Veel van de werkzaamheden die je iedere dag verricht kun je beschrijven als een project. Niet alleen een boek schrijven of een verhuizing is een project. Ook veel opdrachten die je als zelfstandige moet uitvoeren kun je beschouwen als een project. Natuurlijk is voor de programmeur het totale softwarepakket een project maar ook de complete therapie van een patiënt is een project en de huwelijks reportage van de fotograaf ook. Hier lees je de algemene richtlijnen om een project (wat voor project doet er niet toe) winstgevend en positief af te ronden.

1. Stel duidelijk de omvang van een project vast. Zonder uitgewerkt gespecificeerd doel zul je geen succes behalen. Als je niet weet waar je naar toe wilt is elke richting de goede richting, maar je zult nooit op je eindbestemming aankomen.
2. Doe exact wat is afgesproken, niets meer en niets minder. In de praktijk is dit een heikel punt. Een klant vergeet nog al eens wat eisen en zal die later pas ontdekken. Het is aan jou om die eisen uitsluitend in te willigen met een aanvullende offerte en niet door binnen het project het er wel even bij te doen. Je marge zal in elkaar zakken en de einddatum zal zwaar onder druk komen te staan. Waag je er niet aan!
3. Vergeet niet te benchmarken. Houd uren en marges van het project continue in de gaten en zorg voor een goede voortgangsbewaking. Het bijhouden van de tarieven evenals de controle van de gemaakte uren van zowel de projectmedewerkers als jijzelf geven houvast over de winstgevendheid van het project. Ook weet je dan of de gefactureerde tarieven afdoende zijn voor een gezonde winstmarge.
4. Houd je winstgevendheid bij. Als je van tevoren geen marge incalculeert kun je ook niet bijhouden of je de gebudgetteerde marge wel haalt. Besteed aandacht aan de cijfers want dat kan de cashflow verhogen en de budgetoverschrijdingen reduceren.
5. Houd de declarabele uren scherp in de gaten. Breng de gewerkte uren zo snel mogelijk in rekening en check of aan de betalingstermijn wordt voldaan. Check de hoeveelheid niet declarabele uren want die zijn ook belangrijk. Tenslotte zijn gewerkte maar niet berekende uren dodelijk voor elk bedrijf. Houd dus ook de project-gerelateerde kosten zoals reizen of onderzoek nauwlettend bij. Zelfs al werk jij alleen aan een project. Ga tot actie over als je bezettingsgraad te laag blijkt te zijn.
6. Houdt nauwlettend een uren- en kostenregistratie bij. Niet wachten met het bijhouden van de uren want des te langer je wacht, des te vager wordt je rapportage. Die tijdsregistratie dient wel evenwijdig te lopen met je begroting. Er moet een rode vlag gehesen worden als die niet meer parallel loopt. Anders komt je cashflow in de problemen en het voortbestaan van project en bedrijf.
7. Zorg voor een geautomatiseerde facturatie. Gekoppeld aan je urenregistratie zal deze geen probleem moeten geven. Bedenk wel dat reisuren, vergaderuren en overige besprekingen met de klant of derden ook declarabele uren zijn.
8. Maak gebruik van een geïntegreerd softwarepakket die het hele project aankan. Dat houdt onder andere in dat de urenregistratie, de voortgangscontrole, het projectmanagement, de facturatie en de boekhouding geheel geïntegreerd moeten zijn. Dat kost misschien iets meer maar dan weet je wel zeker dat je bij de les gehouden wordt in het geval jij aan bovengenoemde eisen niet hebt voldaan.

Je komt niet uit een commerciële functie en gaat straks toch voor jezelf beginnen? Dat gebeurt wel vaker en daar is niets mis mee. Alles in het leven doe je tenslotte eenmaal voor de eerste keer. Als echter commercieel handelen niet in je bloed zit kun je er wel aan werken om het je eigen te maken. Door je verder te ontwikkelen en te blijven oefenen. Een goede les is door scherp op te letten wanneer je zelf gaat inkopen. Door goed te kijken hoe anderen het doen en hoe jijzelf daarbij als koper behandeld wordt. Op den duur zul je vanzelf besluitvaardiger worden en meer daadkracht tonen. Meer aandurven zonder te denken dat commercie iets engs is. Benader de zaak realistisch met de gedachte dat iedereen tenslotte een boterham zal moeten verdienen en dat alles wat je doet tenslotte commercie is. Let maar eens op: Je hele leven ben je jezelf aan het verkopen. Commercieel denken en handelen is niet zozeer een losstaande vaardigheid maar eerder een state of mind. Je verkoopt jezelf tenslotte de hele dag maar bent je daar niet continue bewust van. Commercie betekent niet dat je een ander een product ongewild door zijn strot duwt. Commercie betekent dat je aanvoelt wat die ander echt nodig heeft en hem daarbij helpt. Dat deed je al goed als werknemer namens een bedrijf en dat ga je nu doen als zelfstandige. Voortaan is het zo dat je naast je taak van advocaat, verpleegster of timmerman niet slechts een sociaal juridische, renovatie of zorgtaak vervult maar vanaf nu ook nog een ondernemerstaak!

