Onderhandelen lijkt eenvoudig maar dat is het niet. Het is niet zo dat een partij maar kan vragen en eisen tot hij krijgt wat hij hebben wil. Onderhandelen houdt in een deal zien te sluiten die voor beide partijen een win/winsituatie creëert. Dat wil zeggen, zoeken naar de juiste verhouding tussen het eigen belang en het belang van degene met wie je onderhandelt. Onderhandelen kan gaan over aan- of verkoop, over het sluiten van huur of verhuurcontracten of over wie doet wat. Het doel van het onderhandelen is het verkrijgen van een overeenkomst over het gezamenlijke onderwerp. Onderhandelen is in de eerste plaats een kwestie van ervaring. Dat betekent niet dat het niet te leren valt. Er zijn personen die het meer in de vingers hebben dan anderen maar ook zij zijn door schade en schande wijs geworden. Onderhandelen is steeds verschillend naar plaats, tijd en gewijzigde omstandigheden. In Afrika wordt niets gekocht zonder te bieden (en te ‘laten’) maar in Nederland kun je bij C&A over je spijkerbroek niet onderhandelen, terwijl je voor een auto of een huis niet zomaar de vraagprijs wilt betalen. Weet je in Nederland 10% korting op een fiets te krijgen, in Turkije kun je zelfs voor heel kleine artikelen wel 75% beneden de vraagprijs wegkomen. Niets is hetzelfde. Wel veel hetzelfde is het proces van onderhandelen. Door de regels van dat proces te kennen en te gebruiken, word je een betere onderhandelaar. De basisprincipes van dat proces zijn in de tijd gezien als volgt:

1. Voorbereiding Via eigen en andere kanalen verzamel je zoveel mogelijk data over de vraagprijs en kosten van de tegenpartij, en over de gangbare prijsniveaus van de concurrentie. Je stelt duidelijk vast wat je wilt bereiken en welke prijs je minimaal wilt ontvangen of maximaal wilt betalen. Stel wel realistische doelen en zoek punten waar je bereid bent concessies te doen. Denk aan leveren van een andere kleur, een langere garantietermijn, een kortere levertijd, meer hulp bij installatie, bereid zijn tot referentie etc.
2. Het eerste contact De eerste ontmoeting gebeurt zoveel mogelijk in een open ontspannen sfeer waar beide partijen aan elkaar wennen. Als je tot zaken komt, is het belangrijk nooit als eerste een bedrag te noemen, want dan is dat het uitgangspunt of referentie (de benchmark). Laat altijd de andere partij beginnen met een prijsindicatie (dit is nog geen bod). Belangrijk in deze fase is dat je goed luistert naar wat er gezegd en vooral wat er bedoeld wordt. Probeer met gerichte vragen zoveel mogelijk informatie te krijgen over de onderhandelingsruimte. Creëer een positieve sfeer, wat het onderhandelen zal vergemakkelijken. Een voorstel in een vrijblijvende sfeer is: “Als ik eventueel… zou doen, zou u dan bereid zijn tot…?”
3. Het echte onderhandelen Nu begint het bieden, waarbij beide partijen wat geven en nemen. Voor wat hoort wat, is hier van toepassing. Zorg dat je niets weggeeft zonder er iets voor terug te krijgen, zonder te veel weerstand op te roepen. Probeer je concessies zo klein mogelijk te houden en zorg ervoor dat je aan het eind, als het echt spannend wordt, slechts minimale marges weggeeft. Anders word je niet serieus genomen en neemt men een loopje met je. Bedenk wel, een haastige onderhandelaar is een verliezende onderhandelaar. Vergeet niet dat een deal uitsluitend een deal is als beide partijen er gelukkig mee zijn. Als een van de partijen het gevoel heeft dat hem een poot is uitgedraaid, dan is er geen deal. Ga nooit een discussie aan met een klant. In de eerste plaats kun je een discussie nooit ‘winnen’, maar stel dat je het wint, is zo’n klant daar dan mee geholpen? Ga alleen een discussie aan met een onbelangrijke klant. Bied een klant vooral een oplossing. Daarvoor heeft hij tenslotte bij je aangeklopt.
4. Aanbod Als partijen redelijk tot elkaar zijn gekomen en bereid zijn zaken te doen, zal men een aanbieding uitbrengen. Dat kan zowel mondeling als schriftelijk. Indien men dit schriftelijk doet, noemen we dit een offerte waarin de belangrijkste onderdelen duidelijk zijn verwoord. Ook staat erin of het een vrijblijvend of onherroepelijk aanbod is. Als de offerte niet binnen de termijn wordt aanvaard, vervalt de aanbieding automatisch. Offertes kunnen over en weer meerdere malen plaatsvinden. Een aanvaarding, die afwijkt van de offerte, geldt als een nieuw bod onder de gelijke afwijzing van de vorige.
5. Aanvaarding is evenals het aanbod een rechtshandeling en kan zowel schriftelijk als mondeling geschieden nadat er door beide partijen inhoudelijk instemming is bereikt. Een aanvaarding, die afwijkt van de offerte, geldt als een nieuw aanbod van de andere partij onder gelijktijdige verwerping van de vorige. De offerte (die bij aanvaarding soms wel ‘letter of intent’ wordt genoemd), is pas rechtsgeldig als die door beide partijen wordt ondertekend.
6. Afhandelen Dit betekent in de praktijk dat partijen elkaar feliciteren en toasten op de goede samenwerking en op het beoogde resultaat. Duidelijk worden de afspraken een voor een doorgesproken, waarbij de andere partij zijn akkoord geeft. Als er geen andere, kleine condities afgesproken hoeven te worden, is juridisch de overeenkomst een feit. Hierna wordt een jurist of andere deskundige gevraagd om alle afspraken op schrift te stellen in een overeenkomst, waarna beide partijen deze bevestigen met hun handtekening.

