In het dagelijks leven ben je vast weleens geconfronteerd met projecten of je hebt er zelf een uitgevoerd. Ook als je er minder ervaring mee hebt, zul je in je zakelijk leven vast geconfronteerd worden met de aanvraag om een project uit te voeren. Wat is precies een project? Een project is een proces waarbij in een bepaalde tijd wordt toegewerkt naar een gesteld doel. Het is per definitie eenmalig en wordt gekenmerkt door een beperkt tijdsbestek waarin de gestelde doelen behaald moet worden. Het is een activiteit die meestal met meerdere personen wordt uitgevoerd en bedoeld om een concreet resultaat tot stand te brengen met bindende afspraken over kwaliteit, opleverdatum en met een vastgesteld budget. Het resultaat moet meetbaar zijn. Een project wordt meestal vastgelegd in een projectplan. Ja, ook aan een zzp’er wordt gevraagd om een (eenpersoons) project uit te voeren. Dat hoeft niet per se met een team eigen mensen te zijn. De klant kan vragen of jij een team van zijn werknemers wilt aansturen. Projecten gaan dikwijls goed maar vaker fout. Dat heeft allerlei oorzaken. Omstandigheden of slecht management kunnen een project faliekant verkeerd laten lopen. Ook jij zal weleens voorbeelden tegengekomen zijn. Dikwijls is een combinatie van problemen de oorzaak. Het komt voor dat het projectteam te weinig gedaan heeft of het totaal verkeerd heeft ingeschat. Een project heet mislukt te zijn indien de resultaten aanzienlijk achterblijven bij de doelstellingen. Dat kan zijn door een aanzienlijke tijdsoverschrijding, te geringe kwaliteit, een grove budgetoverschrijding of te lage opbrengst/marge. Projecten mislukken om de volgende redenen:

1. verkeerde analyse van de huidige situatie
2. onduidelijke of onhaalbare doelstellingen
3. te weinig betrokken opdrachtgever
4. slechte controle op de projectadministratie en projectmanagement
5. gebrek aan stringente aansturing (door de projectmanager)
6. te soepele opstelling tegenover meerwerk
7. slechte implementatie of geleverde kwaliteit
8. verkeerde of slechte hulpmiddelen (o.a. planningssoftware en spelregels)
9. een veranderende situatie van buitenaf
10. verliezen van focus op de voordelen van het project

Tip: Het belangrijkste punt van aandacht is te zien of het project in orde is of het klopt! Dit houdt in dat er een uitgewerkte analyse en duidelijke doelstelling moet zijn gedefinieerd. Daarnaast moet iedereen, opdrachtgever en projectleden, ervan overtuigd zijn dat de gedefinieerde doelstelling verwezenlijkt kan worden. Met andere woorden, is de opdracht haalbaar? Ook de keuze van het te gebruiken softwarepakket verdient aandacht. Het is absoluut af te raden om even een spreadsheet samen te stellen en wat boekhoudsoftware te gebruiken. Een geïntegreerde aanpak is onontbeerlijk om een goede controle te houden en daarnaast enige winstmarge over te houden.

Je bent gestart en leuk op weg, denk je. Nu is het zaak dat je naar je prestaties kijkt. Zijn die volgens verwachting of aanmerkelijk anders? Je resultaten kun je in eerste instantie verbeteren door een goede kijk te hebben op waar je mee bezig bent. Dat kun je doen door de resultaten, werkzaamheden en problemen inzichtelijk te maken en te analyseren. Meten is weten nietwaar? Het is zaak om uit deze cijfers lering uit te trekken en je plannen aan te passen aan de haalbaarheid, omstandigheden en de gewijzigde realiteit (zowel naar boven als naar beneden).

