maximaal één sheet per drie minuten
  5. Lees niet voor. De tekst op de beamer kunnen toehoorders zelf wel lezen. Verklaar je verhaal in eigen bewoording
  6. Een presentatie houden waarbij veel te veel informatie en details over het scherm rollen werkt averechts
  7. De toehoorders niet genoeg tijd gunnen om vragen te stellen
  8. Teveel over jezelf of je firma praten. Men wil alleen maar jouw oplossing voor hun probleem vernemen
  9. Een bombardement van informatie en teveel visuele indrukken over het publiek uitstorten

Belangrijkste tip: Probeer je toehoorders te INSPIREREN in plaats van te imponeren!

februari 27th, 2021|Reacties uitgeschakeld voor JE GEEFT EEN POWERPOINTPRESENTATIE (blog 362)