Wellicht ben je van huis uit goed bekend met zakendoen en mooi als je reeds ervaring hebt maar ben jij die persoon waarvan iedereen zegt zo’n “harde” onderhandelaar te zijn? De vraag is niet of je groot geld weet te verdienen maar of je een doeltreffende onderhandelaar bent. Bereiken wat je wilt in een sfeer waarbij beide partijen happy eindigen. Het is trouwens belangrijker om een goede verkoper dan een goed onderhandelaar te zijn. Het is moeilijker iemand zover te krijgen dat hij iets wil kopen dan bij verkoop de juiste condities te krijgen waaronder hij bereid is te kopen. Zie het onderhandelen meer als een laatste stap in een aaneengesloten verkoopproces dat misschien wel maanden duurt. Vergeet niet dat bij alle onderhandelingen een aantal facetten (of vragen) de revue moet passeren, te weten: Wie, wat, waar, wanneer, hoe exclusief en ook nog hoeveel. Op al die vragen moet bij het onderhandelen een duidelijk antwoord worden gegeven. Neem een voorbeeld: indien je een kleine boetiek bezit is de verkoop en levering van een sjaal redelijk duidelijk maar indien je in de bouw werkt wordt het al een stuk ingewikkelder want een keuken plaatsen klinkt simpel maar de oude keuken weghalen, water en Electra aanleggen en dergelijke is niet eenvoudig te specificeren. Laten we als voorbeeld nemen dat jij zingt en gevraagd wordt om een winkelopening op te luisteren. Dan komen de volgende vragen op tafel die allemaal afgehandeld moeten worden voordat je akkoord gaat met een optreden:

1. Wie doet nu precies met wie zaken. Is de ontvanger van het product of dienst ook de opdrachtgever?   Moet je alleen komen of breng je een gitarist als begeleider mee?
2. Wat wordt precies geleverd en zijn beide partijen het daar over eens? Wordt je als VIP uitgenodigd en hoef je eigenlijk alleen maar je gezicht te laten zien (betaald voor je aanwezigheid) of wordt er van je verwacht dat je een x aantal liedjes zingt en die ook nog zelf aan elkaar praat? Welke kleding wordt er verlangd (met bedrijfslogo?)
3. Waar wordt er geleverd: bij koper, verkoper of bij derden? Bij de organisatie op kantoor, in meerdere winkels of uitsluitend tijdens de receptie? Indien je in Utrecht woont en in Utrecht optreedt, kom je dan ook voor hetzelfde geld bij de opdrachtgever een winkel openen in Groningen?
4. Wanneer is precies sprake van levering? Heb je bij een verkoudheid al na 2 van de 4 liedjes gezongen te hebben geleverd of niet? Welke tijden moet je optreden en is er pauze?
5. Hoe exclusief is je dienst en mag er ook aan anderen geleverd worden? Mag je tussen de liedjes door of erna je eigen cd-tjes te koop aanbieden aan het publiek? Mogen er tv-opnamen van je gemaakt worden die dan later in winkels uitgezonden worden? Is je optreden exclusief voor alle winkels of mogen andere artiesten ook komen optreden?
6. Hoeveel producten worden er geleverd en hoeveel geld ontvang je daarvoor? Incl. BTW en reis- of verzendkosten? Hoeveel liedjes of uren aanwezigheid wordt er precies als prestatie van je verwacht?

Je hebt iemand gevonden die interesse heeft om je onderneming over te nemen en  bent nu zover om over condities te spreken. Veel starters denken dat ze er dan goed aan doen om zelf met een voorlopig “voorstel” te komen dat dan als eerste aanzet kan dienen. Ze denken daarmee sneller op een constructieve manier tot zaken te kunnen komen. Dat is maar ten dele waar maar wel riskant want als je “voorlopige” kladje per ongeluk in handen valt van een jurist of overnameadviseur zal dat een totaal eigen leven gaan leiden. Jouw kladje is namelijk geen voorstel maar slechts een gedachtespinsel. Daarom hier de regels van het spel plus enkele belangrijke succesfactoren als je erover denkt om je bedrijf te verkopen.

1. Bereid je onderneming goed voor op een verkoop. Roep daarbij de hulp in van je boekhouder/accountant. Soms kost extra huiswerk maken tijd maar het kan je heel veel geld schelen!
2. Schakel een deskundige en ervaren overnamespecialist. Bij voorkeur iemand die naast zijn vak meer doet dan af en toe een overname.
3. Ontmoet de geïnteresseerde eerst face to face en bespreek alle belangrijke operationele punten. Als je het op belangrijke items eens wordt schrijf je die punten op een white board.
4. Bevestig de vergadering met een mail waarin je alle items voor een partnerschap of overname waar je het over eens bent bevestigt. Kom tot een gedetailleerde overeenkomst op alle punten per telefoon, mail of vervolg-meetings.
5. Laat de overnamespecialist de moeilijke onderhandelingen met de tegenpartij voeren en jouw regisseur zijn in het gehele overnameproces.
6. Laat de overnameadviseur een goed en compleet informatiememorandum opstellen voor de kandidaat-kopers. Op basis van dat document moet een kandidaat-koper een indicatief bod op je aandelen of zaak kunnen uitbrengen.
7. Geef nooit te veel vertrouwelijke informatie (zoals de namen van je klanten etc.) in het informatiememorandum. Er is immers nog geen officiële complete deal!
8. Een goede prijs is natuurlijk uiterst belangrijk maar laat je overnameadviseur ook zorgen voor een goed overnamecontract. Laat dus door je raadsman een juridische overeenkomst opstellen (nooit zelf doen). Dat voorkomt latere tegenvallers.
9. Ga nooit akkoord met een gespreide betaling van de overnamesom over een aantal jaren. Ook de rekening-courant verhouding moet absoluut bij de overname afgelost worden. Dit geldt ook als de overnemende partij je kinderen zijn! Als je deze raad in de wind slaat is de kans aanwezig dat je opvolger jouw pensioen er doorheen jaagt. Alle partijen komen samen om met een handtekening de deal te bezegelen
10. Veel mensen proberen van punt 1 direct naar punt 9 te gaan onder het motto: “We waren het snel eens” maar dat is niet de goede weg. Wacht met juridische details tot het juiste moment daar is en niet eerder want:

Een overeenkomst hoort alleen tot stand te komen als SLOT van een discussie en hoort nooit te leiden TOT een discussie!