Het leven maar ook het ondernemen zit vol verrassingen. Positieve verrassingen zijn natuurlijk wenselijk maar vervelend genoeg zullen ook nare verrassingen jouw pad kruisen. Het komt ook voor bij het inkopen of bestellen van goederen. Dat is niet alleen vervelend voor jou maar ook voor je klanten. Leveringen komen te laat of helemaal niet aan en producten kunnen bij reparaties zelfs helemaal kwijt raken. De Wet van Murphy heet dat. Het zal iedereen overkomen. Hieronder tref je een lijst met verrassingen die je bij de inkoop zeker een keer zult tegenkomen. Daaronder vind je  een lijst met tips wat je kunt doen om te zorgen dat je de juiste leverancier of producent kiest om zo de continuïteit te waarborgen.

1. De afgesproken levertijd wordt niet gehaald
2. De leveringen zijn bij het transport verloren gegaan of beschadigd
3. De geleverde producten beantwoorden niet aan de minimale vereiste kwaliteit
4. Jouw klachten bij de producent of leverancier krijgen geen response of verbetering
5. Je vindt bij je leverancier geen gehoor door ziekte of vakantie
6. Tussen contractdatum en levering is de prijs ineens sterk gestegen
7. De producent heeft intussen condities of specificaties in voor jou negatieve zin gewijzigd
8. De leverancier heeft de productie gestopt terwijl jij nog op levering rekent
9. De producent heeft zijn activiteit of productie gestopt of is inmiddels failliet
10. De producent is overgenomen door een concurrent, die geen prijs stelt om een continuïteit van de relatie

Voordat je met een producent of leverancier definitief in zee gaat volgen hier een aantal tips om jezelf in te dekken tegen bovengenoemde tegenvallers.

1. Koop altijd in op kwaliteit en niet op prijs
2. Check vooraf op kredietwaardigheid
3. Vraag naar en spreek met andere klanten
4. Gun je leverancier voldoende marge
5. Wees heel specifiek in de levering- en servicevoorwaarden
6. Scherm niet met alternatieve producenten maar houd ze achter de hand
7. Verwoord duidelijk wat je van elkaar verwacht
8. Bespreek elk aspect van de toekomstige relatie
9. Bepaal een boete en bespreek consequenties in geval van falen
10. Ga geen langdurige overeenkomst aan maar zie eerst hoe deze zich ontwikkelt
11. Doe geen grote aanbetalingen vooraf
12. Houd altijd een vinger aan de pols

Je bent sinds een korte tijd voor jezelf aan de slag en doet uiteraard alles zelf. Van het kopiëren tot de boodschappen en van schoonmaken tot inpakken. Er komt echter een moment dat je het zo druk krijgt dat je je werk niet meer alleen aan kan. Je werk gaat er onder lijden en je partner kan dat niet zelf opvangen. Je hebt hulp nodig maar waarbij? Er zijn veel redenen te bedenken waarom bedrijven gebruik maken van facilitaire diensten of hulp van anderen. Typische processen die bedrijven uitbesteden zijn bijvoorbeeld: duurzame energievoorziening, innovatieve toepassingen, vastgoed, webdesign hosting en beheer, ICT en programmering, productiewerkzaamheden, boekhouding, logistiek, PR en communicatie (artikelen, nieuwsbrieven of persberichten), kantoor- of werkplaats, schoonmaak, voorraad- en debiteurenadministratie, catering, beveiliging, wagenparkbeheer etc. Ook de inkoop van kantoorartikelen, het inpakken van verkoopzendingen, magazijnwerkzaamheden, reis- of vluchten boeken, telefonische acquisitie en telefoon/antwoordservice maar ook het doen van de zakelijke boodschappen en routineklussen kunnen gemakkelijk door anderen gedaan worden. Dat kan door gezinsleden, scholieren, kennissen, inhuur van uitzendkrachten of andere zzp’ers. Heus, er kan veel meer uitbesteed worden dan je denkt en dan ben jij er vanaf.

