Klein heeft zo zijn voordelen maar er zijn momenten dat je je graag een beetje groter wilt voordoen. Maak je maar wat breder, zou ik zeggen. Alleen is maar alleen en de klant zou zich best kunnen afvragen wat er gebeurt met zijn opdracht of project bij ziekte of vakanties van jou. Misschien vindt hij het wat te risicovol de opdracht aan zo’n eenling te verstrekken.  Als jij kunt vertellen dat je binnen een groep werkt, waar men elkaar aanvult, klinkt dat al een stuk professioneler. Hier volgt een aantal manieren hoe je je groter kunt voordoen dan je werkelijk bent (zonder te liegen).

1. Telefoon/antwoordservice. Met een telefoon/antwoordservice is je bedrijf altijd goed bereikbaar en komt een stuk professioneler over. Als jij bij een klant inkomende problemen moet oplossen, heeft die klant ook zijn bedenkingen over jouw professionaliteit.
2. Zorg voor een professionele website die er altijd gelikt uitziet, vergeet je adres niet en verstop vooral je telefoonnummer niet ergens. Een website wordt tenslotte veel vaker bezocht dan je kantoor.
3. Een nette auto. Een redelijke auto, netjes gewassen schone bedrijfsauto. Geloof het of niet maar we kijken allemaal naar je auto! Niet een te dure maar ook niet een al te oude wagen. De auto uitrusten met het logo en de naam van je bedrijf is belangrijk. Het oog wil ook wat en de eerste indruk blijft lang hangen. Kom nooit met een te luxueuze wagen. Dan wek je een verkeerde indruk.
4. Zorg voor een goed adres. Je mag best een postbusadres noemen maar een net bedrijf- of kantooradres is onontbeerlijk. Maak je gebruik van een gezamenlijk kantoorpand met naam, noem dat dan ook bij je adres, bijvoorbeeld Betuwestaete.
5. Verruim je bedrijfsnaam. Atlantic Associates, Letty Fransen en Co, Smitting Consulting of Erica HairPartners klinkt breder en professioneler dan Janny’s Haarzaakje. Die associates of partners mogen best zelfstandigen zijn die jou parttime helpen indien nodig, dus je liegt niet.
6. Laat je naam zien. Toon je naam en logo op alles waar mogelijk. Ook op je pakketbesteller, je pizzakoerier of je privéauto.
7. Denk groot en spreek groot en bij voorkeur in de wij-vorm. Laat zien dat je wat voorstelt en dat je geen mannetje of vrouwtje bent met weinig zelfvertrouwen. Noem sporadisch gerespecteerde klantnamen waar je gewerkt hebt zonder ooit te noemen wat je daar werkelijk gedaan hebt.
8. Interviews houd je bij voorkeur in een hotel of kantoor met een gezamenlijke conferentiekamer in het geval van een shared-office.
9. Problemen los jij zelf op. Bij grote bedrijven zal de klant het probleem krijgen dat hij niet weet welke afdeling over zijn probleem gaat. Vertel de klant dat JIJ het hoogstpersoonlijk regelt! (Later zie je wel hoe).

We zijn allemaal bekend met het feit dat we aardig horen te zijn naar de klant maar wat bedoelen we precies met een slogan ”de klant is koning”. Wat verwacht die klant dan wel van onze klantvriendelijkheid? Er zijn drie eigenschappen die je moet bezitten om klantvriendelijk over te komen. Dat zijn:                                                    –

1. Sociale vaardigheden
2. Commerciële vaardigheden
3. Vaktechnische vaardigheden

Het imago en het gezicht van jouw activiteit wordt dus bepaald door jouw optreden, vakkennis en voorkomen. Het succes van jouw onderneming wordt bepaald door het gezicht wat het heeft (jouw gezicht) maar waarom is klantvriendelijkheid eigenlijk zo belangrijk? Er zijn twee goede redenen waarom attent, klantvriendelijk en klantgericht handelen belangrijk zijn:

A Het winnen van actieve referenten (mond tot oor reclame)                                                                                                 B Concurrentie voorblijven

Klantvriendelijkheid is niet tastbaar. Het is een beleving. De klant ervaart jouw klantvriendelijkheid en ondergaat haar als een geheel van indrukken. Die indrukken doet hij op als hij jou ontmoet. Het is niet alleen een vriendelijk woord. Het omvat alle facetten van je aankomst tot en met zijn of jouw vertrek. Wanneer alle onderdelen goed op elkaar afgestemd zijn is de klantvriendelijkheid optimaal.

