Niet de strijd van ik tegen hij, maar het gezamenlijk product staat centraal als je een klus samen wilt uitvoeren. Je bereikt alleen iets door synergie-denken en het besef van wederzijdse afhankelijkheid. Het resultaat hangt vooral af van de bereidheid om collegiaal optimaal samen te werken. Je hoeft elkaar niet aardig te vinden om met elkaar samen te kunnen werken. Eigenbelang moet je opzij zetten voor het gezamenlijk belang met als opbrengst een optimaal product of een geslaagd project. Voorbeeld zijn de aannemer die de tegelzetter, verwarmingsmonteur en de elektricien inhuurt, maar ook de twee wijkzusters samen aan je ziekbed. Je kunt niet alles alleen. Samenwerkingsrelaties kun je als volgt indelen:

• WIN-VERLIES De samenwerking is vooral gericht op je eigen voordeel en niet op de gevolgen voor de collega’s. Jouw winst betekent het verlies van anderen.
• VERLIES-WIN In deze samenwerking bewaak jij onvoldoende je eigen belang. Je laat het belang van anderen prevaleren boven dat van jou.
• WIN-WIN Je bent je in deze samenwerking bewust van het te bereiken doel, zowel jouw belang als dat van de meewerkende partijen. Je zoekt naar oplossingen waar alle partijen goed mee kunnen leven. Door deze win-win-houding investeer je in de samenwerking met alle betrokken partijen. Een tiental aandachtspunten zijn bij collegiaal samenwerken belangrijk:

1. Start met het vaststellen wat beider behoeften zijn in het project. Stel vast wat je precies voor resultaat wilt bereiken. Dat kan zowel van emotioneel belang (zoals referentie of aanzien) als van praktisch of financieel belang zijn. Misschien was het wel jouw project en wil jij ook de eer!
2. Zorg voor duidelijkheid over het doel en de duur van de samenwerking, het op te leveren product en de aflevertermijn.                                               
3. Word het eens over de verdeling van de werkzaamheden. Regel wat er gebeurt bij vakanties, ziektes of vrije dagen (sterfgevallen).
4. Maak afspraken over leveringsvoorwaarden, tijdregistratie, tarieven en factureerwijze maar ook over intellectueel eigendom en geheimhoudingsplicht.         
5. Wees sensitief naar je collega’s. Zorg dat je het project ook benadert vanuit de ander. Probeer te begrijpen wat de behoeften en verlangens van die ander zijn. Check goed of deze ook kloppen en verwezenlijkt kunnen worden. Wat wil en moet hij eruit halen om happy te zijn?
6. Heb ook aandacht voor verborgen belangen van collega’s. Kijk verder dan je neus lang is en probeer erachter te komen waar het hen echt om gaat. Blijf gelijken van elkaar want je wilt later ook kunnen samenwerken.
7. Denk in termen van gezamenlijke resultaten. Stel vast welke doelen jullie samen willen bereiken om beiden van een succesvolle samenwerking te spreken. Zorg dat de partij die duidelijk minder inbreng heeft zich toch net zo waardevol voelt als de bovenliggende partij.
8. Bespreek samen alle opties om het gewenste resultaat te bereiken. Bedenk samen concrete mogelijkheden om allebei winst te behalen uit het traject, zodat geen van de partijen zich gebruikt voelt maar het gevoel overhoudt een waardevolle bijdrage geleverd te hebben aan een gezamenlijk project. Het project moet voor beide partijen een referentie vormen!
9. Blijf elkaar informeren over de voortgang in het project en vooral daar waar het spaak dreigt te lopen. Zaken voor elkaar geheimhouden, is de snelste manier om een project in het honderd te laten lopen. Samenwerken betekent vooral eerlijk zijn naar elkaar en de ander goed op de hoogte houden.
10. Maak afspraken hoe je uit elkaar gaat, met andere woorden: hoe je de samenwerking beëindigt.

Wist je dat inkoop eigenlijk nog belangrijker is dan de verkoop? Dat lijkt een vreemde stelling maar veel bedrijven besteden veel aandacht aan verkoop en verwaarlozen daarbij de inkoop. Dat komt bij kleine bedrijven en starters nog vaker voor. Je zorgt tenslotte dat je je spullen krijgt om zelf te produceren of te verkopen. We kunnen er niet genoeg op hameren hoe belangrijk inkoop is. Je kunt het geloven of niet maar binnen de inkoopwereld is het een vast gegeven dat je voor iedere euro die je duurder uit bent bij de inkoop je voor vijf euro meer moet verkopen. Hier volgen de belangrijkste tien inkooptips:

1. Vraag korting. Bij aanvang zul je weinig afnemen zodat je nog niet voor kwantumkorting in aanmerking komt. Ga daarom met andere afnemers praten om samen te werken. Zij profiteren namelijk van jouw inbreng waardoor hun korting hoger wordt. Vraag ook naar de reden van de prijsverschillen die gelden bij afname van verschillende hoeveelheden. Nee heb je en ja kun je krijgen en meestal krijg je wat je vraagt. Vraag om korting op contante betaling of om afhaalkorting als je het zelf ophaalt. Ook krijg je dikwijls korting op grotere aantallen, maar als je allemaal verschillende items afneemt vraag je gewoon om assortimentskorting. Vraag ten alle tijden om korting.
2. Laten maken, huren of leasen. Dikwijls maak je je producten zelf en vergeet je dat anderen (of andere landen) onze producten sneller, goedkoper en misschien wel beter kunnen produceren (bijvoorbeeld confectie of drukwerk). Het belangrijkste is dat jouw product goedkoop en van goede kwaliteit is. Vergeet niet dat ook productie van onderdelen uitbesteed kan worden. Bedenk dat je bedrijfsmiddelen of auto’s gemakkelijk voor korte periodes kunt huren terwijl je aan leasen moeten denken bij langere termijn.
3. Houd rekening met prijsstijgingen. Prijzen hebben eerder de neiging te stijgen dan te dalen. Daarom moet je die bij inkoopovereenkomsten afdekken tegen ongewenste prijsstijgingen. Dat doe je door een vaste prijs af te spreken voor de duur van 6 of 12 maanden of dat de prijsstijging niet meer mag zijn dan het prijsindexcijfer vastgesteld door de overheid. Ook kun je een Best-Buy clausule opnemen waarin staat dat indien je hetzelfde product bij een andere leverancier goedkoper kan krijgen, je het voor die prijs kan kopen. Mocht men daartoe niet bereid zijn dan dient opgenomen te worden dat je vrij bent in het afnemen bij die derde partij.
4. Maak een break-even analyse. Er is ook inkoopvoordeel te behalen door het maken van een brake-even analyse. Dat is het punt waarbij de kosten van de leverancier gelijk zijn aan de opbrengsten. Er is in dit geval geen sprake van winst of verlies. Bij een toename van de productie zal dit leiden tot winst voor de leverancier en bij afname dus verlies. Gebruik deze gegevens bij de afspraken over volume en prijs.
5. Concentreer je op de belangrijkste producten. Concentreer je op de belangrijkste delen van je inkooppakket en verdeel de producten tussen de grootste en minder grote deel van je inkoopomzet. Door dit onderscheid kun je duidelijk zien aan welke inkoop je de grootste aandacht moet besteden. Hou inkoop en bestelling simpel, bundel de bestellingen en bestel alles in één keer.
6. Blijf continue scherp. Vraag steeds nieuwe offertes aan bij concurrerende bedrijven. Weet wat er speelt in de markt en wie de spelers zijn. Blijf scherp, bekijk de marktontwikkelingen en ga na of je nog goed zit. Soms vind je dan dat er gespecialiseerde bedrijven zijn waar je beter terecht kunt. Blijf dus lezen en luisteren naar je leveranciers want jij bent ook belangrijk voor hun.
7. Calculeer de kostprijs van de leverancier. Het is handig om tijdens de onderhandelingen te weten wat de kostprijs van je product is. Verzamel daarom zoveel mogelijk prijsinformatie en vraag de leverancier zoveel mogelijk uit. Probeer daaruit een kostprijs te calculeren zodat je weet wat voor marge en onderhandelingsruimte er voor jouw overblijft.
8. Leg alles schriftelijk vast. Zorg dat alle offertes, afspraken, garantie en service schriftelijk worden vastgelegd. Maak eventueel gebruik van standaard inkooporders of contracten. Laat je eigen standaardcontracten checken door een jurist of gebruik die van de branchevereniging of Kamer van Koophandel. Indien je het standaard koopcontract van de leverancier “moet” tekenen, lees die dan eerst en bespreek die punten waar je problemen mee hebt. Let op: voor de leverancier kan het wel standaard zijn maar daarom hoef jij nog niet akkoord te gaan, want ieder contract is tenslotte eenzijdig.

Het voeren van een voorraadadministratie is tegenwoordig door de automatisering vrij eenvoudig geworden. Voor ondernemers die productie voeren of een redelijke magazijnvoorraad bezitten is het belangrijk te weten hoe groot die voorraad iedere  moment is. Je dient dus te registreren wat er bij het magazijn binnen komt en wat er uit gaat. Er zijn goedkope computerprogramma’s ter beschikking welke op simpele wijze zijn in te voeren en waarbij de ouderdom van de voorraad eenvoudig is af te lezen. Uit deze voorraadadministratie blijkt namelijk hoe groot de omvang van de voorraden is, bovendien of ze te groot of te klein zijn. Hier kun je dus op inspelen. Ook kun je meten hoe groot de omloopsnelheid is (hoe hoger de omloopsnelheid is hoe vaker moet er besteld worden). Daarnaast meten we de gemiddelde leeftijd van de voorraden. Zeker bij beperkt houdbare producten is het belangrijk te weten hoe oud de voorraden zijn. Denk aan voedingsmiddelenbranche maar ook boeken of speelgoed hebben geen onbeperkte houdbaarheidsdatum. Hedendaags is het ook gebruikelijk dat leveranciers ook werkzaamheden in jouw winkel komen uitvoeren. We noemen dit winkel-gereed aanleveren. Toch blijven er veel werkzaamheden over die jij als starter van een winkel zelf zal moet uitvoeren. Dit vullen van de winkel zal immer buiten winkeltijd moeten gebeuren. Een halflege winkel waarbij jij nog aan het prijzen, uitpakken of ophangen van je producten bent wordt door de klant zeker niet gewaardeerd. Dit aanvoerproces zul je dus ’s avonds of in het weekend moeten doen.

De volgorde van de werkzaamheden die er moeten gebeuren zien er als volgt uit:

1. Het ophalen c.q. ontvangen (en aftekenen) van de bestelde goederen
2. Het checken of alle goederen op de bestellijst overeenkomen met de pakbon
3. Het uitpakken en controleren op juistheid en hoeveelheid van de goederen
4. Het uitprijzen van de goederen
5. Het brengen naar de passende winkelruimte, c.q. magazijnruimte
6. Het presenteren van artikelen in de verkoopruimte of het plaatsen op de schappen
7. Het invoeren van de artikelcodes en hoeveelheden in het pakket voorraadbeheer
8. Het terugkoppelen van discrepanties naar de leverancier
9. Het te koop aanbieden tegen een lucratieve prijs
10. Het verkopen en de inkomsten ontvangen per bank of contant
11. De klachten afhandelen en service verlenen
12. Afdoende garanties bieden en die ook waarmaken