Hieronder tref je de tips waarmee je je werk optimaal kunt organiseren:

1. Ruim tijd in voor een klus. Je zult zien dat, als je hard werkt, je het in die tijdsperiode af kunt krijgen. Als je ongelimiteerd tijd vrijmaakt, zul je zien dat je zoveel tijd nodig hebt. Parkinson bedacht de stelling: een job duurt zo lang als je tijd beschikbaar hebt. Denk maar aan een vergadering.
2. Doe wat je belooft. Als je een klant iets hebt toegezegd, doe het dan. Ook als je er geen zin in hebt omdat het een vervelende klus is. Doe het toch en wel onmiddellijk. Dan ben je er vanaf. Stel alles in het werk om het toegezegde te doen. Als je ontdekt dat het onmogelijk is, zeg het dan recht voor zijn raap: “Sorry, ik heb je dat beloofd maar het blijkt voor mij onmogelijk voor die prijs of in dat tijdsbestek.”
3. Zorg dat je een concreet beeld van de toekomst hebt. Alleen dan kun je tot concrete acties komen die voor succes zorgen. Bij vage doelstellingen zul je weinig doen en aarzelen om actie te ondernemen.
4. Schrijf al je doelstellingen op, zo concreet en uitgewerkt mogelijk. Alleen dan kom je tot resultaat.
5. Maak een duidelijke en concrete planning en voer die uit. Zo verspil je niet te veel tijd door na te denken over wat je had moeten of kunnen doen.
6. Gebruik uitsluitend een agenda waarbij je in een oogopslag de gehele week kunt overzien. Daardoor kun je beter op weekbasis plannen en krijg je je werk gemakkelijker op tijd klaar.
7. Ruim tijd in tussen je afspraken of projecten voor niet geplande of onvoorziene klussen.
8. Maak een lijst van dingen die je deze week wilt of moet doen. Een te-doen- Dat mag een bladzijde in je agenda zijn, een pagina in je computer of een briefje, net wat je uitkomt. Benoem de werkzaamheden die prioriteit hebben en geef die voorrang in je agenda.
9. Maak een dagelijks en een wekelijks actieplan. Begin daar iedere ochtend mee. Gebruik je grotere doelstellingen en deel die in stukken tot week- en dag niveau. Maak er hapklare brokken van. Een komkommer eet je ook niet in één hap op.
10. Tracht onderbrekingen te vermijden. Ga de stappen nog eens na die je moet zetten om zoveel mogelijk aan het werk te blijven zonder onderbroken te worden. Zeg dat je maar beperkt tijd hebt en maak een afspraak op een ander tijdstip.
11. Laat verstoringen je werk niet beïnvloeden. Veel mensen hebben moeite met het mijden van verstoringen. Toch heb jij de macht om die te voorkomen. Bij veel zzp’ers is hun omgeving daar debet aan (kinderen, partner, familie of vrienden) maar ook doordat je zelf je werk niet goed afmaakt, zullen klachten of reacties ontstaan die je huidige activiteit verstoren omdat iemand vindt dat zijn klacht nu prioriteit heeft. Je bent er mee gebaat als je beter werk levert.
12. Laat post, e-mails, telefoontjes en dergelijke die niet van belang zijn niet toe om tot je werk of kamer door te dringen. Zeef de relevante informatie eruit of schuif die door naar anderen.
13. Werk volgens een vaste routine en maak je werk direct af. Zo houd je je hersens, werktafel of in-box leeg voor belangrijke zaken. Routinematig werken maakt een groot verschil in de werklast voor je hersenen.
14. Houd een urenregistratie bij zodat je weet hoeveel tijd iets inneemt, zeker in het begin. Alleen zo kun tot een relevante planning komen. Je zult zien dat je daardoor een stuk efficiënter werkt.
15. Creëer vaste routines en combineer zaken die bijna hetzelfde zijn. Bundel je werkzaamheden. Doe eenmaal per week je financiën en check al je debiteuren achter elkaar in plaats van iedere keer even te kijken of iemand betaald heeft of zo af en toe een rekening uit te schrijven.
16. Bekijk driemaal per dag je e-mails. Bijvoorbeeld om negen uur, een uur en vijf uur. Anders word je te veel gestoord en afgeleid van je werk. De kans is bovendien dat je je werk onderbreekt door eerst te antwoorden waarna je weer een response terugverwacht. Als er een urgente mail binnenkomt, pak dan de telefoon, dan krijg je snel de goede informatie en kun je samen efficiënter overleggen in plaats van steeds te mailen.
17. Laat geen achterstanden ontstaan maar als ze er al zijn, werk ze dan weg. Dat doe je door ze eerst te inventariseren en prioriteit te geven. Stel gelijk vast wat de oorzaak van de achterstand is. Neem maatregelen zodat het niet meer zover komt.
18. Rommel kun je missen als kiespijn. Zorg dat je niet omkomt in de rommel. Vooral papier (zoals reclame, tijdschriften en inkomende post) is een grote boosdoener. Houd je bureau netjes en schoon zodat je kunt vinden wat je zoekt. Creëer een opgeruimde omgeving om sneller te werken.
19. Alles heeft onderhoud nodig. Zowel je auto of je pc, je database of je printer, als je kamer of je gereedschap, alles vraagt om onderhoud. Of het nu de gereedschapskist van de timmerman is of de wetboeken van de belastingadviseur, het moet bijgehouden worden. Neem een uurtje de tijd op vrijdagmiddag om aan je onderhoud te werken. Dan kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.

