Hieronder tref je tips aan om je werkplek optimaal te gebruiken en dus zo efficiënt mogelijk te kunnen werken:

1. Zorg dat je werkplek georganiseerd is. Je gereedschap koffer, je bureau, je keuken, je werkbank etc. en dat je overal goed bij kunt, zeker in het geval je een vaste werkplek hebt.
2. Zorg dat je altijd bereikbaar bent. In het mobiele tijdperk is dit tegenwoordig vanzelfsprekend maar de klant die met je in gesprek is wil niet gestoord worden. Ook bij ziektes en vakantie moet je bedrijf bereikbaar blijven. Ben je alleen? Schakel dan een telefoonservice in die de eenvoudige vragen kan beantwoorden en je agenda beheert. Het is het geld dik waard.
3. Zorg dat je geen achterstand hebt. Breng je voorraden, je gereedschap, toners, papier e.d. up to date. Kom niet in de problemen omdat je je werk moet onderbreken omdat er rommel in de weg ligt of omdat je eerst naar de winkel moet om een tekort aan te vullen. Zorg dat je vanaf nu” bij blijft”.
4. Koop minimaal vier postbakjes en noem ze ‘In” voor ingekomen post of mail. “Uit” voor uitgaande post. “Afwachten” voor dingen die nu niet gelijk gedaan kunnen worden maar even bedenktijd nodig hebben en “Filen” of archiveren voor items die je later naar het archief moet verhuizen.
5. Leg alles terug op hun vaste plek. Zoals een politieman zijn revolver terug in zijn holster steekt en de tandarts zijn tangen onder handbereik terug legt moet jij ook je gereedschap of andere spullen op hun vaste plek leggen zodat je het altijd vindt als je het nodig hebt. Zo verhinder je dat de thuiskapster zonder schaar en de wegenwacht zonder startkabel bij de klant arriveert. Wees netjes en leg alles snel terug. Zo grijp je niet mis en je sla je geen flater!
6. Gebruik hangmappen met ruiters waarin plastic binders gestoken kunnen worden voor o.a. je klantenfiles. Doe hetzelfde met marketing, technische informatie over verkoop, public relations, beurzen of netwerken. Zo ook met materiaal over collega’s/concurrenten en leveranciers.
7. Documentatie over in- en uitgaven en belastingen van de afgelopen jaren worden verhuisd naar het archief zodat het niet verwarrend in de weg ligt.  Zo ook met computer-databestanden.
8. Doe hetzelfde met je papieren archief. Gebruik ordners voor de uitgaande facturen en leg ze op volgorde van nummering. Ook de inkoopfacturen komen in een ordner maar die gaan op volgorde (datum) van binnenkomst.
9. Gebruik een lade of kast en verwijder alle mappen die niet actief gebruikt worden naar een tweede archiefkast. Toon met verschillende kleuren van de ruiters waar wat bij hoort en gebruik voor elke activiteit een andere map.
10. Andere gegevens of referentiemateriaal dat je wilt bewaren gaat naar het archief zoals inhuur personeel, budgetgegevens, vorige projecten etc. maar bewaar niet teveel. Alleen hard-copy administratieve gegevens zoals alle inkomsten en uitgaven plus alle schriftelijke (originele) overeenkomsten moeten 7 jaar bewaard worden zodat bij een belastingcontrole deze snel beschikbaar zijn. Bewaar alleen wat “juridische waarde” heeft.
11. Werk pc achterstanden weg door voldoende hoofd-mappen te creëren met daaronder sub-mappen. Alleen zo krijg je orde in je systeem en kun je overal snel en eenvoudig bij, zonder dat je je een ongeluk zoekt.
12. Schaf een boekhoudprogramma aan. Het maakt je leven stuk eenvoudiger en kost in verhouding weinig. Simpel zelf on-line boekhouden en rechtstreeks via je bankafschriften automatisch inboeken.
13. Koop en gebruik een database voor leveranciers, klanten en prospects. Voor je mailinglist is het onmisbaar en er is veel keus. Zet het in de “cloud”. Een aanrader zodra de database groter wordt.
14. Bewaar zo gestructureerd mogelijk. Je maakt voor jezelf afspraken over het archiveren. Dan gaat het terugvinden een stuk gemakkelijker. Veel hoofd- mappen en daarna sub-mappen gebruiken.
15. Maak de mappenstructuur zo klein mogelijk. Dan hoef je niet helemaal de lange weg af te leggen om daar te komen waar je moet zijn. Zet veel gebruikte bestanden in je taakbalk en sleep veel gebruikte mappen naar je favorieten
16. Opschonen van je database. Veel mappen gaan maar een korte tijd mee en moet je verwijderen. Voeg het restant van de files bij elkaar in een nieuwe map. Noem deze “oude dossiers”. Zo houd je het simpel en overzichtelijk.
17. Kijk niet steeds naar je te doen lijst in je agenda. Het kost veel tijd en je wint er weinig mee. Uitstellen helpt niet. Doe de niet leuke dingen onmiddellijk, dan ben je daar vanaf. Je hoeft er niet langer tegen op te zien en door het te doen krijg je een goed gevoel: “Dat heb ik toch maar mooi weer gedaan “.