Waarom zou je eigenlijk werk uitbesteden?                                                                                                                 

1. Gebrek aan vaardigheden of kennis om het proces uit te voeren
2. Onvoldoende middelen of machines om het proces zelf te voltooien
3. Vanwege processen die moeilijk te managen zijn
4. Indien processen beter of goedkoper door derden kunnen worden uitgevoerd
5. Als het proces niet bijdraagt tot concurrerende voordelen
6. Indien jouw tijd harder nodig is of beter gebruikt kan worden in andere processen van je bedrijf

Welke voordelen heeft werk uitbesteden?

1. Jij kunt je focussen op de kernactiviteiten van jouw bedrijf
2. Het geeft jou toegang tot professionele kwaliteiten en vaardigheden van derden
3. Je deelt een groot aantal risico’s, bijvoorbeeld bij eigen uitval
4. Het verbetert de kwaliteit van je dienstverlening
5. Uitbesteding verhoogt de controle op je bedrijf
6. Processen uitbesteden maakt de onderneming meer flexibel ten opzichte van veranderingen
7. Je hoeft je minder zorgen te maken over het voortdurend introduceren van nieuwe technologieën
8. Je maakt middelen vrij voor de cashflow en human resources
9. Je hebt minder zorgen omdat je weet dat het proces in goede handen is

In het dagelijks leven ben je vast wel eens geconfronteerd geweest met een project of hebt er zelf één uitgevoerd. Ook als je er geen ervaring mee hebt zul je in je zakelijk leven vast een keer geconfronteerd worden met een opdracht een project uit te voeren. Dat kan van alles zijn. Ja, ook aan een zzp-er kan gevraagd worden om een (eenpersoons) project uit te voeren. Dat hoeft niet perse met jouw team mensen te zijn. Het kan ook dat jij een groep werknemers van de klant aanstuurt.  Projecten gaan dikwijls goed maar nog vaker fout. Dat heeft allerlei oorzaken. Het kan aan de omstandigheden of aan slecht management liggen. Een project kan zelfs faliekant verkeerd lopen. Ook jij hebt vast weleens voorbeelden meegemaakt. Dikwijls is een combinatie van fouten of problemen de oorzaak van een mislukt project. Het komt daarbij voor dat het projectteam verkeerd of te weinig gedaan heeft of de dingen totaal verkeerd ingeschat. Een project heet mislukt te zijn indien de resultaten aanzienlijk achterblijven ten opzichte van de doelstellingen. Dat kan zijn door:

1. Aanzienlijke tijdsoverschrijding
2. Door te geringe kwaliteit
3. Door een grove budgetoverschrijding
4. Veel te lage opbrengst (marge).
5. Een combinatie van bovenstaande punten

Projecten kunnen grofweg mislukken om één van de volgende acht redenen:

1. Een verkeerde analyse van de huidige situatie
2. Onhaalbare doelstellingen
3. Slechte controle op de projectadministratie en projectmanagement
4. Gebrek aan stringente aansturing (door de projectmanager)
5. Te soepele opstelling tegenover meerwerk
6. Een slechte implementatie
7. Een veranderde situatie van buitenaf
8. Het verliezen van focus op de voordelen van het project

Advies: Het eerste punt van aandacht is om te bezien of het project wel in orde is, of het klopt! Dit houdt in dat er een uitgewerkte analyse en een duidelijke doelstelling moet zijn gedefinieerd.  Daarnaast moet iedereen ervan overtuigd zijn dat de gedefinieerde doelstelling ook werkelijk verwezenlijkt kan worden. Met andere woorden: Is de opdracht wel echt haalbaar? Ook de keuze van het te gebruiken softwarepakket verdient aandacht. Het is absoluut af te raden om even een spreadsheet samen te stellen, gecombineerd met wat boekhoudsoftware te gebruiken. Een computerprogramma met een geïntegreerde aanpak is onontbeerlijk indien je een goede controle wilt houden en daarnaast ook nog enige winstmarge wilt overhouden.