Het succes van onderhandelingen hangt af van een groot aantal factoren. Hoe is de stemming, hoe afhankelijk ben je van elkaar maar ook: hoeveel geld heeft men te besteden. Heel belangrijk daarbij is dat je je verduiveld goed moet voorbereiden op zo’n ontmoeting zodat je bij alle mogelijke situaties een antwoord paraat hebt. Je hebt hopelijk een bepaalde onderhandelingsstrategie uitgestippeld. Let op; die strategie dient aangepast te zijn aan de klant en aan het project! Door een grondige voorbereiding vergroot je de kans op een goed resultaat aanzienlijk! Tijdens die voorbereiding moet je jezelf niet alleen veel vragen stellen maar bovenal de antwoorden erbij zoeken.

De antwoorden op de volgende vragen moet je paraat hebben:

1. Heb je bepaalt wat de meest geschikte plaats is om de onderhandelingen te houden? Ook het tijdstip daarbij is niet onbelangrijk.
2. Misschien kan het wijs zijn om iemand mee te nemen als gesprek- of sparringpartner. Twee zien en horen meer dan één.
3. Welke personen van de andere partij zijn er bij de onderhandelingen aanwezig en wat is hun positie en houding tegenover jou?
4. Heb je je huiswerk gemaakt door binnen de organisatie van de klant medestanders te vinden voor de door jouw geoffreerde oplossing?
5. Is de afhankelijkheid van jouw product bij de klant van doorslaggevende betekenis?
6. Hoe afhankelijk van deze opdracht en klant ben jij voor het voortbestaan van je eigen onderneming?
7. Wat is de beste onderhandelingstactiek bij deze klant en wat is je verwachting hoe hard hij het zal spelen?
8. Is je onderhandelingspositie wel realistisch en verwacht je er niet teveel van?
9. Welke problemen verwacht je of kunnen zich gaan voordoen en hoe plan je daar mee om te gaan?
10. Bespreek samen de gewenste criteria en oplossingsmogelijkheden
11. Bespreek de punten waar jullie het over eens zijn maar ook de tegengestelde belangen. Treffen die misschien ook meerdere partijen?
12. Wat heeft voor jou de allerhoogste prioriteit? Meer omzet of meer winst?
13. Kun je nu al berekenen wat voor partijen de ideale uitkomst wordt waarbij iedereen zich happy zal voelen?
14. Wat gaat er gebeuren als beide partijen er vandaag niet uitkomen?
15. Heeft de andere partij een goed alternatief voorhanden bij derden of kan hij gemakkelijk zonder jouw oplossing?
16. Heb je de mogelijke uitkomst vergeleken met je beste alternatief?
17. Ontwikkel een alternatief plan voor het geval dat er geen gezamenlijke overeenkomst gesloten wordt. Dit plan B (ook wel BAZO genoemd) is het best alternatief zonder overeenkomst.

 Een succesvolle voorbereiding is de voorbereiding voor succes!

Hoe groot is de invloed van korting op je winst? Korting geven kan een probaat bindmiddel zijn voor meer omzet maar kortingen toestaan of je laten uitwringen is gevaarlijk als je omzet verwart met winst en de eigen basiskosten niet kent of de marges overschat. De inkoper van een groot warenhuis vertelde eens: “Ik zal onze order verdubbelen als u mij tien procent korting geeft.” De fabrikant stemde toe en meende dat hij zijn winst verhoogd had. Dat had hij echter niet. Hij had alleen maar de hoeveelheid werk voor zijn klant, het warenhuis, vergroot. Het profijt (de winst) dat die klant hem opleverde, was precies hetzelfde gebleven. Het punt waar het op aankomt, is dat tien procent korting op de verkoopprijs neerkomt op vijftig procent vermindering van de winst. Meer werk verrichten voor een kleiner percentage van de winst is een slechte formule, tenzij gedwongen door een knagende honger. Houd dan de eer aan jezelf. Alleen een rekening sturen, is geen zakendoen. Zakendoen is genoeg marge maken (winst). Korting geven kan verantwoord zijn als die in verhouding staat tot verlaging van de kosten, bijvoorbeeld een verzekerde omzet en/of lagere verkoopkosten. Dan is de korting als beloning voor een tegenprestatie.