Het is in veel gevallen zinvol om het nuttige met het aangename te verenigen. Dat kan uitstekend door samen met en relatie de lunch te gebruiken. Bovendien gebruik je zowel jouw tijd als die van de klant efficiënt. Waarschijnlijk wil je een nieuwe of huidige klant extra in de watten leggen. Helemaal verkeerd want de klant zijn tijd is kostbaar. Lunchen doe je niet zo maar. Je moet daar goed over nadenken. Vergeet ook niet dat jij niet de enige bent die de klant uitnodigt en ook hier geldt het gezegde: overdaad schaadt! Hier volgen een aantal tips om een zakenlunch zo positief en effectief mogelijk te laten verlopen:

1. Kies een passende gelegenheid Bekijk je prospect kritisch en vraag je af waar hij zich thuis zal voelen. Het gaat tenslotte niet om jou maar om je gast(en). Heel chique is niet per definitie ook heel passend. Misschien voelt je gast zich dan bijzonder opgelaten en ongemakkelijk. Ga bij voorkeur naar een gelegenheid die je goed kent en zorg dat je niet gestoord wordt. De gast moet zich onder de lunch op zijn gemak voelen.
2. Eet niet te zwaar Een goede zakenlunch bestaat uit maximaal drie gangen. Als jij van tevoren het menu samenstelt, kies dan een licht voorgerecht, een hoofdgerecht met vis of licht vlees en een fruitdessert zodat je na de lunch niet meteen een middagdutje nodig hebt om de boel te verteren. Het is de gewoonte om bij een lunch slechts één soort wijn te schenken. Als je weet dat je gast een wijnkenner is, laat hem dan de wijn voorproeven.
3. Wees een goede gastheer/vrouw Als je gasten thuis ontvangt zorg dan dat het ze aan niets ontbreekt. Gedraag je in een restaurant net alsof je thuis bent maar dan wel in de goede zin des woord. Let op of de glazen nog vol blijven en of het eten in de smaak valt. Eet je gast het voorgerecht niet op, informeer dan tactvol of hij niet toevallig vegetarisch is, zodat je voor het hoofdgerecht op tijd kunt ingrijpen. Overdrijf niet.
4. Geen zaken zijn ook zaken Als je een gast uitnodigt voor een zakenlunch wil dat niet zeggen dat je het de hele lunch over zaken moet hebben. Koetjes en kalfjes zijn onmisbaar, zeker in de aanvang. Als je pech hebt en je gast niet erg spraakzaam is kan het een hele inspanning worden om het gesprek gaande te houden. Laat concrete afspraken samenvallen met het dessert, anders denkt hij dat je hem kwijt wilt.
5. Maak het niet te lang Een goede zakenlunch duurt ongeveer anderhalf uur maar hou je gast in de gaten. Als hij bij het dessert rusteloos op zijn stoel begint te schuiven, ga dan niet uitgebreid koffiedrinken. Genoeg is genoeg.
6. Liever een ronde tafel Als je met twee personen bent maakt de vorm van de tafel niet uit.  Als je met een grotere groep bent is een ronde tafel aan te bevelen. Er zit dan niemand op een lastige hoek. Het is dan makkelijker om een algemeen gesprek te houden waar iedereen aan deelneemt. Dat is prettig als ook minder spraakzame gasten zijn aangeschoven. Als de groep groter is dan acht personen is het raadzaam om het gezelschap te splitsen.