1. Leg de lat niet te hoog. Tracht bij aanvang realistische doelen te stellen in plaats van onhaalbare doelstellingen. Het gaat hierbij om het concreet maken van de gewenste resultaten.
2. Stel uitdagende doelen voor de korte termijn die net boven het huidige prestatieniveau liggen. Dat is motiverender dan een te hoge verwachting te scheppen. De hoogspringer neemt ook kleine stapje om zich te verbeteren en eist niet van zichzelf dat hij de volgende maal 50 cm hoger springt.
3. Definieer de prestaties in harde cijfers of scores. Alleen bij heldere scores is het mogelijk om duidelijk vast te leggen of de gewenste prestaties zijn bereikt. Op basis daarvan kun je weer nieuwe doelen stellen.
4. Het meten van de gewenste prestaties. De meeste resultaten zijn goed meetbaar. Zelfs commentaar, reacties of krediet en complimenten zijn meetbaar.
5. Zet de prestatie neer in een grafiek, zodat het niet alleen meetbaar maar ook zichtbaar is. Grafisch weergegeven maakt het de scores ook optisch duidelijker.
6. Als je doelstelling bereikt is, zal de beloning zoet zijn. Dat kan ook in eergevoel zijn en dat je jezelf beloont omdat je de gewenste prestatie geleverd hebt, of in het feit dat je meer winst hebt gemaakt en daaruit voldoening haalt.
7. De beloning kan zowel in geld als in plezier worden omgezet. Voldoening is een grote beloning voor de zzp’er. Ook geld is een goede beloning omdat daarmee andere beloningen aangeschaft kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan een avond uit, een extra vakantie of een nieuwe auto.
8. Feedback geven is van belang om te zien waar het goed en waar het fout is gegaan. Welke factoren hebben we over het hoofd gezien? Terugkoppelingen moeten juist voor een positieve impuls zorgen.
9. Doelen stellen. Als je weet wat je huidige prestatieniveau is, kun je nieuwe doelen stellen. Belangrijk is dat die doelen haalbaar zijn. Aan dromen heb je niets. Je zult je dan verliezer voelen terwijl je wellicht een prachtig resultaat hebt neergezet.
10. Analyseren wat er behaald is. Het gaat hierbij om het waarom. Waarom is het ene product wel gelukt en vooral, waarom is het andere project niet helemaal gelukt? Wat was de oorzaak dat het mis ging? Werd de omzet verdubbeld door die kortingsactie of door het mooie weer of er is juist tien procent minder omzet geboekt tijdens de zomervakantie?

Welke klanten leveren de meeste winst op? Is dat belangrijk om te weten? Jawel, misschien heb je weleens gehoord van de Wet van Pareto. Die zegt dat 20% van je klanten zorgen voor 80% van je omzet. Daarom is het van belang om na te gaan welke klanten je echte winst opleveren. Tenslotte is omzet niet hetzelfde als winst. Nee, er zijn ook klanten die jou verlies opleveren. Je wilt de klant beter leren kennen om met die kennis zo optimaal mogelijk gebruik te maken. Eigenlijk bestaan er twee soorten klanten, die veel geld kosten en die veel winst opleveren. Daarbij is het van cruciaal belang dat de klant de relatie als waardevol ervaart. Meestal vindt een klant dat hij er beter van wordt als zijn behoefte wordt vervuld. Het gaat daarbij om twee type behoeftes. Dat kan zijn in de vorm van tijdwinst, vriendelijkheid of service (het proces). De andere vorm gaat over de specificaties en prijs (de inhoud). Belangrijk daarbij is dat de klant natuurlijk koning is en blijft (wie betaalt bepaalt) en dat het de taak is van de ondernemer om de klant zo goed en objectief mogelijk te informeren (wie produceert, informeert). Als hij het als waardevol ervaart zal de klant bij je blijven. Je spreekt van een totale waarde die zo’n klant over een bepaalde looptijd vertegenwoordigt. Het kan best zijn dat gedurende een bepaald aantal jaren een relatie een aanzienlijke winstbijdrage aan je bedrijf levert.
Stel, jij runt een autobandenbedrijf. Je hebt een goede klant die twee auto’s en een camper bezit. Hij heeft ook een zoon met een auto en een buurman die hij warm gemaakt heeft om bij jou te kopen. Je krijgt dan de volgende calculatie. Iedere twee jaar koopt men vier banden à 100 euro is 200 euro per jaar maal vijf auto’s). Dit houdt in dat ieder jaar deze relatie direct of indirect 1000 euro omzet oplevert. Indien hij acht jaar klant blijft (dan verhuist hij wellicht) vertegenwoordigt hij een omzetwaarde van 8.000 euro. Bij een netto winstpercentage van 20% levert deze relatie 1.600 euro netto op. Dit noemen we de looptijdwaarde. Een relatie kan ook iemand zijn die zelf geen klant is, bijvoorbeeld de huisarts die jou als fysiotherapeut blijvend werk bezorgt door patiënten naar jou te verwijzen in plaats van naar een collega.

Om uit te rekenen welke gemiddelde looptijdwaarde een klant voor je bedrijf heeft, gelden de volgende waarden:

1. Wat is de gemiddelde omzet per klant?
2. Wat is de gemiddelde tijd dat een relatie klant blijft?
3. Wat is de klant bereid extra te betalen?
4. Wat zijn de marketing en verkoopkosten per klant?
5. Welk type klant loopt weg en wat zijn de kosten (kortingen wellicht) om te zorgen dat hij toch blijft c.q. terugkomt?
6. Wat is de netto-opbrengst per teruggekeerde klant?
7. Hoeveel klanten krijg je gemiddeld doorverwezen en wat levert dat op?

Uit deze informatie destilleer je wie echt goede klanten zijn. Behandel ze ook zo!