Er komt vast een moment dat je gevraagd wordt een vergadering te bezoeken (of mee te doen aan een bijeenkomst) of er zelfs een te leiden. Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen, meestal van eenzelfde organisatie of projectteam. Een voorzitter of hoofd van de vergaderende groep leidt de vergadering. Als jij deelneemt aan zo’n vergadering is het verstandig je voor te bereiden door goed je huiswerk te doen en de volgende tips ter harte te nemen:

Als je aan een vergadering gaat deelnemen of moet leiden:

1. Bedenk goed wat het doel is van de bijeenkomst en wat jij daar wilt bereiken.
2. Bereid je goed voor en verdiep je in wie de deelnemers en vooral hun posities zijn.
3. Zorg dat je de materie voldoende beheerst om mee te denken en te praten.
4. Zorg dat je lichaamstaal in overeenstemming is met de rust die je uitstraalt en ga niet lopen of staan. Zitten blijven geeft rust.
5. Verwoord je standpunt kernachtig en bondig zonder je op te winden.
6. Zorg dat je spraak aansluit bij je punt met een gedegen rustige toon.
7. Zorg dat je niet meer dan één punt tegelijk ter sprake of naar voren brengt.
8. Luister actief naar de andere deelnemers, onderbreek ze niet en val ze niet in de rede.
9. Probeer je punt te maken door vragen te stellen en geen negatieve opmerkingen te plaatsen. Respecteer de mening van de andere deelnemers.
10. Tracht je punten te laten zien met cijfers of andere bewijzen.

Als je een vergadering moet leiden:

1. Bereid je goed voor, zorg voor een kleine agenda.
2. Laat de doelstelling van de vergadering vastleggen.
3. Stel een tijdsschema op en zorg dat je de aanvang en het einde klokt.
4. Zorg voor een lijst van deelnemende leden.
5. Open de vergadering, heet allen welkom en licht het doel helder toe.
6. Start met discussiepunten en ga vervolgens in op kleinere agendapunten.
7. Houd het proces in de gaten en maak onderscheid in doel en werkwijze.
8. Zorg dat alle partijen een evenredige inbreng hebben.
9. Let op non-verbale communicatie en kap zinloze discussies af.
10. Wees flexibel en speel niet de baas van de groep.
11. Zorg voor een vlotte voortgang van de vergadering.
12. Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
13. Kom met jouw ideeën pas nadat de anderen hun inbreng hebben gehad.
14. Zorg voor een goede sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.
15. Formuleer aan het eind de besluiten. Zorg dat iedereen ze begrijpt en het er mee eens is. Vat samen wie wat gaat doen.
16. Laat de actiepunten in notulen vastleggen en zorg dat alle deelnemers deze ontvangen.

Als optimist heb je de neiging om alles van de beste kant te beschouwen. Het woord is afgeleid van het Latijnse woord optimum, wat het beste betekent. Het wil zeggen dat een optimist altijd het beste wil zien. Of iemand een optimist is, wordt vooral bepaald door hoe hij op problemen reageert. Problemen hebben drie factoren. Is een probleem:

• permanent of tijdelijk
• allesomvattend of specifiek
• persoonlijk of door anderen veroorzaakt?

Pessimisten denken dat een probleem lang zal duren, hun hele leven beïnvloedt en dat het vooral te wijten is aan de omstandigheden of anderen. Optimisten redeneren juist andersom. Zij denken dat ellende maar een tijdje duurt en vinden vaak dat de problemen voornamelijk aan henzelf te wijten zijn. Pessimisten zijn goed in het opbouwen van schuldgevoel, terwijl optimisten juist een positief zelfbeeld weten op te roepen. Daarom presteren ze meestal beter, zijn ze productiever, tevredener en gelukkiger, zowel zakelijk als privé. Er zitten ook nadelen aan optimisme. Het is namelijk niet altijd realistisch om ervan uit te gaan dat alles goed zal komen. Gelukkig kunnen ze beter met tegenslagen omgaan. Daarentegen valt bij een pessimist het leven vaak mee terwijl de optimist sneller in de problemen komt door te hoge verwachtingen. Een belangrijke eigenschap van optimisme is dat het geen karaktertrek is maar een instelling. Het zit in het leven van optimisten evenveel tegen als bij pessimisten maar ze tonen in momenten van tegenslag, verdriet en pech veel meer veerkracht. Optimistisch denken motiveert je om het bij tegenslagen langer vol te houden en naar oplossingen te zoeken in plaats van bij de pakken neer te zitten.

Hier lees je tips om er weer tegen te kunnen:

1. Verander je gewoonten en je manier van denken. Routine zet je hersenen in een sluimerstand. Het zorgt dat je brein minder flexibel wordt. Door een bepaalde positive denkwijze toe te passen kun je jezelf die denkwijze eigen maken.
2. Doe eens wat anders. Probeer drie minuten te glimlachen. Je hersenen maken geen onderscheid tussen een glimlach die gemaakt of origineel is. Door lichamelijke veranderingen kan je je denkwijze veranderen.
3. Zoek verhalen van succesvolle mensen en spiegel je aan hen. Stel je voor als de persoon die mogelijkheden ziet en de hindernissen overwint en niet andersom.
4. Zoek iedere dag positieve elementen in alledaagse of gewone ervaringen.
5. Houd niet alleen een succesdagboek bij maar beschrijf ook de gebeurtenissen in je leven waar je gefaald hebt of slachtoffer werd. Bedenk een alternatieve manier voor een betere toekomst.
6. Stel jezelf de vraag: HOE kan ik succesvol worden in plaats van WAAROM hebben anderen wel succes en ik nog steeds niet? Laat je niet verlammen door angst, verdriet of frustratie.

Maak dus van ”Ik zou moeten starten: Ik ga starten”. Maak van “Waarom zou ik”, gewoon “Waarom niet?”