In het dagelijks handelsverkeer communiceren we veel maar wat halen we daar eigenlijk uit? Krijgen we de antwoorden van klanten of leveranciers die we willen hebben of die we willen horen? Alles valt of staat met de juiste vraag, de juiste aandacht en voldoende empathie. Bedenk maar eens wat voor vragen er zoal zijn en waar je op moet letten:

1. Open vragen Dit zijn vragen waarmee je een bepaalde verstandhouding verkrijgt. Je legt er zogezegd contact mee. Het zijn vragen om de ander mee op zijn gemak te stellen: “Heeft u het kunnen vinden”, of een opmerking als: “Ik zie dat je ook postzegels verzamelt”. Om meer achtergrond informatie te verkrijgen mag je best een mening vragen of een voorzet geven als: “Wat denkt u of wat vind u daarvan”? Ook commentaar geven op een verhaal en wachten tot de ander het gesprek overneemt. Eigenlijk is het een verborgen vraag want je wacht doodleuk op een reactie.
2. Peilende vragen Deze vragen hebben tot doel om de ander aan te moedigen tot vertellen c.q. om belangstelling te tonen (zodat hij blijft praten). Het zijn dikwijls non-verbale geluiden zoals “Hmmm”, “O?”, of, “Ah?” e.d. samen met de juiste gelaatsuitdrukking of hoofdbeweging. Bij een aanmoediging antwoord je meer van “Jaja” of “Interessant”. Je kunt natuurlijk meer vragen stellen met “Waarom” of “Waarom niet”? Je gaat vergelijken met vragen als: “U doet nu heel wat anders dan vroeger”, of dieper naar zijn mening vragen door te zeggen “Hoe bedoelt u” of “Waarom vindt u dat?” Ook zijn verhaal samenvatten: “Als ik u goed begrijp zegt u eigenlijk—?”
3. Gesloten vragen Gesloten vragen worden eigenlijk uitsluitend gesteld om harde feiten vast te stellen. Het doel is om bevestiging over plaats, tijdstip of personen te verkrijgen. Dat kan een ja/nee response opleveren maar ook harde informatie zoals: “Zijn we het met deze opdracht eens?” of: “Hoeveel werknemers heeft uw bedrijf in dienst?” zo ook: “Heb ik goed begrepen dat u zes kinderen hebt?”
4. Vraagvormen Gebruik een groot scala aan verschillende vormen om zo uitgebreid mogelijk informatie te verwerven. Geef de ander zo veel mogelijk bedenktijd om een zo goed mogelijk antwoord te geven zonder dat jij de vraag al invult, voorkookt of hem niet laat uitspreken. Tenslotte wil jij zo veel mogelijk informatie ontvangen. Analyseer de antwoorden zo objectief mogelijk. M.a.w.: wat tracht de ander over te dragen of wat bedoelt hij precies (incl. non-verbale signalen)

 Anthony Robbins; Succesvolle mensen stellen betere vragen en als resultaat daarvan krijgen ze betere antwoorden

Neem vol de tijd voor de voorbereiding. Als je voldoende materiaal en informatie verzameld hebt is de volgende stap om daar structuur in aan te brengen. De best bruikbare structuur is de volgende:

Kop                 Aandachtstrekker en oriëntatie                                                                                                                      Romp             Uitwerking van het onderwerp                                                                                                                        Staart             Samenvatting en conclusie:

Je vertelt wat je gaat doen, zoals: “Eerst ga ik het met u hierover hebben om daarna daarover door te gaan om dan op dit punt uit te komen”. Tenslotte: “Eerder kondigde ik al aan het volgende met u te bespreken”. Op zo’n manier houd je het publiek bij de les en kun je ze ook door moeilijke stof heen loodsen.  Je toespraak mag niet meer dan 20 minuten duren. Daarna neemt de aandacht zo wie zo af, wat je ook vertelt en let op!                                                                               Niet WAT je zal gaan zeggen maar vooral HOE je het gaat zeggen doet er toe!