In het bedrijfsleven zul je vast een keer bij een tafel moeten aanschuiven in een groepsgesprek of om een andere dringende reden. Attentie! Neem nooit deel aan een bespreking, vergadering of meeting (hoe je het maar noemen wilt) met een zakelijke partij of relatie zonder dat je je daarop grondig hebt voorbereid! Voorbereiden houdt in dit verband in: je echt verdiepen in de mogelijkheden en valkuilen die je tegen gaat komen. Als je dat namelijk niet doet loop je het risico ongevraagd ergens in te rollen. Misschien wel in een positie waarin je niet wilt zijn. Als iemand het woord meeting in de mond neemt is het belangrijk voor jezelf een vragenlijstje door te nemen zoals:

1. Wie heeft de meeting gearrangeerd en vooral waarom?
2. Wat is het echte doel ervan en wat komt ter sprake?
3. Bestaat er soms een “geheime“ agenda?
4. Waar en waarom ben jij erbij betrokken en wil je dat eigenlijk wel?
5. Wat is het absolute minimum waar je voor gaat?

Klinkt dit verhaal je achterdochtig in de oren? Prima maar het betaalt je uit als je de antwoorden op deze vragen bij de hand hebt want dan ben jij in “control” en geloof me: degene die in de DRIVERSEAT zit komt er het beste uit. Dat houdt in dat jij graag wilt dat er ook naar je geluisterd wordt en men jouw standpunt verneemt en dat  zonder weerstand op te wekken! Dat doe je door:

1. Jezelf goed voor te bereiden. Is er al een agenda beschikbaar? Wie zijn de genodigden aan tafel? Spelen er dingende zaken? Heb je de antwoorden beschikbaar van moeilijke vragen die je kunt verwachten. Schrijf desnoods alvast de argumenten op van voor en tegens.
2. Actief luisteren naar de mening van anderen en goed laten merken dat je hun mening tot je neemt door hen actief aan te kijken. Ook hun mening samenvatten helpt daarbij voordat je je eigen mening geeft.
3. Wees nooit persoonlijk, hatelijk, agressief, defensief of sarcastisch in je taalgebruik. Zoek ook geen zondebok.
4. Blijf nooit te lang aan het woord maar verwoord je mening in helder, bondig taalgebruik. Houd duidelijk in gedachten wat je standpunt is en wat je eigenlijk zeggen wilt. Wees niet breedsprakerig. Spreek niet door elkaar heen of langs elkaar heen.
5. Ontwikkel alternatieven en veeg voorstellen van anderen niet onmiddellijk van tafel. Laat toe dat gesprekspartners ook scoren.
6. Gebruik geen zinnen die twijfel kunnen zaaien. Een onzekere indruk creëer je door uitdrukkingen als: “ik vind, ik geloof, of is het een idee”? Beter is om zo concreet mogelijk te zijn met: “ik stel voor”.
7. Accepteer andermans standpunt of mening, ook al komt het jou niet goed uit. Toon respect door ieder in zijn waarde te laten. Dat wil jij ook.
8. Blijf beleefd. Dat betekent: niet demonstratief slecht luisteren, geen briefjes schrijven, verveeld op je horloge kijken of trachten medelijden op te wekken.