Het beleven van klantvriendelijkheid bestaat vooral uit:

1. Persoonlijke aandacht krijgen, maar niet lastig gevallen worden
2. Zich op zijn gemak voelen of op zijn gemak gesteld worden
3. Telkens kunnen aankloppen (niets is te veel)
4. Behandeld worden zoals jij graag behandeld wil worden
5. Het gevoel krijgen dat er aan hem gedacht wordt. Zich voldaan voelen
6. Beloftes die in reclame en gesprekken zijn gemaakt ook nagekomen worden
7. Gemaakte fouten toegegeven en op juiste wijze opgelost worden
8. Als de klant niet content is, niet moeilijk gedaan wordt maar gewoon geruild kan worden etc.

Dit zijn de toetsstenen waarmee voor de klant de beleving van klantvriendelijkheid staat of valt. Komt één van deze gevoelens door één of andere reden niet tot stand, dan ervaart de klant GEEN klantvriendelijkheid. Echter, de klant moet niet het gevoel krijgen dat alles om hem draait en ondergeschikt worden gemaakt aan de behoeftes van de aanbieder. Aanbieder en klant zijn elkaars gelijken. Zowel de klant als de aanbieder dienen zich aan bepaalde spelregels te houden om het spel tot ieders genoegen te spelen. Binnen zo’n spelsituatie past dan ook geen sterke rolopvatting van de klant als dictator met aanbieder als trouwe volgeling.               

De klant bemerkt pas klantvriendelijkheid als hij de juiste dosis aandacht ontvangt en ook zo ERVAART!

Ondernemen is een inspannende en zware zaak. Het vervelende is dat het lang niet altijd loopt zoals je zou willen. Als je die grote opdracht misloopt, blijf je uit boosheid een tijdje nadenken over hoe (oneerlijk) je behandeld bent. Waarom is het zo gelopen? Wiens schuld was het eigenlijk en waarom voel je je nu zoals je je voelt? Vaak zijn het de gevoelens die je aanzetten tot piekersessies en slapeloze nachten. Het is helemaal niet zo vreemd als je je zorgen maakt. Trek het je echter niet aan. Hoe beter je in staat bent om je niet te laten meeslepen in vervelende negatieve gedachten en gevoelens, hoe prettiger je je voelt. Vind nieuwe mogelijkheden om de problemen op te lossen en gebruik die opties om ergens beter in te worden. Ga achteraf de feiten grondig analyseren en vind uit waarom het zo fout gegaan is. Bedenk vooral wat je ervan kunt leren. Als je hier eenmaal goed in bent, voel jij je prettiger. Gebruik je hersenen creatief om niet te verzinken in negatieve emoties. Hier zijn vijf aanwijzingen hoe om te gaan met piekersessies:

1. Belangrijkste les voor de toekomst: herkauwen wat in het verleden is gebeurd, heeft weinig zin. Je kunt er niets aan veranderen. Behalve als je op zoek gaat naar een oplossing of les voor de toekomst. Want hoe los je een vergelijkbare kwestie in de toekomst op?
2. Hoe is beter dan waarom. Waarom overkomt jou dit? Waarom ben ik niet beter? Op zulke vragen vind je waarschijnlijk geen antwoord. Het is beter om in de toekomst in plaats van ‘waarom’ hoe-vragen te stellen. Waaromvragen leiden tot een slechte stemming en somberheid. Waarom heb ik dit altijd? Hoe vragen leiden je naar oplossingen. Hoe kan ik dit een volgende keer wel laten lukken.
3. Als je merkt dat je dikwijls piekert, plan dan 20 minuten in en beperk het gepieker tot die tijd. Je mag op dat moment je gedachten alle kanten op laten gaan. Na zo’n piekertijd doe je iets productiefs. Sla je toch weer aan het piekeren, herinner jezelf er dan aan dat je daar pas later tijd voor inplant.
4. Elke gedachte is als een trein. Benader je gedachten als een treinspotter op een station waar je passerende treinen bekijkt. Je beschouwt het, maar stapt niet in. Je bent nieuwsgierig, maar oordeelt niet en gaat niet in discussie. Het helpt daarbij om wat voorbijkomt te labelen als zijnde een gedachte. Je gedachte: ik schiet met mijn zaak echt te kort wordt dan: ik heb de gedachte dat ik voor mijn zaak tekortschiet. Hierdoor krijg je een minder negatieve gedachte.
5. Houd je volle aandacht erbij. We piekeren vooral als we simpele bezigheden doen die weinig aandacht vragen. Probeer er toch je volledige aandacht op te richten. Werkt het niet, zoek dan een activiteit die wel al je aandacht vraagt zodat je gedachten minder snel afdwalen. Ga sporten, lezen of afleiding zoeken. Doe iets prettigs om de vervelende gedachten te verdrijven. Het is op korte termijn heel effectief maar werkt jammer genoeg niet op langere termijn op negatieve gebeurtenissen.