Om commercieel te denken en te handelen moet de zzp-er/ondernemer het liefst meerdere van de volgende eigenschappen bezitten:

1. Klanten weten te werven en te behouden door ze aan je te binden
2. Klanten of belanghebbenden weten te overtuigen
3. Meedenken met een klant en kunnen inschatten of jij de oplossing kan bieden voor zijn probleem
4. Voldoende omzet en winst weten te genereren
5. Snel en efficiënt beslissingen kunnen en durven nemen
6. Kansen herkennen en deze vertalen naar winstgevende activiteiten
7. Op langere termijn activiteiten en de consequenties moeten kunnen overzien en hierover strategisch kunnen nadenken
8. Kunnen inschatten wat de kosten en baten zijn: Hoeveel tijd, geld en energie het gaat kosten voor je nieuwe activiteit en dit afwegen tegen de verwachte opbrengst
9. Geloven in jezelf. Voldoende eigenwaarde bezitten om anderen aan te spreken (netwerken) en om succesvol te kunnen onderhandelen met financiële instellingen of leveranciers
10. Voldoende positief enthousiasme uitstralen zodat anderen je mogen want:

HET ALLERBELANGRIJKSTE INGREDIËNT VAN SUCCES IS MET ANDERE MENSEN OM KUNNEN GAAN   Theodoor Roosevelt

De echt succesvolle ondernemer bezit het vermogen om goed te luisteren en verstaat daarnaast de kunst vooral de werkelijke behoefte van de klant goed in te schatten. Daarbij beheerst hij een aantal essentiële eigenschappen, zoals sociale vaardigheden, motivatie, empathie en zelfbeheersing. Voor een goed begrip verklaren we de acht eigenschappen:

1. Sociale vaardigheden Hier verstaan we onder het vermogen om relaties aan te gaan en het opbouwen van netwerken maar ook het kweken van een prettige verstandhouding met anderen om gemeenschappelijke belangen te vinden en te behouden. Op die manier kun je met succes gezamenlijk problemen de baas worden. Een positieve inslag is daarbij onontbeerlijk.
2. Motivatie is de gangmaker voor je activiteit – de hartstocht voor wat je doet – en staat los van enig financieel gewin. De energie en doorzettingsvermogen om iets groots te verrichten brengt je tot prestaties die niemand (inclusief jezelf) ooit had verwacht. Motivatie brengt ook mee dat je die hartstocht kunt overbrengen op andere mensen. Een eigenschap die voor een ondernemer van grote importantie is om zo de medewerking van anderen te verkrijgen.
3. Empathie is de kunst om de staat van emotie van een ander op de juiste waarde te schatten en deze op een passende manier te benaderen. Het gaat hierbij om het luisteren naar en aanvoelen van behoeftes van de ander waarbij je laat merken dat zijn behoeftes meer tellen dan de jouwe. De wijze waarbij jij met de klant omgaat is daarbij bepalend voor je reputatie.
4. Zelfbeheersing houdt in dat je onder moeilijke omstandigheden je kalmte weet te bewaren. Je hoofd koel houden als anderen het verliezen. Het betekent dat je stemmingen als woede, verdriet, angst en koppigheid in toom kunt houden en omzetten in iets goeds. Het houdt in dat je (te) snelle oordeel weet op te schorten en eerst tot rust komt en nadenkt alvorens een oordeel te vellen en niet onmiddellijk tot actie over gaat.
5. Uitstellen is de duivel onder de ondernemer zijn hoofdkussen. Je moet jezelf aanleren dat het woord uitstel niet past bij een zzp-er en dat het funest is voor je business. Uitstel is nergens goed voor. Het leidt tot afstel en op termijn tot faillissement. Schrap het woord morgen dus uit je woordenboek. Wat gedaan is is gedaan en daar hoef je niet meer als een berg tegenop te kijken. Het ligt morgen niet meer op je bureau bij de afdeling “doen”. Doe het vervelendste eerst, dan ben je ervan af. Zo leer je beter je tijd te verdelen en voel je je minder opgejaagd door de dingen die je nog steeds niet gedaan hebt.
6. Doorzettingsvermogen Vasthoudendheid is één van de belangrijke eigenschappen van de zzp-er. Niets van je business komt vanzelf je deur binnen. Je zult er wat voor moeten doen (en laten). Dat betekent dat je leert omgaan met tegenslagen maar dat je je er wel overheen zet.
7. Zelfrespect is het gevoel van eigenwaarde en geeft aan hoever je in jezelf gelooft en accepteert. Het laat zien hoe goed je jezelf voelt en hoe waardevol je bent. Het is een vorm van naar jezelf kijken, een zelfbeeld dus. Je zelfrespect wordt versterkt door je omgeving. Door een gezonde dosis zelfrespect ben je niet ontvankelijk voor kritiek van anderen.
8. Kansen benutten Indien een bedrijf een prima boterham verdient aan een service of product denk je misschien dat die daarop het alleenrecht bezit maar dat is niet zo. Als je denkt dat iemand dominant in de markt is liggen er mogelijkheden voor anderen. Grote kans dat hij gedeeltes van de markt niet aanboort of vergeet. Dat geeft jou de kans daarop in te springen. Sommigen vulden die niche en deden het beter dan hun oude werkgever.