De 20 vuistregels voor een goede presentatie/spreekbeurt zijn:

1. Gebruik simpele, duidelijke taal, geen clichés en gebruik korte zinnen.
2. Een toespraak of presentatie mag niet langer dan 20 minuten
3. Breng slecht nieuws aan het begin en de rest van de tijd om het te verklaren.
4. Zorg dat het eind van de speech goed is. Dat blijft namelijk lang hangen.
5. Wees verrassend maar niet voorspelbaar, presenteer je verhaal puntsgewijs.
6. Pas iedere speech aan de omstandigheden aan.                                                           
7. Wees authentiek. Gebruik anekdotes om de speech persoonlijker te maken.
8. Start nooit met een begingrap. Met een passende anekdote breek je het ijs.
9. Blijf je boodschap herhalen. Vertel wat je op je hart hebt en blijf het eindeloos herhalen, zodat het beklijft.
10. Communiceer met je toehoorders. Laat ze meedoen door vragen te stellen en ze erbij te betrekken. Je zult zien dat het spreken daardoor makkelijker gaat.
11. Maak gebruik van je handen. Door handgebaren te maken bij wat je vertelt betrek je het publiek erbij. Nooit wegstoppen dus.
12. Laat stiltes vallen. Timing bepaalt alles in het leven. Oefen bijvoorbeeld eens met drie seconden stilte. Je verhaal wint aan kracht
13. Wordt nooit persoonlijk, dat keert zich altijd tegen je. Pas op voor polariseren
14. Dwaal niet af van je schema. Steek geen wijdlopige verhalen af.    
15. Gebruik klare taal. Sta waar je voor staat. Gebruik geen woorden als: een beetje, eventjes, zeg maar of misschien.
16. Eindig nooit met een zin als: “Om een lang verhaal kort te maken” want dan denk men al gauw dat je een kort verhaal lang wilt gaat maken!
17. Vraag nooit waar je gebleven bent. Zeg rustig dat je de draad even kwijt bent en dat je die zo wel weer terug vindt en blijf gewoon door praten.
18. Maak het niet te lang, daar zitten mensen niet op te wachten. Ze hebben wel wat beters te doen. Beperk je tot het wezenlijke, wat er toe doet.
19. Laat je presentatie niet als een nachtkaars uitgaan onder binnensmonds gemompel van “ik dank u voor uw aandacht”. Omdat de start en de landing het langs blijven hangen moet juist je samenvatting als een bom inslaan.

Onderschat het niet. Het is net als orgel spelen. Het lijkt zo eenvoudig maar als jij het probeert valt het vies tegen.

EEN PRESENTATIE GEVEN, DE VOORBEREIDING

Nog even wat kleine punten: Zet je verhaal nooit op papier en leer hem nooit van buiten. Wel is het handig om een spiekbriefje te maken waar de belangrijkste punten in volgorde op vermeld staan. Eventueel met sleutelwoorden over fragmenten of anekdotes. Schrijf daarbij in grote letters en gebruik slechts een zijde zodat het in een oogopslag te zien is. Let op; je spiekt niet, het is een handreiking.

Een goede spreekbeurt moet zijn zoals een fijne zakenvlucht: Hij moet starten met vol gas, doorvliegen op grote hoogte en zachtjes -zonder een bonk- landen op haar eindbestemming. Uttam P. Kripalani

De 10 vuistregels voor een goede spreekbeurt zijn:

1 Goede voorbereiding is essentieel.                                                                                    2 Oefen je speech en controleer het tijdschema.                                                                       3 Vergeet niet: Uiterlijk is belangrijk.                                                                                          4 Draag geen al te extravagante kleding.                                                                           5 Kijk eens in de spiegel: hoe gedraag je je?                                                                            6 Wees ruim op tijd aanwezig en controleer of alles goed functioneert.                                 7 Leer de eerste zinnen uit het hoofd. Het begin is cruciaal voor de rest van de speech.                                                                                                                                             8 Schrijf vooraf twee of drie belangrijkste dingen op die je wilt overbrengen                                 9 Accepteer de spanning zowel voor als tijdens de presentatie                                        10 Kom met krachtige openingszin en pakkende afsluiter                                              11 Accepteer dat je niet alles onder controle hebt                                                        12Let op je ademhaling varieer je intonatie en las voldoende pauzes in                  13 Start nooit met een begingrap. Alleen met een goede bijpassende anekdote breek je het ijs.                                                                                                                                  14 Houd je armen los en gebruik gebaren functioneel                                               15 Ondersteunend materiaal is slechts een hulpmiddel (ga niet voorlezen)                16 Overleg na afloop met bekenden hoe je presentatie is overgekomen. Was het de moeite waard en heeft het echt wat opgeleverd?`

Conclusie:   Vertel wat je gaat vertellen,                                                                                           vertel het,                                                                                                                    Vertel in het kort wat je verteld hebt.

Ben je geen begenadigd spreker, (wat er maar heel weinig zijn) dan is de hulp van een beamer aan te raden. Bij een zakelijke presentatie blijft de combinatie  van een goed verhaal met een presentatie op een scherm de sterkste vorm van presenteren. Hoe beeldener de presentatie, hoe beter het bij het publiek blijft hangen

Onderschat het niet. Het is als orgel spelen het lijkt zo eenvoudig maar als jij het probeert valt het vies stegen

Zoals alle acties heeft een presentatie een goede voorbereiding nodig. Denk goed na wat je precies wilt overbrengen. Zet je verhaal nooit op papier en leer hem ook nooit van buiten. Wel is het handig om een spiekbriefje te maken waar de belangrijkste punten in de juiste volgorde op vermeld staan, eventueel met sleutelwoorden over fragmenten of anekdotes. Schrijf daarbij in grote letters en gebruik slechts een zijde zodat het in een oogopslag te zien is. Let op; je spiekt niet, het is een handreiking.

De 16 vuistregels voor een goede spreekbeurt zijn:

1. Goede voorbereiding is essentieel.
2. Oefen je speech en controleer het tijdschema.
3. Vergeet niet: Uiterlijk is belangrijk.
4. Draag geen al te extravagante kleding.
5. Kijk eens in de spiegel: hoe gedraag je je?
6. Wees ruim op tijd aanwezig en controleer of alles goed functioneert.
7. Leer de eerste zinnen gerust uit het hoofd. Het begin is cruciaal voor de rest van de hele speech.
8. Schrijf vooraf de twee of drie belangrijkste dingen op die je wilt overbrengen.
9. Accepteer de spanning zowel voor als tijdens de presentatie.
10. Kom met een krachtige openingszin en pakkende afsluiter.
11. Accepteer dat je niet alles onder controle hebt.
12. Let op je ademhaling en varieer je intonatie. Las voldoende pauzes in
13. Start nooit met een begingrap. Alleen met een goede bijpassende anekdote breek je het ijs.
14. Houd je armen los en gebruik gebaren functioneel.
15. Ondersteunend materiaal is slechts een hulpmiddel (ga niet voorlezen).      
16. Overleg na afloop met bekenden hoe je presentatie is overgekomen. Was het de moeite waard en heeft het echt wat opgeleverd?

Conclusie:   Vertel wat je gaat vertellen,   vertel het, vertel in het kort wat je verteld hebt.

Ben je geen begenadigd spreker, (wat er maar heel weinig zijn) dan is de hulp van een beamer aan te raden. Bij een zakelijke presentatie blijft de combinatie  van een goed verhaal met een presentatie op een scherm de sterkste vorm van presenteren. Hoe beeldener de presentatie, hoe beter het bij het publiek blijft hangen.

Een goede spreekbeurt moet zijn zoals een fijne zakenvlucht: Hij moet starten met vol gas, doorvliegen op grote hoogte en zachtjes -zonder een bonk- landen op haar eindbestemming. Uttam P. Kripalani