1. Geef geen korting uit zakelijke zwakte, maar ook niet om een opdracht mis te lopen.
2. Geef geen korting omdat een andere leverancier dat wel bereid is te doen en zo onderbiedt.
3. Geef geen korting omdat een klant grote pressie uitoefent en die korting ‘verdient’ zonder dat daar voor jou iets aantrekkelijks tegenover staat.
4. Voordat van korting sprake kan zijn, moet daar een meetbaar voordeel tegenover staan. Staat het haaks op winst maken als je korting weggeeft? Ja, indien dit gebeurt vanuit het defensief of omdat een concurrent de prijzen verziekt. Voor de inkoopprijs of iets daarboven verkopen, is geen zakendoen.
5. Als jouw klant op korting uit is of reductie claimt moet daar iets goeds tegenover staan. Dat kan een meerjarig contract zijn of een zodanige regeling dat de goederen of diensten die jij levert al voor een deel betaald zijn.
6. Onderhandel een scherpe inkoopprijs. Wist je dat de inkoop veel belangrijker is dan de verkoop. Dat is een rare zin maar veel bedrijven besteden meer aandacht aan verkoop en verwaarlozen de inkoop. Dat komt bij kleine bedrijven en starters nog vaker voor. Je moet eerst zorgen dat je de spullen krijgt om zelf iets te produceren.

Ik kan er echter niet genoeg op wijzen hoe belangrijk de inkoop wel is. Je kunt het geloven of niet maar in de inkoopwereld is het een vast gegeven dat we vijfmaal meer moeten verkopen dan we inkopen.

Lees de volgende zin driemaal:

VOOR IEDERE EURO DIE JE BIJ DE INKOOP DUURDER UIT BENT, MOET JE VIJFMAAL MEER VERKOPEN.

Onderhandelingsposities van partijen zijn nooit gelijk. Macht speelt daarbij een grote rol. Wel is macht beperkt omdat er altijd een afhankelijkheidsrelatie bestaat. We noemen het de verhouding tussen vraag en aanbod. Als de macht geconcentreerd is bij één partij kan er nauwelijks onderhandeld worden. Die situatie lijkt dan meer op “take it or leave it”. Bij het voeren van de echte onderhandelingen spelen de volgende factoren voor jou als onderhandelaar een significante rol:

1. Macht kan geconcentreerd zijn bij één persoon door persoonlijk overwicht of statuur. Het is iemand waar we erg tegenop kijken. Door te bluffen en te wijzen op de eigen sterke positie kan men bij de tegenpartij zoveel weerstand oproepen dat daardoor de onderhandelingen vastlopen. Het is beter om met de eigen macht voorzichtig om te gaan en deze slechts te gebruiken als de onderhandelingen de verkeerde kant op dreigen te gaan.
2. Tijd is een factor die zeker meetelt tijdens onderhandelingen. Bij het onderhandelen dien je met te spelen met de tijd. Door de tijd beperkt te houden wordt de druk op partijen verhoogd. Je eigen tijd is meestal beperkt. Probeer er achter te komen hoeveel tijd de tegenpartij heeft. Als je zelf een voorstel doet, leg dan ook een tijdslimiet vast. Beurs- of winkelacties werken dikwijls ook met tijdslimieten.
3. Materiedeskundigheid: Het is essentieel dat beide partijen dezelfde taal spreken. Niet alleen een vreemde taal maar ook de taal van materie en branche waar je mee te maken hebt. Het is heel hinderlijk als één van de partijen niet goed op de hoogte is. Als niet voldoende vakkennis aanwezig is zal dat dikwijls onzekerheid of zelfs irritatie geven. Je kunt in zo’n geval beter een kennis of collega inhuren om je tijdens onderhandelingen bij te laten staan, want de partij die wel op de hoogte is bezit duidelijk een machtspositie. Je nam toch ook je vader mee bij het kopen van je eerste gebruikte auto?
4. Toekomstige relatie: Heel erg belangrijk is het of er sprake is van een toekomstige relatie. Is deze deal eenmalig of willen jullie jaren met elkaar verder? Wil je een lange vertrouwensrelatie opbouwen, dan zul je meer water bij de wijn moeten doen om langdurig zaken te doen.
5. Houding: Allesbepalend is de houding die je uitstraalt. Ben je blij om te mogen kopen c.q. verkopen of acteer je als een volwaardige zakenpartner die niet over zich laat lopen en er voor beide partijen een gezonde deal uit haalt. Onderhandelen is tenslotte alleen maar een kwestie van overvragen (bij verkoop) en onderbieden (bij aankoop) en het manipuleren van de factoren kennis en tijd. Als zzp-er heb je het voordeel dat je zelf kunt beslissen. Vriendelijk toe lachen en niet zo snel boos worden is het devies. Daarom geldt helemaal voor zzp’ers: niet alleen WAT je doet maar vooral HOE je het doet kan de doorslaggevende factor zijn.

Tip: het is heel eenvoudig om bij belangrijke zakelijke gesprekken een dictafoon of mobiel mee te laten lopen, want van zakelijke gesprekken mag jij best bewijs leveren via bandopnames. Let er wel op dat de tegenpartij het zelfde zal doen.