Onthoud deze zin goed, want het komt zowel onder mannen als vrouwen te vaak voor dat ze blij zijn met al die leuke of grote opdrachten en dat ze het binnenkomende geld aan de andere kant net zo gemakkelijk weer uitgeven, zodat ze netto niets overhouden en daar doen ze het toch voor! Jouw absolute doel moet zijn een bepaald bedrag per jaar over te houden (zoals in je businessplan verwoord nietwaar?), maar lukt dat ook echt? Netto-inkomen is je bruto-inkomsten minus je uitgaven. Je vermogen is je bezittingen en je uitstaande debiteuren minus je kosten,  verplichtingen en uitstaande crediteuren. Wees zuinig, Je kunt je geld maar een keer uitgeven en er zijn voldoende mogelijkheden om tegenwoordig van je geld af te komen. Neem nu de virtuele wereld die steeds meer aandacht krijgt. Het is zo gemakkelijk om overal vooraan te lopen. Natuurlijk je laptop en gsm en tomtom, iPad, iPhone en steeds maar weer nieuwere snufjes met fancy namen. Ze zijn nuttig maar slaan we niet te ver door? Geven de laatste gadgets misschien zoveel rompslomp die we eigenlijk helemaal voor ons werk niet nodig hebben, maar die ons wel verschrikkelijk tijd (en geld) kosten? Wat je je eigenlijk moet afvragen is:

Krijg je er meer omzet door?                                                                             

Wat kost dat gadget en kan ik die tijd dat ik ermee speel niet nuttiger gebruiken? IT, Information Technology. Het is een tweeletterwoord maar wel een met twee kanten. Goed gebruikt kan het van groot nut zijn om een aantal zaken mee te vereenvoudigen maar aan de andere kant is het een grote tijdvreter. Productiviteit betekent onze tijd maximaal en efficiënt te gebruiken en IT past daarbij, mits goed gebruikt!   Om kort te gaan: Als het niet aan je productiviteit bijdraagt, heb je het ook niet nodig.  Elke nieuwe aanschaf, van laptop tot gadgets en wat al meer wat je investeert, moet zorgen dat je je zaken uitbreidt of je verkoop vermeerdert. Zo niet, dan is het weggegooid geld en zonde van je tijd. Vermeerdering vindt alleen maar plaats door:

1. vergroten van de omzet.
2. verlagen van de overhead.
3. verbeteren van de winstmarge.
4. meer te doen in minder tijd.
5. je af te vragen:

• Helpt dit om meer te verkopen?
• Verlaagt dit mijn overhead?
• Vergroot dit mijn winstmarge?
• Stelt dit mij in staat om meer te doen in dezelfde of minder tijd?

Als je deze kwesties alleen met nee beantwoordt, koop het dan niet en besteedt er geen tijd aan om te leren hoe het werkt.

Het is niet je grote omzet die telt, maar wat je eraan overhoudt.

Om een gezonde onderneming te hebben, dien je niet alleen voor een redelijke omzet te zorgen maar vooral voor een goede marge/winst. De totale winst is van twee factoren afhankelijk. Voldoende omzet en beperkte kosten, want marge (winst uit onderneming) is tenslotte omzet min de kosten: W = O – K. Om beter te draaien, kun je actief drie dingen doen:

1. meer omzet maken
2. een hogere verkoopprijs per product vragen
3. de kosten verlagen

Bij aanvang is zo min mogelijk kosten maken van essentieel belang om te overleven maar ook later als de zaak goed draait kan het van strategisch belang zijn om de kosten binnen de perken te houden. Vergeet niet dat het veel eenvoudiger is om kosten te verlagen dan om de omzet te verhogen en dat voor iedere euro die je minder aan kosten maakt, je vijf euro minder omzet hoeft te boeken (te verkopen). Aandachtspunten voor het verlagen van je kosten:

4. Een eerste vereiste is inzicht in de kosten. Dat kan alleen van nut zijn als je een heldere kijk hebt op alle gemaakte kosten, ook per kostensoort, bijvoorbeeld marketing-, productie-  en/of verzendkosten. Het liefst ook per productsoort, indien je meerdere producten verkoopt. Kostencijfers dienen regelmatig en tijdig beschikbaar te zijn en automatisch uit je boekhoudsysteem of boekhouder te komen rollen.
5. Alleen als je goed inzicht hebt verkregen in alle kosten kun je actief sturen op de kosten. De vergelijking tussen de voorgaande maanden en de huidige cijfers geven je waardevolle informatie om te sturen. Belangrijk is ook de ontwikkeling van die cijfers ten opzichte van de verwachting maar ook hoe dragen de diverse diensten of producten bij aan het bedrijfsresultaat?
6. Kosten beheersen door met beleid in te kopen. Afspraken met leveranciers maak je door eerst te dealen en daarna pas te bestellen en niet andersom. Zorg voor een efficiënt inkoopsysteem waarin je alle orders registreert.
7. Twee soorten kosten. Maak onderscheid tussen variabele en vaste kosten. Variabele kosten lopen mee met de omzet. Minder omzet betekent minder variabele kosten. Vaste kosten zijn redelijk vast en lopen niet mee met de omzet. Autokosten, afschrijvingen, energie, huur en dergelijke blijven iedere maand hetzelfde, maar vormen wel een risico als de omzet lager uitvalt. Als je een maand ziek bent, gaan deze kosten wel gewoon door!
8. Om de beoogde omzet te halen, dienen de kosten eerst begroot te worden. Daarna moet die begroting wel volgens plan uitgevoerd worden. Vergeet niet om de cijfers niet alleen regelmatig te evalueren maar waar nodig ook aan te passen. Het is vooral zaak dat je voldoende durf hebt om in te grijpen indien dat nodig is!

Conclusie: Het is een kunst om uitsluitend die kosten te maken die nodig zijn om de gewenste omzet en winstresultaten te behalen.